Si të mbash më së miri dokumentet financiare të zyrës së ligjit

Nëse dëshironi të jeni avokat praktikues me zyrën tuaj të avokatisë, duhet të kuptoni se cilat të dhëna ju duhet të mbani. Ju mund të jeni një ekspert në praktikën e ligjit, por ju nuk mund të ndiheni të sigurt në njohuritë tuaja të kontabilitetit. Kuptimi i bazave dhe përdorimi i softuerit të specializuar të kontabilitetit mund ta mbajë praktikën tuaj të sigurt.

Sistemet e Kontabilitetit për një Zyrë Ligjore

Një sistem i mirë kontabël për çdo biznes të vogël do të përfshijë kontrolle të forta të brendshme për të monitoruar të ardhurat dhe shpenzimet.

Si avokat, ju duhet të siguroheni që sistemi juaj i kontabilitetit ka kontrolle të forta të brendshme, si tarifat e faturuara, ashtu edhe kostot dhe shpenzimet e avancuara, për klientët.

Pavarësisht nëse faturat e bazuara në një mbajtës të veçantë, mbajtës vjetor, tarifë të kushtëzuar ose tarifë referimi, pagesa juaj bazohet në kohën e kaluar në projektet e klientëve tuaj. Kjo është arsyeja pse avokatët zakonisht mbajnë shënime të hollësishme për të gjetur kohën e kaluar në raste.

Ju mund të përdorni sisteme manuale ose elektronike për të gjurmuar kohën tuaj dhe shpenzimet e ngarkuara. Kartelat e librit të klientit u përdorën për të regjistruar këtë informacion para ardhjes së kohës ligjore dhe softuerit të faturimit . Pavarësisht nga metoda e mbajtjes së shënimeve që preferoni, zakonisht dëshironi të regjistroni këtë udhë kohën tuaj të kaluar në çështjet e klientit, së bashku me ndonjë shpenzim të ngarkuar, nga klienti.

Herë pas here, ju mund të paguani shpenzimet në emër të klientit tuaj për pagesën e tarifave ose pagesave të tjera.

Shumica e reklamave të ushtruara nga avokatët këto shpenzime të avancuara regjistrohen në sistem në mënyrë të ngjashme me llogaritë e tjera të arkëtueshme.

Programi i kontabilitetit do të ketë revista të veçanta për të regjistruar një lloj të vetëm të transaksionit që ndodh shpesh. Për avokatët, ditarin e arkëtimeve të parasë së gatshme do të tregojë një zbërthim të (1) tarifave të marra dhe (2) rimbursimeve të shpenzimeve, duke përfshirë shpërndarjen ndërmjet shpenzimeve të rregullta të shpenzimeve të kryera dhe kostove të klientëve të paguar.

Kompleksiteti i ditarit të arkëtimeve të parasë së gatshme do të ndryshojë në varësi të madhësisë së firmës ligjore, prej të cilës më themelore është vetëm deklarata e bankës dhe kopjet e kontrollit.

Të dhëna të tjera esenciale

Përveç të dhënave të diskutuara më lart, avokatët zakonisht mbajnë të paktën sa më poshtë:

  1. Libri i emërimit: Libri i takimit përmban shënimet e emërimeve, zakonisht në një format kalendarik.
  2. Ditari i llogarive të arkëtueshme : Ditari i llogarive të arkëtueshme tregon të arkëtueshmet të faturuara, por jo të mbledhura.
  3. Llogaritë individuale të klientëve: Këto llogari të librit përfshijnë një përshkrim të shërbimeve të kryera, ngarkesave dhe kredive, një përmbledhje të tarifave që nuk paguhen dhe faturat përfundimtare.
  4. Regjistrat e kohës së rastit: Regjistrimet e kohës regjistrohen për secilin klient.
  5. Rastet në proces: Ky regjistër përmbledh çdo punë ligjore në proces dhe zakonisht organizohet nga emri i klientit.
  6. Raportet përmbledhëse të kohës: Raportet e kohës zakonisht mund të renditen nga avokati ose nga klienti dhe përmbajnë informacione të tilla si koha, datat e punës, faturat dhe shpenzimet e tjera të ngarkuara.

Këto janë librat bazë dhe të dhënat që shumica e avokatëve, pavarësisht nga specialiteti do të kenë në dosje për firmat e tyre. Shumë avokatë përdorin softuerin e kontabilitetit dhe softuerin e menaxhimit të praktikave ligjore për të ruajtur librat dhe regjistrimet e tyre në formatet elektronike.

Ndërsa disa zyra të drejtësisë përdorin QuickBooks, shumë firma të tjera përdorin programe softuerike specifike të industrisë ligjore, si Abacus Next, Clio ose ProLaw për të menaxhuar praktikat e tyre.

SHËNIM : Ky artikull është menduar vetëm për qëllime arsimore; ju duhet të konsultoheni me një profesionist tatimor për të diskutuar çdo pyetje apo çështje që keni me kontabilitetin, mbajtjen e të dhënave ose të ardhurat tuaja.