7 këshilla për një takim të mirë
Thuaj lamtumirë këtyre takimeve të mërzitshme dhe mësoni se si të zhvilloni takime efektive që i lënë punonjësit të angazhuar dhe të motivuar.
7 Këshilla për takime efektive
Themelimi i Objektivit të Takimit
Para se të dërgoni një alarm takimi dhe ta vendosni atë në kalendarin tuaj, pyesni veten pse doni të mbani një takim dhe të përcaktoni objektivin. A është kjo një takim për të sjellë punonjësit në shpejtësi për një ndryshim në menaxhimin? A po merrni një vendim në lidhje me një projekt? A është një sesion i ideve për një strategji të re biznesi? Sigurohuni që mbledhja e punonjësve në një dhomë për diskutim dhe ndërveprim ballë për ballë është i nevojshëm për objektivin tuaj; nëse qëllimi i takimit është përditësimi i statusit, ndoshta dërgimi i një email-i në grup është një përdorim më i mirë i kohës së secilit.
Komunikoni Qëllimin e Takimit
Kur të ftoni të tjerë në mbledhjen tuaj, jini të qartë për qëllimin e takimit. Kjo jo vetëm që do t'ju mbajë të përqendruar por do t'u mundësojë punonjësve të marrin pjesë në takimin e përgatitur ose me dokumente ose me mendime rreth çështjes në fjalë.
Komunikimi është thelbësor për një takim efektiv.
Jini përzgjedhës për Pjesëmarrësit
Askush nuk e çmon pjesëmarrjen në një takim që nuk ka asnjë lidhje me ta apo punën e tyre. Përcaktoni se kush duhet me të vërtetë të jetë atje dhe pse. Cilën input keni nevojë? Cilët kolegë duhet të marrin pjesë dhe ka të ngjarë të kenë pyetje për këtë çështje?
Nëse dikush është në listën tuaj që thjesht duhet të informohet për atë që është diskutuar, atëherë bëni ato një favor dhe largojeni nga lista. Ato mund të përditësohen lehtësisht me një email pasues. Koha është e vlefshme dhe asnjë punëdhënës nuk dëshiron të ndikojë negativisht në produktivitetin duke i përfshirë punonjësit në mbledhjet që janë të panevojshme.
Ju duhet të krijoni një axhendë takimi
Mbajtja e një takimi pa një axhendë takimi të caktuar është e ngjashme me ngjitjen në një varkë me vela dhe duke shpresuar që era të çon aty ku dëshiron të shkosh. Ju do - mjaft fjalë për fjalë - të humbur në det. Agjenda juaj e takimit do t'ju udhëheqë në destinacionin tuaj përfundimtar. Përfshini tema që do të diskutohen dhe kush do të trajtojë çdo artikull nëse të tjerët po marrin pjesë. Email agjendën për të pranishmit para kohe kështu që të gjithë e dinë se çfarë të presin dhe vjen përgatitur.
Rrini në planin tuaj
Edhe takimi më i mirë i planifikuar do të bëhet i gabuar nëse diskutimi do të dalë nga shinat dhe do të shkojë në tema tangjenciale. Kjo është arsyeja pse shumica e takimeve nuk arrijnë objektivin e tyre - ata nuk qëndrojnë në rrugën e duhur. Në fillim të takimit tuaj, vendosni rregulla bazë dhe një ndarje kohore të caktuar për secilin artikull në axhendën tuaj, si dhe takimin e përgjithshëm. Për shembull, "Faleminderit që keni ardhur sot. Koha e të gjithëve është e vlefshme dhe qëllimi im është që ta mbajmë këtë takim në më pak se një orë.
Le t'i përmbahemi sendeve në dorë dhe të rezervojmë diskutime për tema të tjera për një kohë të mëvonshme. "Rein në kujtdo që monopolizon diskutimin ose prezantimin e temave, jo në rendin e ditës.
Mbani të angazhuar
Aids vizuale të shkojnë në një rrugë të gjatë për të mbajtur të gjithë të përqëndruar në takim dhe jo në telefonat e tyre ose orën. Posto agjendën në një Bord të mençur në pjesën e përparme të dhomës. Vizat e projektit në një ekran të madh duke përdorur një kompjuter; çdo gjë që mbani sytë përpara.
Përmblidhni Takimin
Keni lënë ndonjëherë një takim dhe keni një largim krejt tjetër nga kolegu juaj? Sigurohuni që kjo të mos ndodhë me takimin tuaj duke dërguar një email në vazhdimësi brenda 24 orëve. Përfshini një përmbledhje, theksoni temat kryesore të adresuara, detyrat e caktuara dhe tregoni afatet. Dërgimi i kësaj në kohën e duhur do të sigurojë që pjesëmarrësit të mos shkojnë në drejtimin e gabuar.