3 Mënyra e Provuar dhe e Vërtetë për Organizimin e Biznesit të Vogël

Marrja e organizimit përfshin shumë më tepër sesa thjesht paketimin e letrave dhe pastrimin e pluhurit nga rrëmujat që keni në tryezën tuaj. Organizimi përfshin krijimin e sistemeve dhe procedurave për të gjitha pjesët e ndryshme të biznesit tuaj; kjo ka potencial për t'ju ndihmuar të bëheni më produktiv dhe fitimprurës. Idetë më poshtë përfshijnë disa nga mënyrat më të mira që ju mund të bëheni më të organizuar në biznesin tuaj të vogël. Provoni vetëm një për përmirësim të ngadalshëm dhe të qëndrueshëm ose bëni një plan për të përfshirë një proces të ri organizativ çdo muaj në biznesin tuaj këtë vit.

  • 01 - Merrni kontrollin e dokumenteve dhe dokumenteve

    Ne do të fillojmë me letër pasi që është fajtori më i madh i çorganizimit për shumicën prej nesh. Çfarë bëni me dokumentet pasi të ndërmerrni masa për ta? Si i mbani letrat për referencë të ardhshme? Nëse ju nuk keni një sistem arkivimi dhe / ose një sistem arkivimi digjital në vend, tani është koha për të ndërtuar një. Filloni duke hedhur një sy në letrat që keni hedhur rreth. Bëni grumbullin e grumbullimit dhe grumbullimin e mbeturinave, pastaj grisni ose ricikloni të gjitha gazetat, revistat, gazetat, kartelat, shënimet, etj. Që e bënë atë në grumbullin e dytë. Nëse nuk jeni të sigurt se ku të filloni, lexoni këtë artikull nga Staples që jep një rundown të ​​plotë në atë që ju duhet të mbani dokumentet, dhe pjesa tjetër është lojë e drejtë për shredder.

    Tani që keni një ide më të mirë për llojin e dokumenteve me të cilat po punoni, është koha për të krijuar - ose përmirësuar - sistemin tuaj të paraqitjes së zyrës. Susan Ward krijoi një udhëzues të dobishëm për krijimin e një sistemi të menaxhimit të dokumenteve që mund t'ju ndihmojë të krijoni ose rregulloni mirë procesin tuaj të letrës dhe ta merrni atë të organizuar.

    Nëse vendosni se është koha të filloni të lëvizni drejt një zyre pa letra ( lexoni këto pro dhe kundra ), atëherë mund të filloni duke skanuar dhe digjitalizuar pranimet tuaja, duke përdorur shërbime të faturimit dhe pagesave online si FreshBooks, duke kaluar në një program të nënshkrimeve digjitale si DocuSign , dhe duke përdorur Cloud për backup dhe arkivim të të dhënave. Nëse mbledhni kartela biznesi gjatë ngjarjeve gjatë vitit, mund të jetë gjithashtu një ide e mirë për të investuar në skanerin e kartës së biznesit, në mënyrë që të digjni informacionin e kontaktit menjëherë dhe të futni kartat e letrës.

