Planifikuesit e ngjarjeve dhe takimeve pritet të kontribuojnë ose të shkruajnë letra dhe materiale zyrtare për mbledhjet, udhëtimet stimuluese dhe programet e tjera që ata organizojnë. Nuk duhet të duket si një detyrë shumë e madhe, por është e rëndësishme të ndiqni disa hapa për të ndjekur etikën e duhur të ftesës dhe për të shmangur detajet e rëndësishme që mungojnë për mysafirët tuaj.
Ja si:
Krijo një temë ngjarjeje. Para se të shkruajnë letra dhe materiale të ftesës zyrtare, planifikuesit duhet të sigurohen se kanë një temë joshës për programin. Pyetjet e mëposhtme do të ndihmojnë në fillimin e procesit të ideve: A është kjo një konferencë, seminar apo udhëtim nxitës? Ku është duke u mbajtur? Çka është unike për atë destinacion apo vendtakim? Cila është orari i përafërt për ngjarjen? Cilat janë disa nga qëllimet e programit? Pse një pjesëmarrës dëshiron të marrë pjesë? Këto pyetje do të ndihmojnë për të krijuar një temë të mrekullueshme ngjarjeje.
Krijo një ftesë elektronike. Shumë letra formale dhe materiale për ngjarje të mëdha tani janë zhvendosur në sistemet e regjistrimit online për shkak të vëllimit të logjistikës së rëndësishme të ngjarjeve që duhet të kapen gjatë procesit të RSVP: drejtshkrimit të emrave, informacioneve të kontaktit, kërkesave ushqimore, qasjes së personave me aftësi të kufizuara, detajet e programit, aktivitetet e informacionit dhe më shumë. Shënim: Ngjarjet më pak të komplikuara mund të përdorin një faqe të vetme të internetit ose imazhin e dizajnit grafik të dërguar me email për të përcjellë detajet e ngjarjeve dhe kontaktet RSVP.
Krijo një ftesë të printuar. Në varësi të natyrës së programit ose ngjarjes tuaj, etiketa e ftesës mund të sugjerojë që të shkruani letra ftese formale dhe shënime për të lejuar vizitorët tuaj të dinë që me të vërtetë e vlerësoni praninë e tyre. Kjo është ndryshe nga materialet e ngjarjes; në vend të kësaj, merrni në konsideratë një kartë ftese të thjeshtë që ju siguron informacion të vlefshëm për mysafirin tuaj, duke përfshirë hostin dhe titullin e tij / saj, temën e ngjarjes, datën dhe / ose kohën dhe një kontakt të RSVP.
Shkrimi i ftesave formale të ngjarjes. Si pjesë e ftesës elektronike, ju duhet të përshkruani informacione të nivelit të lartë rreth programit dhe ngjarjes. Për shembull, nëse ky është një udhëtim nxitës ose një konferencë shumëditore, ju do të dëshironi të përfshini: destinacionin, vendin kryesor të hotelit / konferencës, temën kryesore, folësit (përfshirë bios), orarin, aktivitetet, logjistikën dhe detajet rreth regjistrimit. Letrat dhe materialet e ftesës duhet t'u sigurojnë miqve me arsye për të marrë pjesë dhe gjithmonë të përfshijnë një thirrje për veprim.
Etiketa e Ftesës fillon me pasqyrën e destinacionit / vendndodhjes. Kur shkruani letra formale dhe materiale, gjithmonë është më e sigurt të supozoni se askush nuk ka qenë në vendin ku po e mbani programin. Kjo do të thotë që duhet të shkruani një pasqyrë të shkurtër të destinacionit dhe / ose hotelit / objektit / vendit ku zhvillohet programi. Nëse planifikoni një ngjarje shumëditore, mbani këtë informacion sa më të lartë, por sigurohuni që të gjeni informata të mjaftueshme për t'i dhënë mysafirëve njohuri unike për vendin dhe përse ata duhet të investojnë kohën e tyre atje me ju.
Etiketa e ftesës kërkon programin e ngjarjes. Nëse planifikoni një ngjarje shumëditore, si një program nxitjeje, materialet e ftesës duhet të përfshijnë sa më shumë detaje që të jetë e mundur në mënyrë që mysafirët të planifikojnë kohën e duhur me ju. Kjo do të thotë se ftesa juaj duhet të identifikojë metodat e mbërritjes dhe kohën kur ata pritet të marrin pjesë, herë për takimet e biznesit dhe aktivitetet (dhe zgjedhjet e aktiviteteve), informacionin rreth ngrënies dhe informacionin e nisjes.
Etiketa e ftesës kërkon përshkrime të aktiviteteve. Kur shkruani letra dhe materiale të ftesës zyrtare, jepni një pasqyrë të aktiviteteve të ndryshme për t'i ndihmuar mysafirët të përcaktojnë më mirë se çfarë përputhet me interesat e tyre. A është programi juaj i golfit një ngjarje 1/2 ditore ose e plotë? Cila është "klasa" e pragjeve të lumenjve që fluturojnë? Cila është lartësia ku jeni duke pritur ngjarjen, dhe sa të lartë do që ju program mountain biking ju merr? Cila është kohëzgjatja e kohës për një klasë pikture dhe çfarë do të mësojnë?
