Organizata është çelësi për një konferencë të suksesshme
Planifikimi i konferencave është i ndryshëm nga llojet e tjera të planifikimit të ngjarjeve dhe përfshin hapa shtesë.
Konferencat kanë tendencë të jenë ngjarje në shkallë të gjerë që zakonisht marrin një ose më shumë vite për të planifikuar. Lista juaj e detyrave mund të përfshijë zgjedhjen e një vendi, rezervimin e dhomave të hoteleve, ngritjen e regjistrimit në internet, sigurimin e folësve, rregullimin e apartamenteve të mikpritjes, mbajtjen e sallës së ekspozitës, planifikimin e takimeve, trajtimin e ushqimit dhe pijeve dhe më shumë. Përgatitja e një udhëzuesi të mirëorganizuar të planifikimit të konferencave që përshkruan hapat është një domosdoshmëri për çdo planifikues të suksesshëm të konferencës.
Hapat e mëposhtëm do t'ju ndihmojnë të përgatitni një udhëzues për planifikimin e konferencës që do të shërbejë si një plan për planifikimin e çdo konference. Personalizoni dhe modifikoni udhëzuesin bazuar në ngjarjen që planifikoni dhe mbani atë afër. Kur të përgatitet dhe të përdoret siç duhet, së shpejti do të bëhet mjeti më i vlefshëm për planifikimin e konferencës.
Filloni me bazat
Pjesa e parë e udhëzuesit për planifikimin e konferencës duhet të përfshijë bazat në lidhje me konferencën:
- Data dhe koha e ngjarjes
- Vendndodhja e ngjarjes (nëse dihet)
- Qëllimi i ngjarjes
Përfshini elemente të tjera të njohura, të tilla si datat alternative ose numri i pjesëmarrësve.
Cili është Plani?
Para se të hyni në planifikimin e elementëve të ndryshëm të një konference, duhet të kuptoni se cilat janë ato elemente të ndryshme dhe ku përshtaten në skemën e përgjithshme të ngjarjes suaj.
Pra, hiqni penën dhe bllokun ose uluni përpara kompjuterit dhe filloni të shkruani gjithçka që vjen në mendje. Mos u shqetësoni për listimin e gjërave në rend të rëndësisë ose në çdo lloj rendi kronologjik. Kjo do të vijë më vonë. Tani për tani, në thelb do të krijosh një version shumë të gjatë dhe të thjeshtë të listës suaj të listës, e cila do të thyhet në komponente të ndryshme të pavarura që do të trajtohen individualisht gjatë procesit të planifikimit.
Ky seksion mund të rendisë një nga të mëposhtmet:
- Zgjedhja e vendit
- Zgjedhja e hotelit
- Takimi i hapësirës
- Apartamente mikpritëse
- Salla e konferencave dhe kabinat
- Ceremonia e hapjes
- Regjistrimi i kryetarit / ekspozuesit
- Regjistrimi i pjesëmarrësve
- Marrëveshjet e udhëtimit
- Shenjat e pjesëmarrësve
- Programi i ngjarjeve
- Ushqim dhe pije
- Audio-vizuale
- Stafi në vend
Merrni ca kohë shtesë në përpilimin e kësaj liste, në mënyrë që të mos harxhoni asgjë dhe të shkoni përpara dhe të shtoni diçka që vjen më vonë. Mos u mbytni nga shumë fusha të përgjegjësisë të listuara; qëllimi këtu është të mendoni për gjithçka tani, kështu që ju mund të planifikoni dhe menaxhoni çdo artikull në mënyrë efikase.
Zgjidh një vendndodhje
Pasi të keni vendosur kur do të mbahet konferenca dhe të kuptoni qëllimin e përgjithshëm të ngjarjes, hapi tjetër është të zgjidhni një vend.
Në varësi të madhësisë së konferencës, mund të zgjidhni një vend për të gjitha nevojat tuaja të konferencës, nga salla e ekspozitës në sallat e takimeve, sallat e banketeve dhe dhomat e hoteleve. Nëse konferenca është shumë e madhe për t'u vendosur në një vend, kërkoni një vend që është në afërsi të hoteleve ose hoteleve të hotelerisë jashtë, kështu që pjesëmarrësit e konferencës nuk duhet të udhëtojnë shumë larg për të transferuar nga një ngjarje konferencë në tjetrën.
