Si të menaxhoni kohën e punës me më shumë efektshmëri

Përdorni këto katër këshilla të ekspertëve për të mbajtur shpenzimet jashtë orarit

Jo vetëm që puna jashtë orarit është një nga shpenzimet më të mëdha të vazhdueshme për shumicën e kompanive, por menaxhimi i saktë ose i gabuar i orëve jashtë orarit mund të nënkuptojë ndryshimin midis padive të shtrenjta, moralit të ulët dhe cenueshmërisë ndaj ndryshimeve në rregulloret jashtë orarit.

Gjatë viteve të fundit të kohëve të vështira ekonomike, shumë punonjës kanë qenë të etur të provojnë veten si punëtorë të fortë, të cilët nuk ankohen për të punuar pak kohë shtesë, pa përfshirë domosdoshmërisht disa ose të gjitha në fletët e tyre të kohës.

Shumë punëdhënës kanë heshtur, ose edhe në mënyrë eksplicite, miratuan këtë qëndrim. Ashley Dinsdale, një blerës për Macy që punon 50+ orë në javë, thotë, "Pushime u ndodhën në zyrën time të mëparshme të punëdhënësit. Tani, marr në fillim dhe dërgoj email kështu që ata e dinë se unë jam atje ".

Mendoni në mënyrë proaktive

Edhe pse puna jashtë orarit shpesh është e mbushur me shpenzime dhe kurthe, nuk duhet të jetë kështu. Menaxhimi proaktiv i jashtë orarit të punonjësve, shmangia e surprizave dhe përgatitja për të ardhmen mund të zvogëlojë shpenzimet tuaja, të mbrojë kompaninë tuaj nga veprimet ligjore dhe të përmirësojë moralin e kompanisë.

Katër këshillat e mëposhtme të ekspertëve mund të ndriçojnë disa nga çështjet me orët jashtë orarit, dhe t'ju ndihmojnë të shmangni grackat dhe surprizat e mëdha kur bëhet fjalë për menaxhimin e ndonjë problemi potencial.

1. Trajoni kohën e punonjësve. Punonjësi mesatar amerikan, sipas Byrosë së Statistikave të Punës, punon pak më shumë se katër orë jashtë orarit të punës në javë. Kjo është 208 orë në vit.

Duke vlerësuar një pagë mesatare prej 21 dollarë në orë për një kohë dhe gjysmën e pagës, totali i përgjithshëm arrin në 6,552 dollarë për punonjës, në vit. Me një staf prej 20 punonjësish, kjo është $ 131,040 në shpenzimet jashtë orarit.

Çfarë mund të bëni për të shmangur surprizat kur bëhet fjalë për punë jashtë orarit? Një nga burimet më të mëdha në dispozicion është ndjekja e kohës në lëvizje që përfshin alarme për të informuar punonjësit dhe menaxherët kur pragjet jashtë orarit janë duke shkelur.

Ndjekja e kohës së punonjësve u lejon gjithashtu menaxherëve dhe pronarëve të biznesit të shohin dhe adresojnë modelet në të gjithë shoqërinë dhe në nivelin individual të punonjësve kur është fjala për punën jashtë orarit. A është një punonjës në vazhdimësi duke mbledhur orë jashtë orarit çdo javë?

A punojnë jashtë orarit nga mungesa e stafit, ngarkesa e rëndë e projektit ose një punonjës i cili ka më shumë kohë në duart e tij dhe dëshiron të paguajë ekstra? Me një pamje të madhe të kohës së shpenzuar dhe si është alokuar për projekte të ndryshme, menaxherët mund të marrin vendime të informuara në lidhje me burimet dhe punën jashtë orarit.

Mos u trembni nga ndjekja e orëve vetëm për punonjësit orë. Ditur saktësisht se sa orë kontribuojnë të gjithë është kritike për të bërë zgjedhje të mençura dhe për të trajtuar ndryshimet e mundshme të rregullimit të ardhshëm të punës jashtë orarit.

