Kur është fjala për menaxhimin e kohës , të kuptosh se si të përdorësh kohën më produktive është shpesh një sfidë. Një vend i mirë për të filluar është menaxhimi me email; kjo është një zonë që kryeson listën e vrasësve të kohës për shumë pronarë të bizneseve të vogla.
Sepse emaili është një formë e vazhdueshme e komunikimit dhe nuk kemi kontroll të plotë mbi rrjedhën hyrëse, ne duhet të punojmë për të përmirësuar produktivitetin tonë në mënyrën se si marrim, organizojmë, i përgjigjemi dhe madje mendojmë për postën elektronike. Këshilla më poshtë do t'ju ndihmojë të krijoni një sistem për menaxhimin e emailit tuaj në një mënyrë që mbështet produktivitetin në vend që të hahet në të.
1. Çaktivizo njoftimet.
Emailja tenton të hyjë në të gjitha kohët e ditës dhe të natës, kështu që është jetësore që të kontrolloni se si rrjedhja e mesazheve hyrëse përshtatet në ditën tuaj. Çaktivizoni njoftimet e reja të mesazhit në kompjuterin tuaj dhe në telefonin inteligjent për të parandaluar shpërqendrimet dhe ndërprerjet e vazhdueshme të orarit tuaj, dhe kontrolloni për postën kur është i përshtatshëm për ju.
2. Vendosni se si të përdorni postën tuaj.
Ka shumë filozofi të ndryshme kur është fjala për menaxhimin e kutisë tuaj të postës elektronike. Ju mund ta përdorni kutinë tuaj të postës si një mesazh, kufizoni atë vetëm në mesazhet me prioritet të lartë, ose ta bëni atë një listë pune të punës.
Çelësi është të zgjedhni një qëllim për kutinë tuaj të postës dhe të rrini me të.
3. Krijo whitelists email dhe blacklists.
Shumica e klientëve të email-it dhe ofruesve të emaileve u mundësojnë përdoruesve të bëjnë listat e adresave të sigurta për të siguruar që këto mesazhe të kalojnë, ndërkohë që listën e zezë ose bllokojnë atë që konsideroni adresat e spamit. Merrni kohë për të përditësuar këto lista shpesh për të mbajtur emailin tuaj të ardhshëm të pastër.
4. Vendosni një proces timer dhe batch.
Disa nga pronarët e bizneseve të vogla përfitojnë nga xhepat e kohës në ditën e tyre vetëm për email. Nëse kjo funksionon për ju, hiqni një sasi të caktuar kohore gjatë ditës për t'iu përgjigjur mesazheve, për të lëvizur objektet e veprimit në listën e detyrave, për të fshirë junk dhe për të marrë një ide të shpejtë për atë që ka nevojë për vëmendjen tuaj të ardhshme.
5. Përdorni rregulla për automatizimin e procesit.
Për të përmirësuar më tej procesin e menaxhimit të email-it, përdorni rregulla në klientin tuaj të postës elektronike që lloj, flamur, lëviz dhe organizoni mesazhet tuaja. Ndërsa do të duhet pak kohë për të krijuar rregulla që mbështesin mënyrën e përdorimit të postës elektronike, sapo t'i krijoni ato, mund të shkurtoni një pjesë të konsiderueshme të kohës së përpunimit të emailit tuaj.
6. Merrni një fillim kokë nga telefoni juaj i mençur.
Shumë pronarë të bizneseve të vogla kanë telefona të mençur në mënyrë që ata të mund të qëndrojnë në kontakt dhe në krye të punës, madje edhe kur janë jashtë zyrës. Nëse shpesh e kontrollon postën elektronike në pajisjen tënde celulare, mund të ruash një sasi të konsiderueshme kohe duke lexuar dhe filluar të përpunosh mesazhet gjatë kohës që je celular. Edhe në qoftë se ju vetëm e bëni atë një zakon për të fshirë junk dhe mesazhet që ju nuk keni nevojë për të shpëtuar, ju mund të përfitojnë nga të paturit e një inbox të efektshme kur të ktheheni në zyrë.
7. Nëse nuk e lexoni, çregjistrojeni!
Buletini i emailit dhe mesazhet e tjera të email marketingut mund të jenë një mënyrë e shkëlqyeshme për të qëndruar e lidhur me klientët, kolegët, partnerët dhe bizneset e tjera që ju interesojnë, por këto mesazhe mund të rriten shpejt.
Nëse nuk keni lexuar një postim të përsëritur në disa çështje, ndaloni abonimin tuaj. Kufizimi i buletineve të postës elektronike dhe mesazheve të tjera të automatizuara vetëm atyre që lexoni rregullisht mund të jetë një mënyrë e thjeshtë për të zvogëluar pjesën më të madhe në kutinë tuaj.
Për më shumë mjete për t'ju ndihmuar të bëheni më produktiv në biznesin tuaj të vogël, shqyrtoni këtë listë të 101 aplikacioneve të produktivitetit .