Si një Plan Vazhdimi i Biznesit mund të mbrojë kompaninë tuaj

Ndërprerjet e biznesit mund të ndodhin në çdo kohë dhe shpesh ndodhin pa asnjë njoftim paraprak. Këto ngjarje të paplanifikuara mund të marrin forma të ndryshme - fatkeqësitë natyrore, humbja e personelit kyç, shkeljet e të dhënave, kthesat ekonomike, sulmet kibernetike, fatkeqësitë IT - por fjala e përbashkët është se ndodhja e këtyre katastrofave ka potencial të ngadalësojë ose të ndalojë, operacionet e biznesit tuaj.

Fatkeqësitë mund të ndikojnë në çdo biznes.

Nëse mendoni se biznesi juaj është shumë i vogël për t'u rrezikuar, mendoni përsëri. Nëse marrim parasysh vetëm ndërprerjet e sigurisë kibernetike, një 43 për qind e sulmeve kibernetike në mënyrë specifike targetojnë biznesin e vogël. Dhe kjo nuk faktor në të gjitha llojet e tjera të fatkeqësive që mund ta ndalojnë biznesin tuaj në gjurmët e tij. Duke ditur se më shumë se 40 për qind e bizneseve kurrë nuk do të rihapen pas një fatkeqësie, është vështirë të diskutohet me qëndrimin se duhet të planifikosh përpara për të pamendueshme. Si një pronar biznesi, ju duhet të dini saktësisht se çfarë duhet të bëni për të rikthyer biznesin tuaj dhe duke ecur shpejt nëse ndodh diçka e tmerrshme. Këtu ndodh një plan i vazhdimësisë së biznesit.

Cili është plani i vazhdimësisë së biznesit?

Një plan i vazhdueshmërisë së biznesit përshkruan në mënyrë proaktive hapat që ju do të merrni në biznesin tuaj për t'u shëruar (dhe në disa raste të parandaloni) katastrofat që mund të ndodhin. Qëllimi është të analizojë kërcënimet potenciale, të identifikojë fushat esenciale të biznesit, të cilat duhet të përqendrohen së pari, dhe të përshkruajnë qartë se çfarë duhet të ndodhë për të shmangur humbjet e humbura ose pengesat e vazhdueshme të biznesit.

Një plan efektiv i vazhdimësisë së biznesit duhet të përfshijë informacionin e mëposhtëm:

• Një përmbledhje e proceseve dhe funksioneve më kritike të biznesit.
• Një analizë e plotë e kërcënimeve të mundshme që mund të prishin operacionet e biznesit.
• Një listë e informacioneve të kontaktit emergjent në vend dhe jashtë.
• Strategjitë e komunikimit të brendshëm dhe të jashtëm.

• Identifikimi i ekipit të rimëkëmbjes dhe përgjegjësitë e secilit person
• Udhëzime të qarta për qasjen dhe rikthimin e të dhënave të shërimit offsite.
• Identifikimi i zyrave të përkohshme të biznesit ose lokacioneve.
• Një regjistër ndryshimi që përmbledh përditësimet e bëra në plan dhe kur ato janë bërë (për qëllime të kontrollit të versionit).

Kush ka nevojë për një?

Çdo kompani, e madhe dhe e vogël, duhet të marrë kohë për të krijuar një plan të vazhdueshmërisë së biznesit. Kompleksiteti i planit tuaj varet nga madhësia, lloji dhe vendndodhja e biznesit tuaj, por nëse jeni duke operuar një biznes, ju duhet të keni një plan që përshkruan se çfarë do të bëni nëse diçka kërcënon operacionet tuaja.

Një plan i zhvilluar mirë i vazhdueshmërisë së biznesit mund të mbrojë çdo aspekt të të dhënave tuaja të biznesit, vendndodhjen fizike të biznesit dhe pajisjet, personelin, inventarin dhe kapitalin intelektual. Nëse biznesi juaj ndeshet me një ndërprerje dhe nuk keni një plan të vazhdimësisë së biznesit për të zbutur dëmin, ju mund të humbni të ardhurat, personelin thelbësor, konkurrencën në industri dhe madje edhe reputacionin tuaj pozitiv publik. Në fund të fundit, plani i vazhdimësisë është po aq i rëndësishëm sa llojet e tjera të planeve të biznesit , kështu që ju duhet të keni një për të mbrojtur kompaninë tuaj nëse keni nevojë për të.