Ndjekja e kohës gjithashtu shmang rrotullimin e kohës, i cili zakonisht ndodh mjaftueshëm pa dashje, por zakonisht bie në favor të punonjësit. Shoqata Amerikane e Pagave vlerëson 10 minuta rrumbullakimin për ndryshim për punonjës. Sigurohuni që sistemi që zgjedh zgjidhni ju ndihmon me përputhshmërinë e DCAA dhe DOL, për të mbrojtur veten me regjistrime të lehtë për të gjetur në rast të auditimeve të qeverisë ose mosmarrëveshjeve të punës.

2. Merrni vështrimin e vështirë në Klasifikimin e Punonjësve. Duhet të jeni të vetëdijshëm se nëse punonjësi juaj është i pagueshëm, por e bën më pak se 23,660 dollarë në vit, juve ju kërkohet të paguani edhe jashtë orarit, dhe se kjo prag është në prag të rritjes së ndjeshme.

Jo për të përmendur, klasifikimi i një punonjësi si i përjashtuar me një rrogë nën $ 23,660 në vit ose në një pozicion që nuk kualifikohet për statusin e përjashtuar thjesht për të shmangur pagesën e orëve jashtë orarit nuk është një strategji e shëndoshë. Një pjesë e konsiderueshme e padive të punës që kanë qenë në rritje që nga viti 2004 rrjedhin nga keq klasifikimi dhe dëmshpërblimi për pagesat e prapambetura për shkak të orëve jashtë orarit për orë shtesë të punuar pa pagesë.

Për qëllime të dënimit, gjykatave nuk ka rëndësi nëse jeni me qëllim të gabimit ose gabimisht të gabuar të punonjësve; është puna juaj si një punëdhënës për të siguruar që klasifikimi të jetë i saktë për punonjësit tuaj dhe të mos manipulohet në një përpjekje për të ulur shpenzimet. Dënimet për klasifikim të gabuar përfshijnë deri në dy vjet mbrapa pagesa për punë jashtë orarit, dhe nëse ju mendoni se e keni keqtrajtuar punonjësin me dashje, do të keni borxh prej tre vjetësh.

Për të siguruar që klasifikimet tuaja janë në gjendje të vdesin, vlerësoni rregullisht detyrat dhe marrëdhëniet e punonjësve tuaj me kompaninë dhe konsultohuni me një avokat në zonat gri. Mund të ngjajë pak për të paguar taksën ligjore, por është një majë e vogël krahasuar me pasojat e mundshme.

3. Komunikoni pritjet. Një nga mënyrat më të mira për të marrë një trajtim në punë jashtë orarit është përmirësimi i komunikimit rreth subjektit. Bëni pritjet të qarta për punonjësit, trajnoni në mënyrë eksplicite menaxherët dhe punonjësit për pritshmëritë, dhe prisni në gozhdë çdo zakon të punonjësve për të mos regjistruar kohë jashtë orarit "nga mirësia e zemrave të tyre".

Mund të ketë shumë rregulla të pashprehura se kur duhet të regjistrojnë punën për punonjësit e orëve se sa menaxherët apo pronarët e bizneseve të kuptojnë, por puna pa pagesë është ende bazë për veprim ligjor edhe nëse miratimi është i heshtur. Dhe pa marrë parasysh se sa mirë janë zemrat e punonjësit tuaj, puna pa pagë më në fund humbet moralin dhe transparencën brenda kompanisë.

Është veçanërisht e rëndësishme të sqaroni pritjet tuaja rreth teknologjisë. Kontrollimi i emailit dhe pritja e punonjësve për t'u përgjigjur jashtë orarit mund të duket mjaft i parrezikshëm, por procesverbalet shtohen. Shumë kompani presin që punonjësit të jenë në dispozicion gjatë orëve jashtë për komunikim me email, por kjo është mbajtur në gjykatë si punë. Ju mund të jeni të tronditur për të gjetur se sa "orë" punonjësit tuaj janë në të vërtetë duke shënuar orë për këtë vetëm një detyrë.

Katharine C. Giovanni, presidentja e Triangle Concierge, thotë: "Gjithkush po përpiqet të shtrydojë 36 orë në një ditë 24-orëshe Linja më e ulët, teknologjia nuk po ndihmon, sepse ju mund të merrni zyrën tuaj me ju. "Sqaroni pritjet tuaja rreth email-it dhe pastaj sigurohuni që të mbani të gjithë, drejtuesit dhe punonjësit njësoj, sipas standardeve që vendosni.

