Dërguar nga Desk i (Fut Emri)
Herë pas here do të marr një email nga një avokat i cili dërgon një email në emër të tavolinës së tij. Këtu janë disa probleme me atë qasje në email.
Së pari, indeksi i paraqitjes së postës në shumicën e sistemeve të postës elektronike nuk do të shfaqë një emër të gjatë. Shumica e njerëzve do të shohin vetëm një pjesë të "nga tavolina e", dhe ndoshta disa letra të emrit të parë të personit. Më e rëndësishmja, duket budallallëk dhe pak pretendues. Një tavolinë nuk dërgon email. Nëse avokati do të dërgojë një email, duhet të jetë në emër të tij.
Efektet e dashura
Disa avokatë duan të krijojnë krijues me shfaqjen e emaileve të tyre. Ditën tjetër pashë një bllok të nënshkruar të avokatit dhe për një moment mendova se po pata probleme vizionesh. Rezulton se letrat blurry ishin të qëllimshme. Efektet speciale mund të duken zbavitëse, por çdo gjë që i bën fjalët të vështira për t'u lexuar është një ide e keqe. Veçanërisht nëse ajo që është e vështirë për t'u lexuar është emri i avokatit dhe adresa e postës elektronike.
Edhe më keq se efektet speciale në letra është kur avokatët rrëmojnë emailet e tyre me vepra arti ose grafikë të zbukuruar. Kjo e bën mesazhin më të ngadaltë për shkarkim, më ngadalë për të hapur, dhe më shumë nga një sherr për t'u lexuar.
Qëllimi i një email-i është të komunikojë informacion, jo aftësi artistike. Merre me buzeqeshje.
Nuk ka Bllok nënshkrimi
Nuk është shumë e vështirë të vendosësh një bllok automatik të nënshkrimit në shumicën e sistemeve të postës elektronike. Nuk duhet të jetë e ndërlikuar, dhe opinionet ndryshojnë në atë se sa informacion duhet të përfshijë në një bllok të nënshkrimit. Disa avokatë i kthejnë fletët e tyre të postës elektronike në mini-reklama që dalin në çdo email, ndërsa të tjerët marrin një qasje shumë minimaliste me vetëm emrin e tyre dhe adresën e emailit ose numrin e telefonit.
Më së shumti vëre një lloj njoftimi për privatësi ose mohim ligjor në pjesën e poshtme të platformës. Të gjitha këto janë përdorime të pranueshme të një blloku të nënshkrimit të email-it. Ajo që nuk është e pranueshme është dërgimi i emaileve që nuk identifikojnë dërguesin. Marrësi i një email-i nuk duhet të mendojë se kush e ka dërguar emailin. Avokatët duhet të identifikohen qartë në çdo komunikim që dërgojnë, dhe nëse avokati është i zgjuar, emaili do të përfshijë edhe një njoftim për privatësi.
Shkrimi i postës elektronike kur është i zemëruar
Një nga përfitimet e sistemit të vjetër të dërgimit të letrave tek njerëzit ishte se ekzistonte një periudhë "ftohjeje" brenda kohës kur një letër do të shkruhej dhe kur do të dilte në të vërtetë tek marrësi. Nëse avokati e ka shtypur vetë letrën, do të kishte gjasa që të rrinte në tryezë disa orë para se të shkonte në zyrën postare. Nëse do të diktoheshin, deri në kohën kur sekretari mbaronte të shkruante atë, avokati mund të ketë marrë përsipër atë që e bëri atë aq të zemëruar.
Kjo mbrojtje nuk ekziston në email. Me një email, avokati mund të lëshojë një mesazh të zemëruar brenda disa sekondave të asaj që shkaktoi zemërimin. 99.99% të kohës kjo do të jetë një ide e keqe. Askush nuk mendon më qartë kur është i nxitur nga zemërimi. Shkoni të bëni diçka tjetër dhe kthehuni në çështjen e fyerjes më vonë kur disa nga zemërimi janë shpërndarë.
Mund të bëjë dallimin në mbajtjen ose humbjen e klientëve, miqve dhe parave.
Nuk bën përgjigje në kohë
Disa avokatë mendojnë se rregulli i vjetër "5-ditor" për t'u përgjigjur në korrespondencën e biznesit vlen edhe për email. Nuk ka. Pa marrë parasysh se sa e papërshtatshme mund të jetë, realiteti është që njerëzit presin përgjigje më të shpejta për një email sesa ato për një letër të dërguar përmes postës. Nëse një klient ose një avokat tjetër dërgon një email, përpiquni të përgjigjeni brenda 24 orëve nëse është e mundur. Nëse është një çështje e ndërlikuar që nuk mund të jepet vëmendje e duhur në këtë moment, të paktën dërgoni një mirënjohje dhe le të dijë personi kur të presë një përgjigje. Shumica e klientëve do të vlerësojnë një mesazh miqësor që thotë se e-mail është marrë dhe do të përgjigjet në të ardhmen e afërt. Përballë heshtjes, klienti lihet të spekulojë nëse avokati ka marrë edhe emailin, nëse një përgjigje është në rrugë ose nëse shqetësimet e klientit thjesht po injorohen.
