Mësoni Bazat e Ndërtimit të një Buxheti Event

Si një planifikues ngjarjeje , qëndrimi brenda buxhetit të klientit tuaj është çelësi. Dhe për ta bërë këtë, keni nevojë për një buxhet të detajuar të ngjarjes që ju dhe klienti juaj janë dakord. Nëse jeni i ri në planifikimin e ngjarjeve ose në një profesionist të kalitur, mbajtja e një buxheti për ngjarje do t'ju ndihmojë të qëndroni të organizuar dhe të përgatitur për çdo hetim të klientit - dhe t'ju ndihmojnë të shmangni kalimin e buxhetit. Për një ngjarje bazë, si një seminar apo një darkë, Excel ose programe të tjera të spreadsheeteve mund të jenë të dobishme.

Listoni katër kategoritë e mëposhtme përgjatë krye:

Pastaj, kategorizoni dhe përcillni artikujt e shpenzimeve.

Menaxhimi i një buxheti për ngjarje

  1. Koston e qirasë së site-it. Ndërsa planifikoni vetë ngjarjen dhe kur takoni menaxherin e shitjeve të vendit tuaj, përcillni të gjitha tarifat e projektuara për qira për hapësirën e ngjarjes dhe funksioneve, mbajtjen e shtëpisë, trajtimin e bagazheve dhe shpenzimet përkatëse.

  2. Vlerësoni shpenzimet e hotelerisë. Kjo përfshin të gjitha akuzat për ushqim dhe pije, duke përfshirë këshilla dhe shpërblime - të cilat mund të përbëjnë deri në 30%.

  3. Pagesat e transportit të dokumenteve. Kjo përfshin anijet, trajnerët, transferimet e ngjarjeve dhe çdo shpenzim të lidhur.

  4. Shtoni shpenzimet e dekorimit. Shumica e ngjarjeve përfshijnë shpenzimet për dekor, të tilla si centerpieces, florals, Rentals tent, etj Kjo është ajo ku ju listën ato shpenzime.

  5. Argumentet e dokumenteve dhe tarifat e pajisjeve. Shpenzimet e zakonshme në këtë kategori përfshijnë pajisjet A / V, por është gjithashtu një vend i mirë për të renditur honorarët për folësit ose nëse jeni duke marrë punë artistësh.

  1. Përmblidhni tarifat e printimit. Disa akuza të vogla për artikujt aktualisht kombinohen për të bërë një artikull të madh shpenzimesh. Këto përfshijnë ftesat, simbolet e emrit, broshurat e programeve, shenjat e ngjarjeve dhe parulla.

  2. Pika për dhurata. Një tip i zakonshëm i ngjarjeve nuk është që kurrë të lejojë një mysafir të largohet nga dora e zbrazët. Pra, çfarëdo dhurate ose dhuratash që jepni, përcillni koston për ta veç e veç; ju do të jetë i habitur se sa këto artikuj mund të kushtojë.

  1. Identifikoni shpenzimet e aktiviteteve. Nëse ngjarja juaj përfshin aktivitete të tilla si golfing, tenis, spa, rafting, biking, ose aktivitete të tjera, ju do të dëshironi të vini re koston e këtyre tarifave veç e veç. Konsideroni përmbledhjen e kostos totale në fletën tuaj të tabelës dhe bashkëngjitni një avari.

  2. Shpenzoni shpenzime të tjera. Nëse një shpenzim nuk bie në ndonjë nga kategoritë e mësipërme, listoni ato si një element shpenzimesh të ndryshme këtu.

  3. Jepini vetes një kategori fondesh të paparashikuara. Në varësi të madhësisë apo kompleksitetit të një ngjarjeje, mund të dëshironi të jepni sa më shumë deri në 20% të buxhetit të ngjarjes këtu. Pavarësisht nga planifikimi më i mirë, akuzat do të tejkalojnë planet e parashikuara me shpenzimet që nuk i konsideroni kurrë. Kjo do t'ju mbajë të kaloni buxhetin çdo herë.

  4. Përmblidhni shpenzimet e parashikuara. Ndërsa ndërtoni programin tuaj të ngjarjes, do të keni një projeksion të mirë të shpenzimeve totale. Ky është informacioni që do të ndani me klientin e ngjarjes për t'u siguruar që ata janë të vetëdijshëm për buxhetin e ngjarjes në mënyrë që të mos ketë surpriza më vonë.

  5. Përmblidhni shpenzimet aktuale. Kjo ndodh pas përfundimit të ngjarjes. Nëntotaloni fazat në 10 kategoritë e mësipërme dhe dokumentoni buxhetin aktual. Nëse është shumë e favorshme, identifikoni kursimet në buxhetin aktual kundrejt buxhetit të parashikuar, duke treguar vlerën që keni sjellë në rol.