Vendosni nëse keni nevojë vërtet për një mbledhje
Së pari, vendosni nëse planifikimi i një takimi është vërtet i nevojshëm.
Shpesh, ne mendojmë për një takim formal si mënyra më e mirë për të shkëmbyer informacion ose për të diskutuar një temë. Por nëse lajmet tuaja mund të dorëzohen me anë të postës elektronike ose telefonatës, ose vetëm duke mbledhur disa njerëz në zyrën tuaj për 15 minuta, atëherë kaloni takimin zyrtar.
Vetëm Ftoni Njerëzit që vërtetë duhet të jenë atje
Jeni ftuar ndonjëherë në një takim dhe pyesni - në gjysmë të rrugës - pse jeni atje? Mos e humbni kohën e njerëzve duke i ftuar ata në një takim që ata nuk kanë nevojë të marrin pjesë. Kjo nuk do të jetë një takim efektiv. A duhet dikush nga kontabiliteti të jetë i pranishëm në takim për t'iu përgjigjur pyetjeve të buxhetit? Pastaj ftoje një individ nga kontabiliteti i cili është i përshtatshëm për atë detyrë.
Nëse një koleg ose mbikëqyrës duhet të informohet për atë që është diskutuar në një mbledhje, ju nuk keni nevojë t'i ftoni ata në takimin aktual. Thjesht përgatitni një përmbledhje takimi dhe dërgojini atyre më vonë. Ata do të vlerësojnë kursimin e kohës dhe ju keni siguri se - për shkak se ju e vendosni informacionin me shkrim - se ata janë plotësisht të informuar për diskutimet.
Dërgo mesazhet e takimit
Jeta është e zënë dhe kalendarët shpejt bëhen të rezervuara me aktivitetet e planifikuara. Dërgo një kujtesë për mbledhjen pas dy ditësh para takimit. Kjo do të konfirmojë ata njerëz që u përgjigjën se do të ishin të pranishëm dhe gjithashtu ju lejon të dini përpara se oraret të kenë ndryshuar dhe pjesëmarrësit kryesorë nuk mund ta bëjnë orarin e caktuar të takimit.
Keni një rend dite
Për të planifikuar takime efektive, së pari duhet të planifikoni se çfarë do të diskutoni. Cili është qëllimi i takimit? Çfarë po kërkoni të bëni? Zhvilloni një axhendë takimi përpara kohe dhe shpërndajeni atë të pranishmëve. Tregoni kohën e fillimit dhe përfshini një listë të shkurtër të temave për t'u adresuar. Mos e rrëzoni takimin tuaj me një axhendë të gjatë dhe tepër të detajuar. Tregoni me emër çdo individ që do të jetë përgjegjës për raportimin në një zonë të caktuar.
Ji i qartë për pritjet
Kur dërgoni së pari njoftimin e takimit, jini të qartë për qëllimin e tij dhe pritjet tuaja. A do të mblidhet mbledhja rreth një prezantimi dhe pjesëmarrësit duhet të përgatiten për të marrë shënime? Apo është kjo një sesion i ideve ku pjesëmarrësit priten të shfaqen me ide dhe sugjerime?
Në disa kultura të korporatave, punonjësit janë mbledhur për të dëgjuar vetëm dhe pastaj kthehen në hapësirat e tyre të punës. Në kompani të tjera, punonjësit marrin pjesë lirisht. Në vendet e punës së sotme bashkëpunuese, ndërveprimi dhe shkëmbimi i ideve nuk janë të mirëseardhura vetëm në takime; shpesh është qëllimi i takimit vetë.
Filloni në kohë
Nëse jeni personi i cili zakonisht shfaqet për takime në kohë, atëherë ju kuptoni se sa frustruese është kur takimi aktual nuk do të zgjasë për 15 minuta, derisa njerëzit të rrjedhin në dhomë.
Ajo që ndodh në mënyrë të pashmangshme është, duke shkuar përpara, të gjithë e dinë se këto takime kurrë nuk fillojnë në kohë, kështu që të gjithë fillojnë të shfaqen deri vonë. Merrni përgjegjësinë për takimin tuaj. Filloni menjëherë në kohën e fillimit të dhënë. Mbylleni derën dhe fillo. Ata që përpiqen shpejt do të marrin mesazhin se po mbërrijnë vonë dhe ata duhet ta bëjnë këtë gabim vetëm një herë.
Mbajeni të shkurtër dhe të thjeshtë
Shumica e takimeve janë planifikuar për një orë kur - në shumë raste - 30 minuta apo edhe 45 minuta do të mjaftojë. Kur jepet shumë kohë, rezultati i zakonshëm është se koha është e humbur. Njerëzit zgjaten pas takimit, ose kanë kaluar shumë kohë në një pikë të caktuar të rendit të ditës. Mbani takime të shkurtra dhe deri në atë pikë.
Qëndro në Temë
Një agjendë e vetme nuk do ta drejtojë takimin tuaj në mënyrë efikase. Rrini në axhendën dhe mbajini diskutimet duke u endur në tangente.
Adresoni çdo pyetje jashtë temës, duke deklaruar se kjo është një temë për një takim tjetër, do të adresohet privatisht, ose të ngjashme. Askush nuk i pëlqen një takim i arratisur, ku qëllimi i takimit mori një pozitë të pasme në biseda të tjera.
Merrni takime më të vogla jashtë sallës së konferencave
Ulur në të njëjtën dhomë familjare të mbledhur mbledhur rreth të njëjtën tryezë të njohur është vetëm se - njohur. Për të inkurajuar punonjësit që të bashkëveprojnë, të mendojnë në mënyrë krijuese dhe të kenë diskutime të gjalla, merrni parasysh marrjen e takimit jashtë dhomës standarde të konferencave.
Konsideroni takimin në një tavolinë jashtë nëse vendi dhe moti lejojnë. Provoni të grumbulloheni në një zonë të përbashkët që ka sofas dhe tavolina të vogla në vend të një tavoline të madhe konferencash dhe karrigesh me kthyeshëm.
Mos kini frikë të bëni një qasje të ndryshme
Nëse qasja në takim nuk po funksionon, mos kini frikë të kaloni kursin. Për shembull, nëse një sesion i ideve është duke krijuar një dhomë të qetë me dialog shumë të vogël, ndryshoni drejtim. Jini fleksibël dhe kushtoni vëmendje se si po ecën takimi i përgjithshëm.
Përdor teknologjinë
Plani për të përdorur teknologjinë për të mbajtur të pranishmit të angazhuar. Në botën dixhitale të sotme, shumica e njerëzve përdoren për të parë grafika ose video për të mbështetur fjalët që dëgjojnë. Apeloni në këtë mendje dhe inkorporoni audiovizualët kur planifikoni takimin tuaj.
Kompjuterët e projektuar në ekranet e mëdha dhe prezantimet e Bordit të Zgjuar që inkurajojnë ndërveprimin janë një ndryshim i mirëpritur nga prezantimet e gjata PowerPoint të standardeve.
Dërgo një Përmbledhje Takimi
Brenda një dite pas takimit, dërgoni një përmbledhje të shkurtër të asaj që u diskutua. Shpërndani këtë përmes emailit për të gjithë ata që ishin të pranishëm, ata që nuk ishin në gjendje të marrin pjesë në takim dhe ata që duhet të informohen. Gjithashtu përfshini çdo element veprimi, duke specifikuar se kush është përgjegjës për secilin artikull, si dhe datën e duhur.