Këshilla mbi zhvillimin e një politike efektive të kartës së kreditit të punonjësve

Si të ulni shpenzimet e panevojshme

Në ditët e sotme, bizneset e vogla dhe të mëdha po përpiqen çdo mënyrë për të minimizuar shpenzimet që kanë të bëjnë me udhëtimin ose ndonjë blerje tjetër të bërë nga punonjësit në dobi të ndërmarrjeve. Një nga mënyrat më të mira për të shkurtuar shpenzimet e panevojshme të punonjësve është duke krijuar një politikë të kartës së kreditit të punonjësve. Për të zvogëluar keqpërdorimin e kartës së kreditit të kompanisë, kompania duhet të nxjerrë rregulla dhe rregullore në lidhje me mënyrën se si duhet përdorur kartela e kreditit të biznesit .

Megjithatë, jo shumë kompani janë të vetëdijshme për mënyrat më të mira se si të zhvillohen politikat e kartave të kreditit. Shumë pronarë biznesi gjithmonë kanë dëshirën për të krijuar këto politika, por mungojnë drejtimet se si ta bëjnë këtë. Për shkak të kësaj, këtu është një përshkrim i gjallë se si kompanitë mund të krijojnë në mënyrë efektive politikat e kartës së kreditit të punonjësve.

Përgjegjësitë e mbajtësit të kartelës

Nëse një kompani lëshon karta krediti për punonjësit e saj, duhet të vendosen rregulla që rregullojnë përdorimin e kartës. Punonjësit duhet të mbahen përgjegjës për sigurinë e kartës, si dhe për privatësinë e çdo informacioni që lidhet me kompaninë. Punonjësit duhet të sigurojnë që kartela të mbahet në një vend të sigurtë, karta është e lirë nga aktivitetet mashtruese dhe numri i identifikimit të kartës është i mbrojtur. Kompania gjithashtu duhet të deklarojë se karta e kreditit të biznesit është e kufizuar vetëm për t'u përdorur nga punonjësi dhe jo nga ndonjë individ tjetër.

Spelling Out Limitet e Shpenzimeve

Kompania duhet të jetë në gjendje të dalë me rregulla që diktojnë aktivitetet ose transaksionet ku duhet të përdoret karta krediti.

Në fakt, shpenzimet duhet të kufizohen në nevojat e punonjësve të caktuar. Çdo departament duhet të ketë kufijtë e tyre të shpenzimeve. Si kompani, është mirë që çdo punonjës të njoftohet për limitet e shpenzimeve në kohën e lëshimit . Përveç kësaj, çdo punonjës nuk duhet ta tejkalojë këtë kufi dhe nëse dikush e bën këtë, ata kanë detyrime mbi kuotën e limitit.

Së fundmi, kartat e kreditit të kompanisë nuk duhet të përdoren kurrë për avancimet në para të gatshme.

Raporti i rregullt i përdorimit

Çdo kompani duhet të mbajë punonjës përgjegjës për çdo përdorim të kartës së kreditit të kompanisë. Le të themi se në fund të çdo muaji, çdo punonjës duhet të paraqesë një shpjegim të detajuar të të gjitha akuzave, faturat dhe kodet e kontabilitetit të duhur. Çdo punonjës duhet të sigurojë që ato të bashkëngjisin faturat e shpenzimeve në deklaratën mujore përpara se të dorëzohen në kompani për qëllime verifikimi. Të gjitha këto duhet të bëhen në kohë për të shmangur pagesat me vonesë. Kjo do të sigurojë që kompania të monitorojë shpenzimet mujore me lehtësi dhe auditimi të bëhet më i thjeshtë.

Asnjë Përdorim i Kartelave në Shpenzime Individuale

Kompania duhet të jetë shumë e rreptë në përdorimin e kartës së kreditit të punonjësve në atë që askush nuk lejohet ta përdorë atë për shpenzimet personale. Shkurtimisht, përdorimi i kartës duhet të kufizohet në aktivitetet e lidhura me biznesin. Përkufizimi i përdorimit personal, në këtë rast, është një shpenzim jo i lidhur me funksionimin e biznesit. Kompania duhet të jetë shumë e vështirë për çdo punonjës që përdor kartën për pagesat e tij / saj.

Shqyrtimi i përdorimit

Nëse një kompani lëshon kartat e kreditit të punonjësve, rekomandohet që të kryhet një shqyrtim i kartelës pas një periudhe të caktuar kohore.

Shqyrtimi i kartelës duhet të bëhet nga mbikëqyrësi i drejtpërdrejtë i punonjësve së bashku me një anëtar të departamentit të kontabilitetit të kompanisë. Mbikëqyrësi i punonjësit duhet të sigurojë që përdorimi i kartës është i kufizuar në atë që ishte menduar për të. Nga ana tjetër, departamenti i kontabilitetit duhet të verifikojë nëse të gjitha faturat dhe dokumentet tjera të shpenzimeve të paraqitura nga punonjësi janë autentike.

Prandaj, çdo kompani duhet të ketë një politikë efektive dhe të besueshme të kartës së kreditit të punonjësve për të penguar keqpërdorimin e kartës nga individët. Do ta vendosë një kompani në një pozitë të mirë financiare pasi asnjë punonjës nuk do ta keqpërdorë kartelën e tij për shpenzime personale. Gjithashtu, kompania duhet të sigurohet që mbikëqyrësi dhe departamenti i kontabilitetit të kuptojnë të gjitha aspektet e politikës.