Gabimet e kontabilitetit ndodhin herë pas here, por shumë gabime të zakonshme kontabël mund të shmangen me planifikimin dhe përgatitjen e duhur. Ne të gjithë e dimë se zakonisht merr më shumë kohë për të korrigjuar një gabim sesa për ta bërë atë të drejtë herën e parë. Është interesante, është gjithashtu më e lirë të identifikohen dhe të korrigjohen gabimet në fillim të një projekti dhe jo të presin që ta korrigjojnë problemin më vonë.
Nëse e trajtoni biznesin tuaj si një projekt afatgjatë, atëherë do të dëshironi të jeni aktivë duke u bërë të vetëdijshëm për gabimet e zakonshme që të tjerët i bëjnë dhe korrigjuar në fillim, gjë që jo vetëm që do ta kursejë kohën, paratë dhe dhimbjet e kokës, por gjithashtu ju japin një avantazh konkurrues në treg me operacione më të efektshme dhe kënaqësi më të mirë të klientit. Më poshtë janë gabimet e zakonshme të kontabilitetit që çdo CPA ka parë pronarët e bizneseve të vogla.
01 - Dështimi për të ndjekur procedurat e kontabilitetit
Një hap i dobishëm është të zhvillohen forma të standardizuara dhe listat kontrolluese për të përfunduar për të siguruar qëndrueshmëri dhe saktësi. Për shembull, do të doni të dokumentoni një proces për ngritjen e shitësve të rinj.
Ju do të keni nevojë për emrin e shitësit, adresën, numrin e telefonit dhe numrin e identifikimit të punëdhënësit (EIN), midis dokumenteve të tjera si certifikatat e sigurimit , letrat e rekomandimit ose kontratat e nënshkruara. Atëherë do t'ju duhet të futni këtë informacion në softuerin tuaj të kontabilitetit në mënyrë që të mund të procesoni pagesat.
Ju do të dëshironi të merrni kohën e nevojshme për të marrë parasysh informacionin që ju nevojitet për t'u mbledhur nga shitësit tuaj, të zhvilloni një formular të standardizuar ose listë kontrolli për të siguruar që ju të merrni informacionin dhe pastaj të keni një politikë me shkrim që punonjësit tuaj mund t'i ndjekin.
02 - Puna pa buxhet
Krijo një buxhet në mënyrë që të kesh një bazë për të gjykuar rezultatet e operimit të biznesit tënd. Buxhetet jo vetëm që janë të dobishme për të frenuar shpenzimet e tepërta, por mund të përdoren për të vendosur objektiva financiare realiste dhe të shkruara. Buxhetet duhet të jenë gjithnjë të bazuara në realitet, por me siguri ju mund ta përdorni buxhetin tuaj për të caktuar qëllime të arsyeshme financiare, qoftë rritja e të ardhurave ose reduktimi i shpenzimeve operative.
03 - Marrja e gabimeve të hyrjes së të dhënave
Gabimet e futjes së të dhënave ndodhin herë pas here. Ndërsa nuk mund t'i parandaloni të gjitha gabimet e futjes së të dhënave, mund të keni një politikë për të kryer barazime të ndryshme në kohën e duhur për të siguruar që shënimet e të dhënave të zbulohen shpejt dhe të mund të korrigjohen.
Për shembull, ju do të dëshironi të bëni barazime mujore bankare, si dhe llogaritë e arkëtueshme dhe pajtimet e pagueshme. Gjithashtu mund të kryeni varianca nga buxheti në të vërtetë për të identifikuar gabimet e mundshme në klasifikimin e të ardhurave ose shpenzimeve ose të kryeni në mënyrë periodike raporte të konsumatorëve ose raportet e pagesave të shitësit për të siguruar që të gjitha faturat dhe pagesat të duken të arsyeshme.
Transaksionet e pazakonshme duhet të rishikohen për të siguruar që nuk janë bërë gabime në futjen e të dhënave dhe se transaksionet janë të sakta.
04 - Dështimi për të mbështetur softuerin e kontabilitetit
Ju duhet të mbështetni rregullisht programin e kontabilitetit të biznesit tuaj dhe të dhëna të tjera. Shumë programe softueri të kontabilitetit të biznesit të vogël kanë një veçori që ju lejon të krijoni rezervë automatike të programit tuaj të kontabilitetit.
Perdore. Ju gjithashtu duhet të merrni kohë për të kontrolluar dy herë dosjet tuaja rezervë, madje duke shkuar aq larg sa të përdorni skedarin rezervë për të parë nëse mund ta drejtoni biznesin tuaj si zakonisht me të.
Ndonjëherë skedarët janë të korruptuar; ndonjëherë nuk mbështetni të gjitha të dhënat që ju nevojiten. Një kontroll i shpejtë mund të identifikojë problemet me procesin e rezervimit, në mënyrë që të siguroheni që të keni gjithçka që ju nevojitet për të vazhduar të veproni me biznesin tuaj nëse duhet të lind nevoja.
05 - Të bësh shumë për veten tënde
Transferimi i detyrave administrative që nuk i shtojnë vlerë kompanisë suaj mund të jetë një avantazh.
Për shembull, një kontabilist tatimor ka gjasa më të njohura në ligjin tatimor se sa jeni, kështu që planifikimi dhe përgatitja e taksave nga jashtë tek kontabilisti juaj do t'ju lejojë të zvogëloni detyrimin tuaj tatimor, të rrisni detyrimet tatimore dhe t'ju lërë më shumë kohë për t'i kushtuar gjenerimit të të ardhurave aktivitetet.
Shumë pronarë të bizneseve të vogla nuk duan të delegojnë përgjegjësi për profesionistë të tjerë të aftë, por kontabilizimi i jashtëm i burimeve ligjore, IT dhe funksione të tjera administrative mund të zvogëlojnë gabimet dhe të rrisin përfitueshmërinë nëse përdorni kohën e sapokrijuar me mençuri.
06 - Dështimi për të kategorizuar siç duhet të ardhurat dhe shpenzimet
Metoda e kontabilitetit e shoebox ndoshta nuk është një zgjedhje e mirë për bizneset e vogla me më shumë se vetëm disa transaksione në vit. Të gjitha paratë që vijnë dhe dalin nga biznesi juaj duhet të caktohen në kategorinë e duhur.
Pronarët e bizneseve që qëndrojnë në krye të të dhënave të tyre të kontabilitetit nuk ballafaqohen me gabime. Ata do të dinë se kush është faturuar, sa dhe nëse klienti ka paguar.
Ju do të gjeni gjithashtu se jeni përgatitja juaj e taksave në fund të vitit do të jetë shumë më e butë se sa të provoni të grumbulloni të dhënat që ju nevojiten për të përgatitur kthimin e taksave të biznesit tuaj para se të kthehet kthimi.