Ky është një mësim që mësova shpejt si koordinator i vendit dhe më vonë zhvillova listën e vet të instalimit për t'i mbajtur klientët të kënaqur (dhe të zënë) gjatë periudhës së konfigurimit të mbushur me stres.
Bëni karrocat tuaja të gatshme
Gjëja e parë që klienti juaj do të dëshirojë të bëjë është të shpaketojnë të gjitha furnizimet e tyre të ngjarjes nga automjeti i tyre. Kjo mund të jetë një detyrë e vështirë, sidomos nëse situata e parkimit është e vështirë për t'u naviguar. Imagjinoni që dikush që ecën në vendin tuaj me një ngarkesë të kutive të rënda - cila është gjëja e parë që do të kërkojnë? Përgjigjja është, sigurisht, një karrocë, ose ndonjë gjë tjetër që do të lehtësojë ngarkesën e tyre dhe do ta bëjë punën e keqdashëse të shkarkimit dukshëm më të lehtë. Duke pasur karroca në dispozicion kur ata ecin në vend është një mënyrë e thjeshtë për t'i bërë ata të ndihen "të lehtësuar" vetëm duke treguar.
Përgatitni Tabelat e Regjistrimit
Tjetër në listën e gjërave për të bërë për shumicën e klientëve po bëhet konfigurimi i regjistrimit. Kjo do të thotë që vendi juaj më mirë të ketë të gjitha komponentët e regjistrimit para se të arrijnë.
Kjo përfshin të gjitha tavolinat, karriget, elektrike dhe skajet. Organizimi i etiketave të emrit dhe materialeve të kontrollit do të konsumojnë shumë kohë për planifikuesit e ngjarjeve dhe ata nuk duhet të presin që ju të merrni këto gjëra të thjeshta në vend që ata të fillojnë.
Kanë vendosur të gjitha tabelat dhe linjat e dhomave
Vendosja e të gjitha tavolinave dhe karrigeve në hapësirën e ngjarjes mund të marrë njëfarë kohe.
Shpresojmë, nëse po vjen një ngjarje e mëparshme, ju i keni thënë klientit më parë se kur duhet të presin që të vendosen të gjitha komponentët e dhomës. Nëse klienti juaj ecën në një dhomë me dhjetëra punëtorë që përpiqen të ulin tavolinat dhe karriget, ka gjasa të panik. Idealisht, ekipi juaj i operacioneve do të ketë gjithçka të vendosur me pëlhurat e tavolinave në vend në mënyrë që planifikuesit të mund të fillojnë vendosjen e centerpieces, artikujve të ankandit, etj.
Get All Signage Out Early
Vetëm për shkak se planifikuesi i plumbit e di se si për të lundruar në ndërtesë nuk do të thotë se ekuipazhi i saj mbështetës bën. Ju mund t'i ruani të gjithë një shumë sherrash të panevojshme duke përditësuar shenjat brenda ndërtesës suaj sapo të fillojë periudha e konfigurimit. Mbani në mend se shitësit si floristët dhe DJ-të gjithashtu duhet të dinë ku të shkojnë. Këto janë të gjitha gjërat për t'u shqyrtuar me klientin tuaj para ditës së ngjarjes, por ato janë gjithashtu të nevojshme për t'u kujdesur për ditën e madhe.
Rishikimi i BEO dhe faturat
Përsëri, ju ndoshta i keni dërguar këto dokumente disa herë gjatë ditëve që çuan në ngjarje, por kurrë nuk i lëndon për t'i shqyrtuar ato për herë të fundit. Edhe pse koha e instalimit është e trazuar, duhet të mbash 15 minuta për të parë së bashku këto dokumente. Koordinatorët e lokaleve duhet të kenë një pako të gatshme për klientin e tyre që përfshin BEO, diagramin e dhomës dhe faturën e ardhshme.
Shumë pak planifikues me përvojë do të kalojnë në mundësinë për të shqyrtuar këto dokumente kritike.
Prezantimet
Sigurohuni t'i sillni anëtarët kryesorë të ekipit tuaj klientit tuaj për një hyrje formale. Kjo listë përfshin menaxherin e hotelerisë , kapitenin e banketit, mbikëqyrësit e operacioneve dhe koordinatorin audio / vizual. Mendoni në emër të klientit tuaj kur prezantoni ekipin - a ka ndonjë detaj që duhet diskutuar ballë për ballë me ekipin tuaj të menaxhimit? Fillimi i një bisede të shkurtër është një mënyrë efektive për të nxjerrë në pah se kush është përgjegjës për çdo fushë.
Kjo listë e shkurtër e artikujve të konfigurimit të ngjarjeve do të bëjë një rrugë të gjatë drejt mbajtjes së klientit tuaj të lumtur pas mbërritjes. Si përfaqësues kryesor për vendin tuaj, gjithmonë është mirë t'i jepni klientit numrin tuaj të telefonit celular në rast se diçka shkon keq ndërsa jeni duke punuar në zyrën tuaj.
Mos harroni, ata mund të irritohen nëse kanë nevojë për diçka, por ata do të jenë edhe më të frustruar në qoftë se ata nuk mund të gjejnë askënd për t'i ndihmuar ata!