Dërgimi i emailit të biznesit profesional zbret në krijimin e shprehive që fokusohen në komunikim të qartë, të ngjeshur dhe të përshtatshëm.
1. Përdorni një adresë e-mail të biznesit
Kur je një pronar biznesi, që kryen biznes në emër të kompanisë tënde, sigurohuni që po përdorni një adresë e-mail të biznesit. Idealisht, kjo do të thotë që ju keni një adresë biznesi (dmth. Yourname@yourbusiness.com) që përdorni për të gjitha komunikimet e biznesit.
Nëse kjo nuk është e mundur, ju mund të krijoni një adresë të lirë të postës elektronike që përfshin emrin tuaj të biznesit (dmth., Yourbusinessname@gmail.com). Përdorimi i adresës personale të postës elektronike, që nuk lidhet qartë me biznesin tuaj, mund të dëmtojë profesionalizmin tuaj dhe në shumë raste nuk mund të merret seriozisht.
2. Mbani mesazhe të shkurtra dhe të ëmbla
Nuk ka asgjë të keqe me shpjegimin e gjërave në hollësi të madhe; ajo mund të ofrojë qartësi dhe të zvogëlojë keqkuptimet. Por, kur një mesazh e-mail-i fillon të duket si një roman, mund të humbni shpejt vëmendjen e marrësit dhe ta ngatërroni këtë çështje me informacione të parëndësishme. Për të shmangur këtë, ngjituni me një temë për email, dhe kur duhet të përfshini më shumë informacion, përdorni nën-kokë të theksuara kështu që detajet më të rëndësishme janë të qarta.
3. Përdorimi i linjave të subjektit përshkrues
A keni hapur ndonjëherë një mesazh të postës elektronike në bazë të subjektit dhe përfundoi plotësisht i hutuar dhe pak i mërzitur kur ishte diçka e ndryshme? Pasi që tashmë po e mbani çdo email që shkruani të kufizuar në një temë për tipin e mësipërm, duhet gjithashtu të siguroheni që rreshtimi juaj i subjektit të pasqyrojë atë temë dhe asgjë tjetër.
Kjo jo vetëm që do të ndihmojë marrësit, por gjithashtu do të ndihmojë që ta bëni më të lehtë për të menaxhuar kutinë tuaj të postës elektronike .
4. Tone It Down
Është e lehtë t'i lëshosh gjërat të fluturojnë kur dërgon një email sepse mund të ndihesh sikur të mbrohet nga ekrani i kompjuterit, por disa biseda lehtë mund të keqkuptohen në email. Në të vërtetë, pa sinjale të komunikimit verbal për të zbutur mesazhin që po dërgoni, çdo email mund të merret në mënyrë të gabuar. Nëse po dërgoni një mesazh që mund të jetë i diskutueshëm, rilidhni atë para se të dërgoni dhe nëse nuk jeni ende të sigurt, ndoshta jeni më mirë të merrni telefonin.
5. Bëni nënshkrimin e emailit tuaj të dobishëm
Citatet, promovimet dhe njoftimet për gazetat në një nënshkrim të email-it mund të jenë efektive në disa situata, por këto artikuj nuk duhet të përdorin nënshkrimin tuaj të email-it për atë që duhet të përdoret për të siguruar informacionin tuaj të kontaktit. Emaili juaj fillestar ose përgjigjja duhet të përfshijnë një nënshkrimin e email-it me emrin tuaj të plotë, kompaninë dhe URL-në në minimum. Një numër telefoni, titulli dhe riparaqitja e adresës suaj elektronike nuk dëmton as.
6. Kontrolloni drejtshkrimin tuaj dhe korrigjim bocash
Kontrolli i drejtshkrimit është i lehtë. Bëni një përcaktim parazgjedhur në klientin tuaj të postës elektronike për të kontrolluar të gjitha mesazhet para se t'i dërgoni ato.
Email-i është më informal dhe ekziston një lehtësim i vogël me gabime drejtshkrimore dhe gramatikore, por duket e tmerrshme për të dërguar një mesazh të mbushur me gabime. Gjëja e fundit që dëshironi është të bëni një përshtypje të keqe sepse keni nxituar të dërgoni një email dhe nuk keni kaluar duke kontrolluar drejtshkrimin tuaj dhe gramatikën.
Email-i është një metodë e rëndësishme e komunikimit në biznes, edhe nëse nuk është preferenca juaj e parë. Pas këtyre praktikave më të mira të emailit të biznesit do t'ju ndihmojnë të mbani komunikimin tuaj të postës elektronike profesional dhe produktiv , dhe mund të jeni të sigurt se përshtypja që po bëni është një e mirë.