Ka një numër të programeve të ndryshme të kartave të prokurimit, disa përfshijnë vetëm përdorimin e shitësve të miratuar nga kompania, ndërsa të tjerët lejojnë që çdo shitës të përdoret.
Blerjet e bëra nga një punonjës duke përdorur një kartelë të prokurimit janë në përgjithësi vlerë të vogël dhe të ulët. Shumë reagime negative në lidhje me programet e kartave të prokurimit janë vënë në shënjestër në mënyrë specifike ndaj keqpërdorimit të kartës nga punonjësit. Sidoqoftë, përfitimet e programeve të prokurimit janë shumë më të mëdha se rreziqet dhe kostot e përfshira në funksionimin e programit.
Përfitimet e kartave të prokurimit
Qeveria e Shteteve të Bashkuara gjeti se blerjet nën 2500 dollarë përbënin vetëm 2 përqind të shpenzimeve të përgjithshme qeveritare, por përbënin 85 përqind të të gjitha blerjeve. Meqënëse kostot administrative të këtyre blerjeve të vogla shpesh tejkalonin dollarin aktual, përdorimi i kartave të prokurimit u rrit në shumë departamente qeveritare. Një agjenci qeveritare, Departamenti i Tregtisë, vlerësoi se përdorimi i kartave të prokurimit i shpëtoi ato mbi $ 22 milion në vit për kostot administrative dhe zvogëlimin në kohën e përpunimit të blerjes.
Përdorimi i kartave u ka lejuar departamenteve të blerjes që të përqendrojnë përpjekjet e tyre në 15 përqind të shpenzimeve totale të prokurimit që zënë 98 përqind të shpenzimeve totale.
Zbatimi i Kontrolleve të Brendshme
Abuzimi i kartave të prokurimit është një lajm i mirë, por shpesh këto abuzime, veçanërisht në departamentet e qeverisë zakonisht tregojnë një vlerë të lartë të dollarit, por shpesh janë më pak se gjysma e një përqind të shpenzimeve totale.
Megjithatë, abuzimi ndodh, por mund të kontrollohet duke zbatuar kontrolle të brendshme të duhura për të zvogëluar humbjet dhe abuzimet.
Drejtimi i fortë i menaxhimit është vendimtar për një program të suksesshëm të kartelave të prokurimit. Menaxhmenti duhet të përcaktojë qartë se cilat janë përdorimet e lejuara për kartelën dhe të përcaktojnë dhe imponojnë dënimet e tyre për delikuencën e pagesave, mashtrimin dhe abuzimin. Natyrisht, duhet të ekzistojnë procedurat e zyrave të prapambetura dhe burimet për të zbatuar kontrollet. Nëse nuk ka burime të mjaftueshme për të monitoruar dhe trajtuar abuzimet me kartelat e prokurimit, abuzimet do të vazhdojnë dhe rriten pasi mungesa e angazhimit në program shihet nga përdoruesit e tij.
Kush merr një kartë?
Një tjetër negative e parë në programet e kartave të prokurimit është se kompanitë mendojnë se duhet të japin karta për të gjithë punonjësit e tyre që bëjnë blerje. Kjo nuk është çështja; duke u lëshuar një kartë prokurimi është duke u dhënë besim. Një kompani duhet të jetë në gjendje t'i besojë përdoruesit të kartës pasi ata janë në të vërtetë duke shpenzuar paratë e kompanisë . Duhet të ekzistojë një proces miratimi ku punonjësit duhet të zgjidhen, rishikohen dhe miratohen. Nëse një punonjës ka kredi të keqe, a duhet t'i jepet një kartë prokurimi e kompanisë?
Vendosja e limiteve të shpenzimeve
Ashtu si çdo kartë krediti, duhet të ketë një limit kredie për përdoruesit.
Kompanitë e kartës së kreditit u japin kartelave një limit bazuar në aftësinë e tyre për të paguar. Për mbajtësit e kartelave të prokurimit, kompanitë duhet t'i japin mbajtësit e kartelave një kufizim shpenzimi që është i përshtatshëm për pozitën e tyre dhe shpenzimet e tyre të mundshme. Për shembull, një person i punësuar si analist i IT-së mund të kërkohet vetëm për blerjen e bojës së printerit dhe periferikësh të vegjël kompjuterikë, të cilat mund të arrijnë vetëm disa qindra dollarë në vit. Kufiri i shpenzimeve për këtë punonjës duhet të pasqyrojë këtë dhe të mos jepet një limit i shpenzimeve të përgjithshme prej $ 2500 që mund t'i jepet të gjithë stafit të TI. Kufijtë e shpenzimeve duhet të rishikohen në baza periodike në mënyrë që të jepet një nivel i duhur për punonjësit bazuar në shpenzimet e tyre aktuale.