Për shumë biznese, departamenti i llogarive të pagueshme nuk merr shumë vëmendje nëse diçka nuk shkon keq. Megjithatë, ka shumë për të fituar nga departamenti i pagesave të pagueshme që është i drejtuar mirë. Anasjelltas, ka shumë probleme që mund të vijnë nga ai që thjesht po çalohet. Ky departament shpesh ka një efekt të madh në rrjedhën e parasë së biznesit dhe ka mundësi që mund të fitohen ose të humbasin nga përfitimi i marrëveshjeve të pagesave me furnizuesit.
Një departament i pagueshëm i llogarive të mirëmbajtura duhet të jetë në gjendje të përfitojë nga zbritjet e vëllimit dhe zbritjet e pagesave të hershme, si dhe të përcaktojë mënyrën më të mirë për të mbajtur më shumë para në dispozicion të një biznesi për shpenzime dhe investime të tjera. Ky departament duhet gjithashtu të jetë në gjendje të sigurojë që furnizuesit janë duke përmbushur detyrimet e tyre në bazë të marrëveshjeve dhe kontratave, kështu që nëse standardet e volumit ose cilësisë nuk plotësohen, çështjet zgjidhen dhe ndërmarren veprime korrigjuese përkatëse.
Problemet e pagueshme të llogarive të përbashkëta
Megjithëse ka mundësi të shumta për uljen e kostove dhe lirimin e parasë së gatshme, ekzistojnë gjithashtu një numër pengesash që përballen bizneset kur përpiqen të arrijnë këto qëllime. Studimi i Canon për Pagesat e Llogarive të Canon për vitin 2014 zbuloi se përpunimi i letrës ishte një nga burimet më të mëdha të problemeve për shumë organizata, me kohën që duhet të merret me faturimin e letrës që është çështja më e madhe.
Burime të tjera kryesore shqetësuese ishin:
- Sigurimi që pagesat bëhen në kohë
- Lehtësim i procesit të miratimit të faturës
- Marrja e kushteve më të mira të pagesës me furnizuesit dhe duke u siguruar që detyrimet janë përmbushur në të dy anët
- Ballafaqimi me një shumëllojshmëri të sistemeve të kontabilitetit dhe faturimit të furnitorëve
- Regjistrimi dhe verifikimi i sigurisë së të dhënave dhe transaksioneve
Shumë nga çështjet e renditura janë bërë më keq ose janë krijuar nga mbështetja në faturimin e letrës. Dokumentet e humbura janë një problem i shpeshtë në shumë organizata, duke çuar në pagesa të vonuara ose të humbura. Përveç kësaj, ndërkohë që një numër i bizneseve janë të interesuar në digjitalizimin e dokumenteve të tyre, shumica e furnizuesve ende janë letra me letra me letër ose dërgimi i tyre me faks.
Shumica e bizneseve të vogla merren me dokumentet e tyre të llogarive të pagueshme, dhe shumë nga kjo bëhet me dorë. Meqenëse disa furnizues kanë kaluar në faturim elektronik, shumica e organizatave po shpenzojnë sasi të mëdha të fuqisë punëtore duke futur me dorë të dhënat dhe duke krijuar kopje digjitale të dokumentacionit.
Përdorimi i dokumentacionit të letrës shpesh ngadalëson procesin e miratimit të faturës pasi që kopjet duhet të bëhen dhe të dërgohen tek anëtarët e duhur të menaxhmentit për shqyrtim. Kur dokumentet nuk janë lehtësisht të arritshme ose të disponueshme në një format dixhital, është sfidë të analizohen të dhënat dhe të sigurohen që marrëveshjet më të mira të pagesave janë duke u marrë dhe se detyrimet janë duke u përmbushur. Në kohë dhe marrëveshjet e zbritjes së hershme të pagesave mund të humbasin lehtësisht nëse bizneset nuk janë në gjendje të bëjnë pagesa kur ato kërkohen, kështu që çështjet që lidhen me dokumentet mund të jenë të kushtueshme.
Përmirësimet dhe Optimizimi
Për shkak të faktit se një numër çështjesh që lidhen me drejtimin e duhur të departamenteve të pagueshme paguhen nga të njëjtat shkaqe rrënjësore, ka edhe disa përshtatje që organizatat mund të bëjnë që do të kujdeset për shumë shqetësime në të njëjtën kohë. Tre nga mënyrat më efektive që bizneset mund të modernizojnë proceset e departamenteve të llogarive të tyre të pagueshme janë:
- Përdorni njohjen e karakterit të objektit për të digitalizuar dokumentet
- Përfitoni nga portalet në internet që janë të arritshme për furnizuesit
- Krijo rrjedhat e menaxhimit
OCR
Ndërsa shumë kompani në mënyrë rutinore përfitojnë nga skanerët për të krijuar kopje dixhitale të dokumenteve, kjo në përgjithësi përfshin vetëm krijimin e një imazhi të një dokumenti që ruhet në një kompjuter. Kjo do të thotë që informacioni ende duhet të futet manualisht në një bazë të dhënash, kështu që ndërsa humbja e të dhënave është më pak e një çështjeje, ajo ende merr kohë.
Njohja e karakterit të objektit, ose OCR, përfshin skanimin e një dokumenti dhe marrjen e të dhënave nga ajo. Këto të dhëna mund të shtohen automatikisht në një bazë të dhënash ose spreadsheet. Procesi i OCR ndihmon në zvogëlimin e çështjes së gabimeve të futjes manuale të të dhënave dhe lejon futjen e informacionit sapo të merret dokumentacioni. OCR merr rreth njëkohësisht kohë për një punonjës si skanimi i një dokumenti për të krijuar një skedar imazhesh dhe në përgjithësi nuk kërkon ndonjë hap shtesë. Per Gartner, ka organizata që janë në gjendje të postojnë 80 për qind ose më shumë të faturave të tyre pa një punonjës që duhet të përfshihet drejtpërdrejt.
