Çfarë planifikuesit e ngjarjeve publike mund të mësojnë nga qyteti i Çikagos
Organizatat e lagjes në qytete anembanë vendit mbajnë ngjarje të veçanta publike dhe të komunitetit, siç janë festat në natyrë, panaire të rrugëve dhe karnavalet. Shumë nga këto ngjarje publike - veçanërisht ato të suksesshme - bëhen festime të parashikuara dhe nganjëherë një pikë krenarie për komunitetin pritës. Përderisa ka aspekte të planifikimit dhe ekzekutimit të ngjarjeve që ndahen në të gjitha llojet e ngjarjeve nga dasmat në konferencat e korporatave , ngjarjet publike priren të kenë nevojat dhe sfidat e tyre. Një nga këto faktorë të veçantë të planifikimit të ngjarjeve publike është duke punuar me dhe duke marrë leje nga agjencitë qeveritare.
Ndonjëherë mënyra më e mirë për të mësuar është vetëm të hidhen drejtë. Herë të tjera, ia vlen të mësojmë nga mësimet dhe përvojat e të tjerëve. Në këtë rast, ne do të mësojmë nga qyteti i Çikagos. Përvoja me organizimin e rreth 350 ngjarjeve të veçanta në të gjithë Çikago, Zyra e Kryebashkiakëve të Ngjarjeve të Veçanta krijoi Udhëzuesin e Burimeve Speciale të Ngjarjeve dhe Paketa për Lejet Speciale të Ngjarjeve , që përfshin ide praktike që qytetet e tjera mund të inkorporojnë në ngjarjet e tyre të komunitetit. Këtu janë këshilla kryesore për planifikimin e ngjarjeve të suksesshme të komunitetit nga vetë zotërit.
01 - Keni një proces formal të aplikimit
Në Çikago, kodi komunal kërkon nga organizatat që dëshirojnë të mbajnë një ngjarje të komunitetit për të paraqitur një aplikim zyrtar që pajtohet me disa udhëzime për ngjarje, siç janë:
- Asnjë pagesë nuk mund të ngarkohet për pranim (vendosni një shumë donacioni)
- Shitësit e ushqimit duhet të jenë të licencuar dhe të kenë certifikim
- Shitësit e pijeve duhet të licencohen (vetëm birrë dhe verë)
- Shitësit e mallrave duhet të licencohen
- Autoriteti i Transitit të Çikagos duhet të njoftohet
Të kesh një proces formal të aplikimit për ngjarje të veçanta publike dhe komunitare mund të zvogëlosh ngarkesën e punës dhe të harmonizosh miratimet, që është një fitore e fitueshme për të gjithë.
02 - Kërkoni një leje speciale për ngjarje
Përveç procesit të aplikimit të ngjarjeve, qyteti i Çikagos gjithashtu kërkon që organizatorët të paraqesin një aplikim për leje speciale të ngjarjes, i cili përmban kërkesat e tij si:
- Aplikimi duhet të dorëzohet një minimum prej 45 ditësh para ngjarjes
- Aplikacionet duhet të jenë të noterizuara
- Organizatorët duhet të prodhojnë një certifikatë sigurimi për $ 1 milion në përgjegjësi të përgjithshme komerciale që emërojnë Qytetin e Çikagos si një sigurim shtesë
Ndërkohë që në fillim mund të duket se Çikago thjesht krijon një numër të vogël bërthamash burokratike për të kapërcyer kur është fjala për ngjarjet e komunitetit, pa i bërë aplikimet tepër të vështira, qyteti ka siguruar që të gjitha ngjarjet publike të plotësojnë kërkesat e tyre - shumë nga të cilat kanë të bëjnë me sigurinë.
03 - Kërkoni një hartë të ngjarjeve me aplikim për leje
Si pjesë e një aplikimi për leje të veçanta të ngjarjes, organizatorët duhet të paraqesin një hartë të ngjarjes që identifikon zonat e mbylljes së rrugëve dhe planin e ri-itinerarit. Duhet të konsiderojë hapësirat publike të garazhit, qasjen në rrugë me pemë dhe hapësirën e korsirave të zjarrit. Shenjat e devijimit dhe barrikadat duhet të jenë në përputhje me kërkesat e qytetit dhe organizatorët duhet të marrin këto furnizime drejtpërdrejt. Gjatë lëshimit të lejes merren parasysh çështjet vijuese:
- Sigurisë publike
- Afërsia e një ngjarje tjetër në zonë në të njëjtën kohë
- Lëshimi i mëparshëm i lejes për një ngjarje tjetër në të njëjtën hartë të lokacionit
04 - Kërkesa për çadra dhe çati
Në Çikago, çadra ose kulla që janë më të mëdha se 240 metra katrorë në ngjarje publike kërkojnë leje nga qyteti. Nëse është më i madh se 600 metra katrorë, vizatimet duhet të vulosen nga një arkitekt i licencuar ose inxhinier strukturor dhe duhet të dorëzohen planet e daljes dhe të emergjencës duke përfshirë shenja dhe ndriçim. Nëse madhësia tejkalon 4.000 metra katror, kërkesa për leje duhet të dorëzohet nga kompania përgjegjëse për ngritjen e strukturës. Ky proces siguron që masat e sigurisë të merren seriozisht.