4. Thekson Trajnimin e Kryqëzuar. Në disa kompani, shpenzimet jashtë orarit shtohen shpejt për individë të caktuar thjesht sepse askush tjetër nuk mund të bëjë punën e tyre. Jo vetëm që punojnë jashtë orarit, por zhvillohen vështirësitë, dhe bandwidth disa punonjës përfundon maxed, ndërsa të tjerët përfundojnë underutilized.

Theksoni trajnimin e kryqëzimit sa më shumë që të jetë e mundur për të shpërndarë barrën dhe për të mundësuar punonjës të ndryshëm të hyjnë në projekte, meqë rritet ngarkesa e punës ose shfaqen situata emergjente. Trajnimi i efektshëm mund të përmirësojë moralin, fuqizimin e më shumë anëtarëve të stafit për të kontribuar në projektet kryesore dhe lehtësimin e barrës që u është dhënë anëtarëve të tjerë të stafit.

Trajnimi i kryqit gjithashtu mund t'ju lejojë të jeni më fleksibël me planifikimin. Shumë shpesh kompanitë janë të detyruara të planifikojnë rreth individëve me njohuri të specializuara në kurriz të jashtë orarit të konsiderueshëm. Përderisa nuk është e mundur, ose ideale, për të ndër-trajnuar mbi të gjitha detyrat ose grupet e aftësive, identifikimi i detyrave që mund të mësohen lehtësisht nga disa punonjës mund të zvogëlojë në mënyrë drastike jashtë orarit duke rritur produktivitetin dhe efikasitetin.

Aksion i ligjshem

Punonjësit e shqetësuar për punën e tyre ose performancën mund të duan të regjistrojnë orë pa e ngarkuar kohën. Sidoqoftë, bizneset nuk duhet ta shohin këtë lloj sjelljeje si një gjë të mirë. Kthimi i një syri të verbër ose inkurajimi i këtij lloji të sjelljes në fund të frontit mund të ketë pasoja katastrofike financiare më vonë, nëse këta punonjës të njëjtë vendosin të ndjekin veprime ligjore për klasifikim të gabuar ose kohë të punuar pa pagesë.

Sipas Shoqatës Kombëtare të Avokatëve të Punës, mosmarrëveshjet e punës dhe të pagave janë rritur 77% që nga viti 2004 dhe jo rastësisht, 2004 ishte hera e fundit që DOL rishikoi Aktin e Standarteve të Punës. Me diskutimin e vazhdueshëm të ndryshimeve në rregulloret jashtë orarit, pronarët e bizneseve mund të presin të shohin më shumë valë të mosmarrëveshjeve të punës dhe pagave.

Vetëm në vitin 2014, Departamenti i Punës i urdhëroi bizneset anembanë vendit që të paguajnë pothuajse 241 milionë dollarë në paga të prapambetura për shkak të keq klasifikimit të punonjësve si një përpjekje për të shmangur pagën jashtë orarit, duke kërkuar ose inkurajuar punonjësit të punojnë më shumë se 40 orë në javë pa pagesë, ose duke inkurajuar punonjësit të jenë të përgjegjshëm për email, tekste dhe thirrje telefonike jashtë orarit pa pagesë. Nga punonjësit e EMS në Charleston për punëtorët e kujdesit shëndetësor në Santa Barbara dhe menaxherët në dyqanet e mallrave sportive, paditë e reja vazhdojnë të shfaqen çdo ditë.

Rreth Amy Bailey

Amy mbikëqyr të gjitha financave, burimeve njerëzore, dhe ndërtimin e operacioneve në TSheets. Ajo është një vandal krenar Idaho që kaloi tetë vjet në kontabilitetin publik me Coopers & Lybrand, dhe më shumë se 20 vjet me kompanitë e teknologjisë së lartë publike dhe private, si Extended Systems, ProClarity, Microsoft dhe Silverback. Ajo ka dy fëmijë dhe jeton me burrin e saj dhe një Mastiff anglisht quajtur Scout.