Etiketa e ftesës kërkon informacion rreth logjistikës së takimit. Përsëri, duke supozuar që po organizoni një program shumëditor, të ftuarit duhet të pajisen me detaje për secilën nga pikat e mëposhtme:
- Rezervimet e fluturimit
- Regjistrimi i ngjarjes
- Rezervimet e dhomave
- Transfertat e aeroportit
- Kodi i veshjes
- mot
- Procedurat e kontrollit
- Sendet jo të rimbursueshme
- Kontaktet e personelit pritës
Zhvilloni agjendën e ngjarjes përfundimtare. Kjo do të duket ndryshe nga materiali i ftesës fillestare, por duhet t'u ofrohet të ftuarve të ftuar pas mbërritjes ose vetëm para se të marrin pjesë në një aktivitet. Duhet të përfshijë një orë pas ore (është mirë për të kombinuar orë) pasqyrë e asaj që është planifikuar kur dhe ku. Nëse keni gjurmë të shumta arsimore të planifikuara njëkohësisht, është e dobishme të përshkruani ato këngë në grupe në mënyrë që pjesëmarrësit të dinë se cilat tema janë planifikuar kur dhe ku.
Krijo letrën e mirëpritur të ngjarjes. Shumë planifikues luftojnë me atë informacion që ata duhet ose nuk duhet të përfshijnë në letrat e mirëseardhjes. Këshilla më e mirë është që ta mbani mesazhin e mirëpritur dhe t'i lejoni të ftuarit të dinë se janë të mirëpritur dhe vlerësuar. Etiketa e ftesës sugjeron që letra duhet të nënshkruhet nga organizatori zyrtar i ngjarjes.
Një nga artikujt më të anashkaluar të ftesës për ngjarje është njoftimi i nisjes. Si pjesë e letrës së mirëpritur dhe çdo dhuratë mbërritjesh, është e rëndësishme t'i bashkëngjitni detajet se si do të largohen mysafirët.
Krijo kartela menu. Nëse jeni duke planifikuar një mëngjes, drekë ose darkë, mysafirët gjithmonë e vlerësojnë duke parë kartat e menysë që përshkruajnë artikujt e menusë për çdo kurs të vaktit. Kjo u jep atyre diçka për të folur rreth mbledhjes me të tjerët në tavolinën e tyre dhe lejon stafin e pritjes për të shpejt të marrë zgjedhje menu nga mysafirët, duke ndihmuar për të mbajtur orarin në rrugën e duhur. Shënim: Nëse jeni duke planifikuar një surprizë të veçantë gjatë vaktit, si një ëmbëlsirë themed për disa argëtime unike, është e dobishme t'i mbani ato artikuj jashtë kartës së menysë për të rritur efektin e veçantë.
Krijoni kartat e vlerësimit të kartës së vlerësimit. Nëse kjo është një dhuratë mbërritjes ose një dhuratë jastëk, çdo dhuratë mirënjohje duhet të ketë kartën e shënimeve të dhurata. Kjo është një mundësi për të përforcuar mesazhet "thank you" dhe për t'i bërë mysafirët tuaj të ndihen të veçantë. Është e dobishme të përfshihen formulimet dhe mesazhet që pasqyrojnë temën e vetë ngjarjes.
Krijo njoftime të nisjes individuale.
Ditën para nisjes, dërgoni njoftime në dhomat e ftuar që i përkujtojnë kur do të largohen, duke përfshirë numrin e fluturimit dhe kohën e nisjes. Kjo siguron një mundësi për të rregulluar çdo gabim të minutës së fundit që mund të ketë qenë anashkaluar gjatë planifikimit të logjistikës.
Këshilla:
- Sigurohuni që keni një dizajner grafik të madh dhe një proces regjistrimi online. Sfida e sotme është se ekzistojnë shumë sisteme të ndryshme të regjistrimit të ngjarjeve online , por ato kërkojnë shumë customization ose përdorimi i sistemeve të palëve të treta ende konsiderohen pak të kushtueshme për një bazë të caktuar. Kjo është arsyeja pse shumë planifikues ende mbështeten në veglat dhe burimet e tyre në shtëpi.
- Gjeni veten një dyqan të madh shkrimi. Megjithëse organizatat po lëvizin gjithnjë e më shumë në përdorimin e formave elektronike të komunikimit, kjo ende nuk zëvendëson ndikimin që japin ftesat e shtypura dhe materialet e ngjarjes. Kërkoni shkrime që do të komplimentojnë temën tuaj të ngjarjes dhe ndryshojnë stilet e letrës dhe madhësive për të krijuar më shumë interes dhe dramë. Mysafirët tuaj do të vërejnë përpjekjet.
- Krijo një shabllon dhe kopjoj nga atje. Planifikuesit duhet të krijojnë një ftesë template dhe materiale, dhe thjesht të përditësojnë ngjarjet e reja nga modelet e programeve dhe ngjarjeve të mëparshme. Sigurisht, duhet të përzgjidhen dhe përdoren shkrime të reja, grafikë, tekst, etj., Kështu që çdo herë kërkohet një sasi e caktuar e personalizimit.