Portalet e Furnizuesit
Përmirësimi i procesit për futjen e faturave dhe të dhënave në një sistem të centralizuar mund t'u mundësojë bizneseve të krijojnë ose të përfitojnë nga një portal në internet që lejon një biznes dhe furnizues të tij për të ndjekur urdhrat, për të parë faturat dhe për të parë kur bëhen pagesat. Bërja e këtyre të dhënave për një numër individësh në një organizatë mund të ndihmojë në sigurimin që departamenti i pagesave të llogarive të ketë mbikëqyrje të duhur dhe mund të ndihmojë në shpejtimin e kohës që duhet për të miratuar fatura. Lejimi i furnizuesve për të hyrë në portalin i mundëson këtyre bizneseve të paraqesin faturat dhe të ndjekin pagesat, si dhe të njoftohen për çdo çështje me furnizimet e pranuara ose çështjet e faturimit.
Vendosja e flukseve të punës dhe proceseve
Megjithatë, një organizatë vendos të merret me përpjekjet e tyre të menaxhimit të të dhënave, është e rëndësishme që të ekzistojë një proces i vendosur për menaxhimin e llogarive dhe pagesave. Kjo u mundëson bizneseve të sigurojnë që operacionet të punojnë dhe të gjejnë alternativa nëse ato janë të rënda ose që çojnë në gabime ose vonesa. Sipas Deloitte, këto procese duhet të detajojnë atë që departamenti i pagesave bën kur merr një faturë, se si të dhënat futen dhe ndahen dhe çfarë procesi është për të marrë miratimin e faturave. Duhet të ketë edhe udhëzime për përcaktimin e mënyrave më të mira për trajtimin e pagesës së llojeve të ndryshme të furnizuesve.
Ndërsa shumë furnizues ofrojnë ulje për pagesë brenda 30 ose 90 ditësh, mund të mos jetë e vlefshme zbritja nëse veprimi i tillë pengon rrjedhën e parasë së një organizate. Është gjithashtu e domosdoshme që të ekzistojë një mënyrë për të verifikuar që kompania dhe furnizuesit po përmbushin kërkesat e një kontrate ose marrëveshjeje. Vendosja e flukseve të punës për trajtimin e këtyre çështjeve mund të ndihmojë organizatat që të bëjnë zgjedhjet e duhura.
Kur furnizuesit nuk po dërgojnë me kohë, në sasi të mjaftueshme ose sasi të mjaftueshme të aksioneve, kompanitë mund të mos duan të paguajnë faturat derisa këto çështje të zgjidhen. Një rrjedhë pune mund të jetë kritike në përcaktimin se çfarë duhet të bëhet kur lindin këto çështje. Përveç kësaj, pagesat për furnizuesit gjithashtu duhet të bëhen në kohë për të parandaluar humbjen e zbritjeve ose të shkaktohen gjoba për pagesat e vonuara. Çdo marrëveshje furnizuese duhet të dokumentohet dhe azhurnohet me ndryshimin e gjërave dhe proceset duhet të sigurojnë që çdo llogari të trajtohet në mënyrë të përshtatshme.
Krijimi i rrjedhave të punës mund të ndihmojë gjithashtu një kompani:
Transferime
Digitalizimi i të dhënave, zbatimi i OCR dhe përdorimi i një portali që furnizuesit kanë qasje nuk mund të jetë diçka që është e nevojshme për bizneset e vogla, por organizatat nuk duhet të supozojnë se kostoja do të parandalojë një biznes që të përfitojë prej tyre. Ndërsa kostoja e ngritjes dhe mirëmbajtjes së sistemeve elektronike mund të jetë e ndaluar për shumë organizata të vogla dhe të mesme, duke bërë kështu në shtëpi shpesh nuk është e nevojshme. Ekzistojnë një sërë ofruesish të palëve të treta që organizatat mund t'i transferojnë këto detyra. Organizatat mund të marrin ndihmën e dhënë për çdo gjë nga krijimi i një procesi të OCR për të ndihmuar një kompani të krijojë rrjedhat e punës për analizimin e kontratave të furnizuesit.
Përderisa organizatat mund të mos jenë në gjendje të përballojnë shpenzimet e zbatimit të një shumëllojshmërie të sistemeve të TI- së, pasi që një palë e tretë të trajtojë ato shpesh është shumë e volitshme. Bizneset do të duhet të krahasojnë kostot e përdorimit të palëve të jashtme për të zhvilluar këto sisteme kundrejt kursimeve të mundshme dhe vlerën e lirimit të parasë, por outsourcing lejon organizatat të përfitojnë nga teknologjia dhe sistemet që normalisht do të ishin tepër të shtrenjta.
- Sigurohuni që urdhrat e blerjes të krijohen për secilën rend të ri
- Verifikoni që faturat përputhen me produktet e marra dhe përmbushin marrëveshjet kontraktuale
- Kontrolloni të dhënat për të siguruar që pagesat janë bërë, që ato të bëhen në kohë dhe që ato të mos përsëriten
- Përcaktoni mënyrën më të mirë të pagesës së faturave, si për shembull nëpërmjet EFT ose kartave të kreditit, për të zvogëluar tarifat