Si të përdorni spreadsheets Excel për kontabilitetin e bizneseve të vogla

Ju nuk duhet të shikoni larg për të gjetur rekomandime software të kontabilitetit për pronarët e bizneseve të vogla. Duket çdo muaj tjetër, ka një artikull të ri që miraton programet e fundit dhe më të mëdha të kontabilitetit me të gjitha këmbanat dhe bilbilat që mund të shpresonin sipërmarrësit. Por për ata solopreneurs dhe pronarët e mikro bizneseve të cilët mund të preferojnë një qasje më praktike ose të gjejnë ndërmarrjet e tyre nuk janë mjaft të gatshëm për shtesën e madhe të softuerit të kontabilitetit, spreadsheetet Excel janë një mundësi e mirë për t'u përdorur për kontabilitetin e biznesit tuaj të vogël ka nevojë.

Megjithëse shumë sipërmarrës mund të kufizojnë përdorimin e spreadsheeteve të Excel në sistemet e tyre të kontabilitetit, pasi e shohin programin si më të përshtatshëm për ndjekjen, dërgimin dhe regjistrimin e transaksioneve, Excel mund të jetë po aq i shkathët për operacionet e kontabilitetit. Me një kuptim të formulave të duhura dhe metodave bazë të përpunimit, madje edhe pronari më i math-phobic biznesit do të gjeni spreadsheets Excel lehtë për të lundruar.

Çfarë duhet të ofrojnë Excel Spreadsheets

Excel është një program i Microsoft Office i dizajnuar për të ndihmuar në llogaritjen, tabelën, tabelën dhe krahasimin e të dhënave për referencën aktuale dhe të ardhshme. Dhe si shumica e programeve të tjera të Microsoft-it, karakteristikat e tij janë të fuqishme dhe mund të përdoren me pak ose aq kompleksitet sa ju preferoni.

Përveç kontabilitetit të thjeshtë, veçoritë e kontabilitetit në Excel mund t'ju ndihmojnë të përcaktoni se ku qëndron biznesi juaj financiarisht, të gjenerojë raporte të hollësishme, të përcjell listat e shitësve, punonjësve dhe klientëve dhe të përgatisë të dhënat tuaja për sezonin e taksave çdo vit.

Këtu janë disa shembuj se si të përdoren spreadsheets Excel për kontabilitetin themelor të biznesit të vogël.

Si të përdorni Excel për të ndjekur Furnizime, Blerje dhe Shpenzime

Futja e të dhënave në Excel për të mbajtur një rekord të blerjeve të furnizimit tuaj, shitjet dhe shpenzimet janë relativisht të drejtpërdrejta. Pas hapjes së Microsoft Excel, filloni një fletë pune të re dhe filloni të caktoni etiketat në kolonat që do të përmbajnë datat dhe vlerat numerike për çdo porosi të furnizimeve, çdo shitje dhe çdo shpenzim.

Sapo kolonat tuaja të etiketohen, hyn në shumën e blerjes, shitjes ose shpenzimeve në çdo kolonë në rreshtin e duhur me datën e saktë.

Për të parë këtë proces të thjeshtë në veprim, këtu është një video tutorial që do të kalojë nëpër hapat: Si të përdorni Microsoft Excel për Kontabilitetin e Biznesit të Vogël.

Si të përdorni formulat themelore dhe shkurtesat në Excel

Në tutorialin e mëparshëm, mund të keni vërejtur se instruktori ka krijuar formula të shumës në Excel për të llogaritur fitimin bazuar në blerjet e furnizimeve, shitjet dhe të dhënat e shpenzimeve. Formulat ndihmojnë profesionistët e kontabilitetit dhe sipërmarrësit si të lundrojnë tiparet e Excel më efikase.

Pra, para se të zhyteni në shpjegime më të detajuara të kontabilitetit themelor të biznesit të vogël me të dhënat që keni futur në fletën tuaj të Excel-it, mund të jetë e dobishme të mësoni më shumë rreth këshillave, mashtrimeve dhe formulave që mund të përdorni për të shkuar përpara.

Këtu është një udhëzues i dobishëm video që mbulon disa prej formulave më aktuale dhe më të dobishme në Excel: Top 25 Excel 2016 Tips and Tricks.

Si të përdorni Excel për të krijuar një deklaratë fitimi dhe humbjeje

Shumica e sipërmarrësve preferojnë të kenë informacionin lidhur me fitimet ose humbjet e biznesit të tyre të ndara nga të dhënat e tjera. Kjo u lejon atyre të rishikojnë dhe krahasojnë të ardhurat e tyre gjatë periudhave të ndryshme të vitit, ndryshimet specifike në projektet e tyre ose ngarkesën e punës, ose për çdo numër kushtesh që mund të ndikojnë në shëndetin financiar të një kompanie.