7 Këshilla për Krijimin dhe Përdorimin e Planit të Vazhdimit të Biznesit

Tani që e kemi mbuluar rëndësinë e planit të vazhdimësisë së biznesit, është koha që të filloni të krijoni një.

Këshilla të listuara më poshtë do të thjeshtësojnë procesin dhe do t'ju ndihmojnë të krijoni planin më të efektshëm të vazhdimësisë së biznesit:

1. Përdorni një shabllon : Të gjitha planet e vazhdimësisë së biznesit kanë informacion të ngjashëm, kështu që ju mund të kurseni vetes shumë kohë duke shkarkuar një model të vazhdimësisë së biznesit dhe pastaj duke e përshtatur atë për biznesin tuaj. Jepini vetes një fillim kokë duke shkarkuar dhe përditësuar këtë template nga FEMA, ose kjo në TechTarget.
2. Bëni të lehtë të ekzekutoni: Nëse plani i vazhdimësisë së biznesit është i çorganizuar dhe konfuz, dobia dhe aftësia për të ekzekutuar në kohën e duhur do të jetë i kufizuar. E bën të lehtë për të kuptuar dhe ekzekutuar duke përfshirë udhëzime të qarta hap pas hapi ose lista kontrolli që përshkruajnë saktësisht se çfarë duhet bërë. Ju gjithashtu mund ta bëni të lehtë për t'u ekzekutuar duke përdorur ndihmesa pamore, siç janë diagramet e rrjedhës, grafikët dhe diagramet për të demonstruar veprimet që janë të nevojshme.

1. Pad kohën e rikuperimit të parashikuar: Një plan i vazhdimësisë së biznesit përfshin marrjen e supozimeve dhe vlerësimeve se çfarë mund të ndodhë, çfarë do të duhet të bëhet dhe sa kohë do të duhet për t'u rikuperuar. Një mënyrë për të siguruar që ju keni kohë të mjaftueshme për të rikthyer biznesin në rrugë të mbarë është duke shtuar në kohë shtesë të rimëkëmbjes për t'u kthyer përsëri në punë. Kjo mund t'i japë biznesit tuaj një dhomë të vogël të frymëmarrjes gjatë fazës së rimëkëmbjes.
2. Testoni atë tërësisht: Shmangni krijimin e planit të vazhdimësisë së biznesit tuaj dhe vetëm duke shpresuar për të mirë. Duhet ta provoni dhe të planifikoni disa rreshta për të siguruar që të gjitha fushat më kritike të biznesit të inkorporohen dhe të planifikohen në mënyrë adekuate.
3. Përditësoni rregullisht informacionet : Mos lejoni që plani juaj të ulet dhe të mbledhë pluhur. Nëse investoni kohën për të krijuar një plan të vazhdueshmërisë së biznesit, duhet gjithashtu të shpenzoni kohën e nevojshme për t'u siguruar që është e saktë. Programoni kontrollimet e rregullta (të paktën çdo gjashtë muaj) për të shqyrtuar dhe rifreskuar të gjithë informacionin e përfshirë në dokument, duke përfshirë personelin, informacionin e kontaktit, vendndodhjet dhe strategjitë.
4. Ndani me personelin kyç: Gjithkush që ka përgjegjësi në planin e vazhdimësisë së biznesit duhet të jetë i vetëdijshëm për to dhe të ketë një kuptim të qartë të roleve që ata do të luajnë në ekzekutimin e planit. Shumë raste, do të ketë kuptim edhe për të mbajtur personelin tjetër në një nivel më të gjerë të përditësuar në mënyrë që ata të mund të hyjnë dhe të ndihmojnë nëse është e nevojshme.
5. Sigurimi i trajnimit për të mbështetur planin: Ekzekutimi i duhur i planit të vazhdimësisë së biznesit mund të kërkojë që disa nga stafi juaj të shkojnë përtej përgjegjësive të tyre të përditshme për të përfunduar detyra shtesë. Sigurohuni që të merrni kohë për të trajnuar secilin prej këtyre punonjësve për atë që ata duhet të bëjnë, kështu që nuk ka një boshllëk njohurish nëse plani duhet të vihet në veprim.

Pasi të krijohet plani i vazhdimësisë së biznesit tuaj, duhet gjithashtu të zhvilloni një plan për rimëkëmbjen e fatkeqësive që mund të ekzekutoni për të rikthyer veprimet tuaja dhe për të kryer nëse ndodh një katastrofë.