Përveç funksioneve themelore të zyrës, ndihmësi administrativ dhe sekretari ekzekutiv janë gjithashtu përgjegjës për shkrimin ose përgatitjen e raporteve, organizimin dhe caktimin e takimeve, rishikimin e mesazheve hyrëse për të përcaktuar rëndësinë e tyre, përgatitjen e agjendave për mbledhjet e bordit, marrjen e aranzhimeve të udhëtimit, hulumtimin, përgatitjen e korrespondencës, dhe mbikëqyrjen dhe trajnimin e stafit të nivelit të ulët të zyrës.
Këto role mund të kërkojnë nivele të ndryshme të përvojës dhe të kenë ndonjë nga këto tituj të ngjashëm pune:
- Asistenti administrativ i nivelit të parë
- Asistent i administratorit
- Asistente e Lartë Administrative
- Sekretari Ekzekutiv
- Sekretar i lartë ekzekutiv
- Menaxher zyre
- Menaxheri i Lartë i Zyrës
Shënim: Asistentët ligjorë dhe mjekësorë janë mjaft të ndryshëm dhe kërkojnë trajnim të posaçëm të kërkuar në profesionin në të cilin ata punojnë.
Dallimet ndërmjet asistentëve administrativë dhe sekretarëve ekzekutivë
Rolet e sekretarëve ekzekutivë dhe asistentëve administrativë kanë mbivendosje të konsiderueshme dhe dallimet në role mund të ndryshojnë nga organizata. Në disa raste, sekretari ekzekutiv fokusohet në më shumë detyra administrative për një menaxher ose drejtues, të tilla si planifikimi i takimeve, planifikimi i udhëtimeve, trajtimi i komunikimeve me shkrim dhe madje edhe mbajtja e llogarive. Një asistent administrativ mund të përqëndrohet në më shumë detyra të operacioneve të biznesit dhe të marrë më shumë rol udhëheqës në disa kapacitete, duke krijuar agjenda për takime ose konferenca, menaxhimin e buxheteve dhe trajtimin e faturimit të shitësit.
Asistentëve administrativë mund të kërkohet që të kenë një arsim më të specializuar në disa raste kur menaxhimi i operacioneve të biznesit është kritik.
Aftësitë kryesore të punës
Të dy sekretarët ekzekutivë dhe asistentët administrativë kanë një grup thelbësor të aftësive të punës që janë thelbësore në secilin rol. Këto përfshijnë aftësi organizative të jashtëzakonshme, aftësi të shkëlqyera komunikuese me shkrim dhe me gojë, si dhe një vëmendje të madhe në detaje dhe profesionalizëm.
Ata duhet të posedojnë aftësi teknike me mjete për automatizimin e zyrave, duke përfshirë elementet softuerike si Microsoft Word, Excel dhe PowerPoint, si dhe mjete kontabël siç janë QuickBooks .
Asistente Administrative ose Sekretari Ekzekutiv në një Zyrë të Vogël
Në një zyrë të vogël, përgjegjësitë e një asistenti administrativ ose të sekretarit ekzekutiv zakonisht kryhen nga një numër i stafit të zyrës. Disa punë mund të bëhen në fakt nga drejtuesit e vetë kompanisë dhe ndihmësit administrativ apo rolet e sekretarit ekzekutiv mund të përfshijnë një larmi më të madhe përgjegjësish sipas nevojës në organizatën më të vogël.
Asistente Administrative ose Sekretar Ekzekutiv në një Zyrë të Mesme
Ndërsa rritet madhësia e një kompanie, rritet nevoja për një person që është shumë i organizuar dhe mund të kryejë një larmi të madhe të detyrave. Kjo është veçanërisht e vërtetë për drejtuesit që udhëheqin kompanitë që kërkojnë nivele të larta konfidencialiteti dhe integriteti për biznesin që po zhvillohet.
Asistente administrative ose sekretar ekzekutiv në një zyrë të madhe
Është e zakonshme që një zyrë e madhe të ketë disa asistentë administrativë dhe / ose sekretarë ekzekutivë. Në këtë madhësi të kompanisë, zakonisht është e nevojshme që të ketë një menaxher zyre që koordinon stafin që shërben drejtuesit e kompanisë.
Në disa raste, një asistent administrativ do të shoqërojë ekzekutivin në udhëtime të gjata pune në mënyrë që të ndihmojnë me aranzhimet e mbledhjes, planifikimin dhe detyra të tjera të rëndësishme organizative.