Mënyra më e mirë për të parë këtë informacion veç e veç është në pasqyrën e fitimit dhe humbjes (P & L) ose në pasqyrën e të ardhurave.

Fatmirësisht, Excel-u ka modele të gatshme për t'ju ndihmuar të krijoni, plotësoni dhe mbani një deklaratë fitimi dhe humbjeje kur ju drejtoheni biznesin tuaj. Por është më mirë të mësoni se si funksionojnë P & L deklaratat manualisht, pavarësisht nëse zgjedhni të përdorni modelet e parashikuara në program.

Për të parë se si të ndërtohet një deklaratë e thjeshtë fitimi dhe humbjeje në Excel pa ndihmën e një shablloni, këtu është një video tutorial që ilustron se si të fillohet: Krijimi i llogarive të menaxhimit duke përdorur Excel: Deklarata e fitimit dhe humbjes.

Si të përdorni Excel për Generate Raportet dhe Sheets

Raportet e shpenzimeve, raportet e shitjeve, bilancet, librin kryesor, ju e emëroni atë. Nëse ka një gjë që libianët dhe llogaritarët gëzojnë duke krijuar raportet e tyre.

Për fat të mirë, Microsoft Office ka bërë raportime gjeneruese më të lehtë me çdo përditësim të ri të softuerit Excel.

Si pronar biznesi, krijimi i raporteve nuk është diçka që ju përgatitni thjesht për investitorët tuaj, partnerët e biznesit ose zyrtarët e kredisë bankare. Raportet ju lejojnë të kapni një pasqyrë të përgjithshme ose një hollësi specifike mbi shëndetin financiar të kompanisë suaj pa një sasi të madhe të të dhënave për të shpjeguar përfundimin. Si të tilla, ata janë jashtëzakonisht të dobishme për ju si një sipërmarrës për të vlerësuar gjendjen e biznesit tuaj në një shikim, në çdo kohë.

Për të mësuar se si të gjenerosh raporte të thjeshta përmbledhëse, këtu është një video tutorial që udhëzon se si të ndërtojmë një raport shitjeje në Excel: Krijimi i Raportit të Shitjes në Excel: Niveli bazë.

Raportet e shpenzimeve kërkojnë disa hapa të ndryshëm. Për të filluar, këtu është një video tutorial që udhëzon se si të ndërtohet një raport i shpenzimeve ose fletë: Microsoft Excel: Krijimi i një fletëje të thjeshtë të shpenzimeve.

Nëse jeni të interesuar për të shtuar më shumë grafika vizuale në raportet tuaja që i lejojnë lexuesit të kuptojnë më mirë informacionin, këtu është një video tutorial për mënyrën e krijimit të tabelave të pivotit, grafikëve të bareve dhe paneleve të kontrollit: Hyrje në tabelat, tabelat dhe tabelat në Excel .

Dhe çfarë do të ishte sistemi i kontabilitetit të biznesit të vogël pa një libër të përgjithshëm? Këtu është një tutorial i plotë video për krijimin e një libri të përgjithshëm për biznesin tuaj: Krijo një libër të përgjithshëm duke përdorur Excel.

Zgjerimi i njohurive të Microsoft Excel tuaj

Nëse Microsoft Excel është një program që ju keni përdorur rrallë para se të zotëroni një biznes, mund të duket frikësuese pavarësisht nga konfigurimi i saj i strukturuar. Megjithatë, ka profesionistë që përdorin Excel çdo ditë, të cilët ende nuk janë të sigurt për të gjitha tiparet më të përparuara të programit. Është kjo shkathtësi dhe aksesueshmëri gjithëpërfshirëse që e bën atë të përshtatshme si një mjet për kontabilitetin e biznesit të vogël.

Një mënyrë në të cilën për të siguruar që ëndrrat tuaja sipërmarrëse mund të lulëzojnë dhe të zgjerohen në nivelin e ardhshëm është të luajë një rol aktiv në procedurat e kontabilitetit të biznesit tuaj. Duke filluar me funksionet e tij më të thjeshta, pronarët e bizneseve të vogla mund të mësojnë se si të menaxhojnë të dhënat e tyre financiare dhe të rrisin aftësitë e tyre të Excel së bashku me shëndetin fiskal të kompanive të tyre.

Përveç mësimeve video të përfshira më lart, Microsoft gjithashtu ka bibliotekën e vet të trajnimit Excel që mund t'ju ndihmojë të përmirësoni aftësitë tuaja në Excel në mënyrë që të mund të levave mjetin edhe më tej në biznesin tuaj të vogël.