Mos e lini këtë mjet të paçmuar për suksesin e ngjarjeve
Nëse jeni duke filluar vetëm në veprimtarinë e planifikimit të ngjarjes ose jeni një planifikues i ngjarjes së ngjarjeve, mundësitë janë që ju të njihni një listë kontrolli të ngjarjes ose keni dëgjuar të paktën atë që ju referohet gjatë një kursi planifikimi të ngjarjeve ose grumbullimit të industrisë. Ka një arsye për këtë. Një listë e planifikimit të ngjarjeve është një mik i mirë i planifikuesit, një mjet i paçmuar për menaxhimin me sukses të ngjarjeve tuaja.
Shënim: një listë e planifikimit të ngjarjeve është gjithashtu e njohur si një plan pune ose një rrugë kritike.
Planifikimi i ngjarjeve ka të bëjë me planifikimin. Edhe ideja më krijuese e ngjarjes do të bie nëse nuk është planifikuar mirë dhe ekzekutohet. Këtu është vendi ku futet një listë kontrolli për ngjarjet. Është udhëzuesi juaj për të qëndruar i organizuar dhe përpara ose përpara - kur planifikoni një numër të përgjegjësive dhe detaje të ndryshme në planifikimin e një ngjarjeje të suksesshme. Dhe është veçanërisht e dobishme kur menaxhon ngjarje të shumta. Të harruar një detyrë të vogël ose të bjerë pas një afati mund të rezultojë në një efekt domino: aspekte të tjera të dukshme që nuk kanë lidhje me ngjarjen tuaj mund të fillojnë të bien veç e veç, një nga një.
Pra, mos u mbështetni në kujtesën tuaj, shënime ngjitëse ose shkopinj në bllokun tuaj për të mbajtur biznesin tuaj të planifikimit të ngjarjes duke ecur mirë. Mësoni të bashkoni një listë kontrolluese efektive për ngjarjen e ngjarjeve dhe së shpejti do të bëhet shoku juaj më i mirë.
Perpara se te fillosh
Për të filluar, pastro një kohë nga orari juaj për t'u përqëndruar në ngjarjen që po planifikon.
Tjetra, qartësoni mendjen tuaj. Seriozisht. Asnjë glancing në telefon ose duke u përgjigjur një email. Ju duhet të parashikoni këtë ngjarje që nga fillimi në fund pa ndërprerje ose zbavitje, në mënyrë që të mund të planifikoni në mënyrë efektive të gjitha detyrat që duhet të plotësohen.
Behu gati
Mendoni për ngjarjen që po planifikoni dhe shkruani të gjitha detajet që janë konfirmuar: emrin e klientit dhe informacionin e kontaktit, datën e ngjarjes, vendndodhjen, numrin e pjesëmarrësve etj.
Merrni një kalendar dhe shënoni datën e ngjarjes në këtë kalendar me shkronja të zeza. Mblidhni ndonjë material tjetër të rëndësishëm - fotot e vendit, listën e furnizuesve për të kontaktuar - që janë pjesë e kësaj ngjarjeje.
Shko prapa
Mënyra për të filluar të shkruajë një listë të planifikimit të ngjarjeve është të punojë prapa.
Guests përjetojnë një ngjarje si një mbledhje një-ditore ose shumë-ditore me gjithçka që ndodh menjëherë. Ashtu si një shfaqje live që shfaqet në skenë dhe ekzekutohet bukur. Planifikuesit e ngjarjeve i shohin ngjarjet si një seri ngjarjesh më të vogla që përshtaten së bashku si pjesë të një mister që kulmojnë në ngjarjen përfundimtare. Pra, si planifikues, ne fillojmë në fillim. Cila është disa javë ose muaj para se të ndodhë një ngjarje aktuale.
Filloni në fillim
Kur të vendosni se ku të filloni me shkrim listën tuaj të planifikimit të ngjarjeve, mendoni të vendosni një bazë solide për ngjarjen tuaj. Para zgjedhjes së skemave të ngjyrave dhe lërimit të luleve, duhet të merren me bazat. Nga nënshkrimi i kontratave për të negociuar një bllok dhoma, gjithçka duhet të shkruhet në listën tuaj të kontrollit, pa marrë parasysh se sa e madhe apo e vogël. Çështja kryesore është që së pari të kujdeset për çdo detyrë që mund të përfundojë paraprakisht për të lejuar më shumë kohë në orarin tuaj për ato sende për të bërë që ndodhin më afër datës së ngjarjes.
Disa shembuj të artikujve që do të përfshihen në listën tuaj të kontrolluesit të ngjarjes së ngjarjes:
- Nënshkruani kontratat (me klientin, vendin, shitësit, etj).
- Konfirmoni datën dhe kohën me vendin
- Argëtim me qira (grup, folës, etj)
- Bllok i sigurt i hotelit
- Ftesat e postës
- Zgjidhni menunë
- Të punësojë stafin e pritjes
- Konfirmo numrin e mysafirëve
- Ecni nëpër faqe
- Konfirmo vendosjen e dhomës
Lejo Koha Extra
Me çdo element në listën tuaj të ngjarjes, shtoni kohën shtesë. Nëse data për të dërguar me ftesë ftesën është më 15 mars, vendosni një artikull në listën tuaj për të bërë ftesat gati për t'u dërguar më 8 mars, një javë më parë. Kjo ju jep disa kohë shtesë nëse diçka duhet të shtrembërohet me ftesat ose nëse jeni pas afatit për një arsye tjetër.
Përfshini Përkujtues në Listën Tuaj të Kontrollit
Nuk mjafton të shkruash "Kontrata e nënshkruar me furnizuesin" në listën tuaj të kontrollit dhe më pas të kontrollosh kutinë kur të përfundosh.
Ju do të duhet të siguroheni që furnizuesi ka marrë një kopje të kontratës dhe ju ka kthyer një kopje të nënshkruar. Pra, për çdo send të madh që shtoni në listën tuaj të kontrollit, përfshini një kujtesë. Për shembull, "Ndiqet me furnizuesin ri: kontratë". Shto një tjetër, kujtesë më vonë që thotë "Marrëveshje e nënshkruar e nënshkruar nga furnizuesi". Nuk është e pazakontë që të merren me një detyrë dhe ta konsiderojnë atë të bërë kur në të vërtetë është përfunduar vetëm në anën tuaj.