Mendoni për Regjistrimin e Pjesëmarrësve
Si do të regjistrohen pjesëmarrësit për këtë konferencë? Si do të marrin konfirmimin e regjistrimit? Si do të gjenerohen dhe shpërndahen etiketat e emrit në konferencë? Udhëzuesi për planifikimin e konferencës do të përfshijë përgjigje për të gjitha këto pyetje dhe duhet të përditësohet sapo të fillojë regjistrimi i konferencës.
Nëse një ngjarje pritet të tërheqë turma të mëdha, atëherë një sistem për regjistrimin e konferencave online është rruga për të shkuar.
Sistemi mund të përpunojë pagesa , të ndjekë regjistrimet dhe të organizojë informacione të tjera relevante dhe të ndihmojë në gjenerimin e raporteve.
Ekspozuesit dhe Sallat e Ekspozitave të Konferencave
Zonat e ekspozitës janë një tipar i përbashkët në konferenca, duke ofruar një mundësi për sponsorët dhe shitësit që të marrin me qira hapësirë për të promovuar produktet dhe shërbimet e tyre. Kjo është gjithashtu një mundësi për mbajtësin e konferencës për të sjellë të ardhura në qoftë se funksionet e ekspozitës promovohen dhe pranohen mirë. Në varësi të madhësisë së konferencës suaj, menaxhimi i ekspozuesve dhe salla e ekspozitës do të kërkojë kohë dhe burime shtesë, kështu që planifikoni në përputhje me rrethanat.
Siç u tha më lart, sistemet e regjistrimit të konferencës online janë mënyra më e mirë për të ndjekur regjistrimet, kështu që nëse prisni një numër të madh të ekspozuesve, atëherë konsideroni përfshirjen e regjistrimit të ekspozuesit në sistemin tuaj të regjistrimit të pjesëmarrësve. Ekspozuesit do të kenë gjithashtu nevojë për:
- Shenjat e ekspozuesit
- Harta e sallës së ekspozitës së konferencave me numrat e kabinëve të listuara
- Doracakët për shfaqjen e kabinës janë ngritur dhe shembur
- Kontratat e kabinës së ekspozitës
- Lista e shitësve në vend në dispozicion për të ndihmuar me qira dhe shërbime ekspozuese
Si planifikues konferencë , ju do të jeni përgjegjës për sigurimin e sigurisë për të siguruar sigurinë e materialeve të vendosura në sallën e ekspozitës.
Plani Detajet e Konferencës
Me disa përgjegjësi më të mëdha të trajtuara, të tilla si përzgjedhja e vendit të konferencave dhe regjistrimi i pjesëmarrësve, mund të zhvendosni fokusin tuaj në planifikimin e veçorive të konferencës. Siç është rasti me planifikimin e një ngjarjeje të çfarëdo natyre, organizata është me rëndësi si vëmendja në detaje.
Tani është koha për të nxjerrë nga kjo listë e gjatë lavanderie e sendeve për të bërë, që ju keni vënë së bashku në fillim të procesit të planifikimit të konferencës. Shikoni përmes listës dhe bëni ndryshime ose shtesa sipas nevojës për të reflektuar detyrat dhe përgjegjësitë e fundit. Më pas vendosni këto artikuj në mënyrë kronologjike, duke filluar me artikujt që mund ose duhet të përfundojnë shumë më herët. Për shembull:
- Bllok libër i dhomave të hotelit
- Hapësira e sallës ekspozitë rezervë
- Kërkimi i sistemeve të regjistrimit të konferencës online
- Planoni planin e marketingut të konferencës
Filloni në fillim dhe shkoni nga atje. Për çdo detaj që duhet të jetë i prirur, përfshi një vazhdim për t'u siguruar që kontratat janë nënshkruar dhe pranuar. Kur afrohet data e konferencës, artikujt e veprimit tuaj do të përfshijnë detyra afatshkurtra siç janë:
- Zgjidhni skemën e ngjyrave dhe dekor
- Bëni rregullime me lule
- Zgjidhni menunë
- Organizoni për transportin e aeroportit për folësit ose VIP
Konsideroni udhëzuesin e planifikimit të konferencës si doracak për çdo gjë që përfshihet në planifikimin e një konference, pavarësisht sa e vogël. Ky udhëzues do të bëhet shpejt një mjet i paçmuar që jo vetëm që do t'ju mbajë të organizuar dhe në orar, por do të qetësojë nervat kur afrohet data e madhe dhe pyetni nëse keni harruar diçka.