Çfarë duhet të dini për të shmangur konfuzionin e klientit
Po aq frustruese për profesionistët e kalitur përballë klientëve që keqkuptojnë shërbimet e ofruara.
"Menaxhimi i ngjarjeve" dhe "planifikimi i ngjarjeve" shpesh hedhen në mënyrë të ndërsjellë edhe pse ato janë dy gjëra shumë të ndryshme. Thjesht, planifikimi dhe menaxhimi nuk janë të njëjta. Ndërsa grupet e aftësive të këtyre dy funksioneve përputhen, ato janë dy funksione të dallueshme. Kjo krijon probleme për ata që kanë të bëjnë me klientët të cilët gabimisht mendojnë se kanë nevojë për një menaxher të ngjarjeve kur ajo që u nevojitet është një planifikues ngjarjeje. Dhe për ata klientë që janë nën përshtypjen se të gjithë menaxherët e ngjarjeve gjithashtu merren me planifikimin e ngjarjeve. Pra, le ta sqarojmë konfuzionin, sepse është e rëndësishme që ju dhe klientët tuaj të keni të njëjtin kuptim.
Planifikimi i ngjarjeve
Le të fillojmë me planifikimin e ngjarjeve . Fjala kyçe operative këtu është planifikimi . Të gjitha ngjarjet - nga dushet e martesave deri në festimet e ditëlindjes së ditëlindjes deri në mbledhjet e mëdha të korporatave - fillojnë me një plan të një lloji.
Diskutimet fillestare me klientët lidhur me idetë e ngjarjeve, temat, datat e dëshirueshme dhe udhëzimet e buxhetit janë të gjitha pjesë e procesit të planifikimit të ngjarjeve.
Planifikimi i ngjarjeve fillon në fillim , që nga fazat shumë të hershme të konceptit dhe vazhdon gjatë gjithë rrugës derisa të ndodhë ngjarja aktuale. Dhe, sinqerisht, për disa javë pas ngjarjes, si planifikuesit e ngjarjeve përfundojnë detajet dhe trajtojnë artikujt pasues.
Planifikimi i ngjarjes përfshin të punuarit ngushtë me klientin për të hartuar një ngjarje që pasqyron vizionin e klientit të tubimit dhe plotëson objektin e ngjarjes. Klientët që punësojnë një projektues të ngjarjeve punësojnë dikë që të planifikojë të gjitha aspektet e ngjarjes, duke përfshirë detajet e lidhura dhe artikujt e veprimit, dhe për të parë atë ngjarje deri në përfundimin e saj.
Përgjegjësitë e planifikimit të ngjarjeve mund të përfshijnë, por nuk kufizohen vetëm në:
- duke zgjedhur një temë të përgjithshme për ngjarjen
- zhvillimin e një buxheti
- zgjedhjen e një vendi
- negociuar kontratat e hoteleve
- punësimin e shitësve të jashtëm
- planifikimi i menysë
- punësimin e një furnizues ushqimesh
- organizuar për folësit e ftuar apo argëtuese
- koordinimin e transportit
- duke zgjedhur skemën e ngjyrave
- zhvillimin e ftesave
Planifikimi i ngjarjeve është gjithçka që shkon në vendosjen e një ngjarjeje. Ky funksion bie nën ombrellën më të madhe të menaxhimit të ngjarjeve.
Menaxhimi i ngjarjeve
Çdo lloj ngjarjeje përbëhet nga pjesë të shumta që përshtaten së bashku si pjesë të një mister. Të gjitha këto pjesë në fund të fundit vijnë së bashku për të krijuar një ngjarje. Ngjarjet e suksesshme kanë të gjitha ato pjesë të lidhura që vijnë së bashku në kohën e duhur dhe vendin e duhur, pa probleme dhe në mënyrë efikase dhe sipas planit. Ky proces quhet menaxhimi i ngjarjeve. Është, në terma të thjeshtë, menaxhimin e projektit të vetë ngjarjes.
Menaxhimi i ngjarjeve përfshin krijimin, koordinimin dhe menaxhimin e të gjitha komponentëve të ndryshëm të një ngjarjeje si dhe ekipet e personave përgjegjës për secilin aspekt. Disa aspekte të menaxhimit të ngjarjeve mund të përfshijnë, por nuk kufizohen në:
- duke rezervuar një vend për një ngjarje
- duke koordinuar shitësit jashtë
- zhvillimin e një plani parkimi
- hartimin e planeve emergjente emergjente
- duke siguruar pajtueshmëri me standardet e shëndetit dhe sigurisë
- menaxhimin e stafit përgjegjës për secilin funksion
- mbikëqyrjen e ekzekutimit të një ngjarjeje
- monitorimin e ngjarjes
- zgjidhjen e situatave të ngjarjeve në vend
Menaxherët e ngjarjeve dhe planifikuesit e ngjarjeve punojnë së bashku
Përcaktimi i këtyre dy funksioneve është sfidues sepse, jo vetëm që ato lidhen ngushtë, përgjegjësitë shpesh mbivendosen. Planifikuesit individual të ngjarjeve mund të ofrojnë shërbime të menaxhimit të ngjarjeve, dhe menaxherët e ngjarjeve mund të ofrojnë gjithashtu planifikimin e ngjarjeve.
E gjitha varet nga planifikuesi individual ose ekipi i menaxhimit të ngjarjeve të korporatave, vendi dhe vetë ngjarja.
Është e rëndësishme të kuptoni dallimet midis dyve dhe të përcaktoni se cilat shërbime do të jepni. Për shembull; Nëse ju ofroni shërbime të planifikimit të ngjarjeve për një ngjarje në shkallë të gjerë, do të punoni me një menaxher ngjarje që do të koordinojë shërbimet tuaja me ato të menaxherit të hotelierisë, ekipit audiovizual, etj. Përcaktoni rolin tuaj dhe shërbimet që do t'ju ofroni dhe komunikoni qartë këto për klientët e mundshëm për të shmangur ndonjë konfuzion gjatë procesit të planifikimit.