Marrësi i gabuar në fushën To
Një nga gjërat e shkëlqyera për funksionin automatik të plotë në sistemet e postës elektronike është se i lejon avokatët të gjejnë adresat e emailit të klientëve ose kolegëve të tyre më shpejt. Një nga rreziqet e funksionit auto-komplet është se një avokat i cili nuk është i kujdesshëm mund të dërgojë email tek personi i gabuar. Në disa raste, kjo mund të jetë jo më shumë se një siklet i vogël, por në disa raste, kjo mund të shkaktojë neglizhencë profesionale. Mos aksidentalisht e-mail komunikimet konfidenciale të klientit me avokatët kundërshtarë apo edhe tek një klient tjetër.
Duke përdorur opsionin "Përgjigju të gjithëve".
Kundërshtari kundërshtues dërgon një email tek ju me një propozim ose duke pohuar pozicionin e tij për një çështje. Ju dërgoni email tek avokatët e tjerë në firmën tuaj të përfshirë me rastin për ta diskutuar atë. Së shpejti butoni "përgjigja e të gjitha" po përdoret në mënyrë liberale, dhe askush nuk e vë re se avokati kundërshtues është duke u kopjuar në diskutimin e brendshëm në firmën tuaj. Ndodh. Nëse dëshironi të dërgoni një email për diskutim, hiqni informacionin e dërguesit përpara se ta dërgoni atë. Dhe, kurdoherë që përdorni opsionin Përgjigju të gjithë, kontrolloni secilën adresë të postës elektronike në listën e marrësit para se të shkoni në dërgimin.
8. Linjat e subjektit të lëngshëm. Mos harroni se çdo gjë që i është dërguar një avokati tjetër në një email mund t'i përcillet dikujt tjetër. Mendoni dy herë para se të përdorni linjat e subjektit si "klienti im idiotik" ose "rendi i gjyqtarit budalla". Askush nuk e di se ku mund të bjerë një kopje e asaj email-i. Gjithashtu, mos leni boshllëqet e subjekteve, pasi kjo mund të shkaktojë që një avokat tjetër të mos vërejë se ka një email në lidhje me rastin tuaj. Një linjë e thjeshtë e lëndës "Rasti i Parkerson" ose "Marrëveshja e propozuar Smith" ose çfarëdo titulli që ka të bëjë me përmbajtjen e postës elektronike funksionon më së miri.
Ndërsa "klienti idiotik" mund të jetë përshkrimi më i saktë i përmbajtjes së postës elektronike, kjo është një zgjedhje e dobët për linjën e subjektit.
9. Shikoni tonin tuaj - dhe mos e keqkuptojeni dikë tjetër. Kur njerëzit flasin me njëri-tjetrin ballë për ballë, cues fytyrës dhe tonet vokale zakonisht e bëjnë qëllimin e një personi të qartë. Në thirrjet telefonike, zëri i një personi zakonisht është i mjaftueshëm për të treguar kur dikush po sarkastik, shaka ose serioz. Por në email, është e rrezikshme të jetë e lehtë për të krejtësisht të keqkuptuar qëllimin e një personi. Miqesi të shumta janë dëmtuar nga një person duke keqkuptuar qëllimin e një personi tjetër në deklaratat në një email. Dhe me avokatët që përdoren për të debatuar me njëri-tjetrin tashmë, është e lehtë për një avokat të jetë i shpejtë për të supozuar se personi tjetër është armiqësor ose i pasjellshëm.
Siç diskutohet në "shkrimin e email-it, ndërsa zemërohesh", merr pak minuta për t'u qetësuar përpara se të dërgosh një përgjigje në emailin e tij.
Pas kalimit të një ore, mund të kuptoni se e keni lexuar plotësisht atë në radhë të parë. Mos keni një përgjigje të shkaktuar nga flokët ndaj deklaratave të bëra në postë elektronike dhe mos e lëshoni përgjigjen derisa të mendoni nëse është e mundur që dërguesi kishte një qëllim tjetër nga sa u shfaq fillimisht. Nëse duket se një deklaratë mund të lexohet në më shumë se një mënyrë, dhe një nga këto mënyra është jo-ofenduese, provoni t'u jepni dërguesit dobinë e dyshimit para se të prerë kokën me një mesazh vdekjeprurës.
A ka gabime të tjera të emailit të avokatit që duhet të kenë bërë Top 10 listën? Na tregoni për këtë në Forum.