05 - Kërkoni Partneritete me Zyrtarët e Sigurisë Publike
Ngjarjet e veçanta në Çikago duhet të përfshijnë edhe policinë dhe departamentet e zjarrit. Organizatorët duhet të takohen me komandantin e policisë (dhe / ose me përfaqësuesin e tij ose të saj) për të trajtuar çështje të tilla si një korsi trafiku për automjetet e emergjencës, planet e sigurisë dhe komandën e caktuar në këtë ngjarje. Organizatorët duhet të caktojnë një individ që do të veprojë si një ndërlidhës në departamentin e policisë, departamentet e zjarrit, rrugët dhe shërbimet sanitare, zyra e ngjarjeve të veçanta dhe të tjera. Kjo do të ndihmojë që të keni një person të ditur dhe me përvojë në ekipin tuaj që shërben si pikë koordinimi për të gjitha këto departamente publike.
06 - Siguroni një listë kontrolli për kodin e zjarrit
Organizatorët e festivalit dhe të ngjarjeve në Çikago ofrohen një listë kontrolli dhe kërkohet që të plotësojnë disa kërkesa për kodin e sigurisë nga zjarri, duke përfshirë:
- Tenda duhet të bëhen nga materialet retardante të zjarrit (kërkohet certifikimi)
- Në çdo kabinë kërkohet aparat zjarri
- Rreshtat e përkohshëm të ulëseve do të vendosen nga 5 deri në 14 persona (maksimumi)
- Shtojcat e përkohshme të shtrimit duhet të jenë minimum 36 inç
- Lëngjet e ndezshme nuk duhet të ruhen në asnjë tendë, tendë ose kabinë
- Mbeturinat nuk do të lejohen të grumbullohen
- Litarët elektrikë duhet të regjistrohen poshtë dhe do të rekomandohen shitore të shumëfishta
- Rekomandohen korsitë e zjarrit për automjetet e urgjencës (korsia e zjarrit prej 10 këmbësh)
- Rekomandohet për anëtarët e stafit CPR bazë dhe kurse të ndihmës së parë
Planifikuesit e eksperiencave ose të rinj të ngjarjeve publike njësoj të gjithë vlerësojnë një listë të mirë të kontrollit.
07 - Sigurimi i Praktikave të Sigurisë Ushqimore
Qyteti i Çikagos kërkon që shitësit të ndjekin një klasë nga Departamenti i Shëndetësisë përpara se të paraqesin ndonjë aplikacion. Gjithashtu, shitësit duhet të marrin një Trajnim dhe Çertifikim të Sanitetit të Festivalit Veror (ofruar nga Shoqata e Restorantit Illinois). Zyrtari i shëndetësisë, i cili përcakton nëse një shitës do të marrë një leje për operim, mban autoritetin për të pezulluar çdo leje në çdo kohë.
Qyteti përshkruan rregulla të hollësishme për ushqimin, enët, etiketat, mbrojtjen e ushqimit, higjienën personale të personelit, pajisjet ushqimore, mbeturinat, ndërtimin e kabinëve dhe materialin toksik. Ajo gjithashtu kërkon që shitësit të marrin pjesë në një seminar të detyrueshëm sanitar.
Në një ngjarje të veçantë lidhur me shënimin , licenca e pijeve duhet të merret 20 ditë para ngjarjes.
08 - Keni një Plan për Kontraktimin e Shërbimeve të Qytetit
Kontraktuesit publikë ose privatë duhet të punësohen për një sërë shërbimesh, duke përfshirë vendosjen e shenjave të parkimit , sigurimin e barrikadave, rimarrjen, refuzimin e batutave, riciklimin e batutave, linjat, pastrimin, grumbullimin e mbeturinave, shërbimet elektrike dhe / ose pajisjet e shëndosha. Në Çikago, Departamenti i Rrugëve dhe Kanalizimeve është në dispozicion për të ofruar shërbime të tilla në një tarifë për orar të caktuar sipas ekspertizës.
Po ashtu, një program riciklimi kërkohet si pjesë e paketës speciale për lejet e ngjarjeve në Çikago. Me rritjen e popullaritetit të ngjarjeve të gjelbërta , kjo nuk është një ide e keqe!
09 - Kërkesa për leje kafshësh
Nëse kafshët janë përfshirë në ngjarje në ndonjë mënyrë, qyteti i Çikagos kërkon që emri i një veterani lokal i cili do të jetë i pranishëm në ngjarje duhet të dorëzohet me aplikimin për ngjarje. Ky person do të jetë përgjegjës për sigurimin e ndonjë kafshë të sëmurë ose të lënduar. Gjithashtu, Komisioni për Kujdesin dhe Kontrollin e Kafshëve mund të inspektojë kafshët para përdorimit të tyre në aktivitetet publike.
10 - Menaxhimi i sinjalizimit dhe promovimit të ngjarjeve
Organizatorët e ngjarjeve publike në Çikago kanë mundësinë të marrin ekspozimin shtesë të ngjarjeve me banderola të poleve të lehta. Natyrisht, qyteti i menaxhon këto kërkesa që kërkojnë që organizatorët të plotësojnë një aplikim për lejen e flamurit që përfshin një kopje të grafikut të propozuar të flamurit, datën e ngjarjes dhe çdo aspekt tjetër të rëndësishëm të kërkesës. Departamenti i rrugëve dhe kanalizimeve menaxhon këto lloje të kërkesave.