  • 02 - Përdorni mjetet e duhura të produktivitetit

    Ne të gjithë kemi aplikacionet dhe mjetet tona të preferuara që përdorim çdo ditë, edhe pse disa janë ndoshta më të dobishme se të tjerët. Në të vërtetë, për çdo aplikacion për rritjen e produktivitetit që përdor, vë bast se ekziston një tjetër që nuk është vetëm aftësia e duhur, por vazhdoni ta përdorni sepse keni përdorur atë për kaq kohë dhe jeni mësuar me të. Kjo është arsyeja pse është kaq e rëndësishme që të paktën një herë në vit të vlerësoni aplikacionet dhe mjetet që po përdorni në biznesin tuaj të vogël dhe të vendosni nëse ato ende plotësojnë nevojat tuaja. Kjo është gjithashtu një kohë e mirë për të marrë në konsideratë nëse keni disa boshllëqe dhe gjeni mjetet e duhura për t'i plotësuar ato. Më poshtë janë disa nga fushat kryesore ku shumë pronarë të bizneseve të vogla gjejnë mjete të produktivitetit të dobishme. Këto duhet t'ju japin një pikë të fortë fillestare për marrjen e mjeteve tuaja të produktivitetit të organizuar këtë vit:
    • Menaxhimi i kontaktit. Nga mbajtja e klientëve tuaj në kujtimin e njerëzve që takoheni gjatë rrjetëzimit, çdo pronar i biznesit të vogël ka nevojë për një sistem për menaxhimin e informacionit të kontaktit. Ju mund të zgjedhni një sistem të plotë të menaxhimit të marrëdhënieve me klientin (CRM), si Salesforce, ose për menaxhimin me shkallë më të vogël, ju mund të vendosni aplikacionin tuaj të Kontakteve për të punuar për biznesin tuaj.
    • Takimet dhe komunikimi. Nëse bëni takime ballë për ballë, në telefon ose nëpërmjet shërbimeve të chat-it, ekziston një mënyrë për ta bërë procesin më të organizuar. Ju mund të përdorni një shërbim si A për të marrë takimet tuaja më të organizuara - para, gjatë dhe pas.
    • Kontabilitet dhe kontabilitet. Organizoni dhe modernizoni mënyrën e faturave, pagesave dhe menaxhimin e rrjedhës së parasë me mjete si Quickbooks Online, Xero dhe Wave.
    • Udhëtimi dhe ndjekja e shpenzimeve. Ju mund të përdorni aplikacione si Expedia dhe TripAdvisor për të bërë më të lehtë planet e udhëtimit. Pastaj, një herë në rrugë, aplikacionet si Expensify ju ndihmojnë të gjurmoni shpenzimet dhe të bëni raportime kur merrni shtëpi shumë më të organizuar.
    • Menaxhimi i mediave sociale. Ne të gjithë e dimë se sa kohë mund të humbet në mediat sociale nëse nuk po i afroheni në mënyrë sistematike dhe të organizuar. Kjo është arsyeja pse mjetet si Hootsuite dhe Buffer mund të jenë të paçmuar për pronarët e bizneseve të vogla.
    • Menaxhimi me email. Nëse e përdorni Gmail në biznesin tuaj të vogël, ju keni qasje në mjaft zgjerime të Google që mund të shpejt të organizoni kutinë tuaj të postës. Nëse po përdorni një tjetër aplikacion email, provo SaneBox për filtrim automatik, përkujtesa dhe të tjera.
    • Menaxhimi i projektit. Një aplikacion i mirë për menaxhimin e projekteve do t'ju ndihmojë të përcillni detyrat, të ndani skedarët dhe të bashkëpunoni me shokët e grupit në një vend dhe kjo mund të jetë një nga mjetet më të mira që mund të përdorni për të marrë punën tuaj të organizuar. Provoni Basecamp ose Asana për një zgjidhje të menaxhimit të projektit të gjitha-në-një.

    Produktiviteti është një proces shumë personal dhe aplikacionet që ju nevojiten do të jenë specifike për ju, punën që bëni dhe mënyrën si punoni. Merrni kohë për të shqyrtuar nevojat tuaja para se të futni një mjet të ri në procesin tuaj. Ju nuk mund të keni nevojë për aq sa mendoni. Për më shumë frymëzim të mjeteve të produktivitetit, lexoni këtë artikull me 101 aplikacione të produktivitetit të biznesit të vogël dhe eksploroni këto 27 aplikacione për kursim kohe .

  • 03 - Merrni kompjuterin tuaj të organizuar

    Kjo është një e madhe për çdo pronar të biznesit të vogël që bën pjesën më të madhe të punës së tij në kompjuter. Ju ndoshta e dini që nuk ka shumë kohë që desktopi juaj të jetë i lodhur me ikona, dosja juaj e shkarkimeve për t'u mbushur me dokumente me emër të çuditshëm, saqë është e pamundur të gjesh diçka, ose kutia juaj e postës elektronike për ta marrë atë jashtë kontrollit të mendosh se me të vërtetë mund të shpërthejë. Jo vetëm që kjo është e tmerrshme për produktivitetin tuaj, por gjithashtu mund të ngadalësojë dukshëm performancën e kompjuterit tuaj.

    Këtu është një listë e gjërave që mund të bëni tani për të marrë kompjuterin tuaj të organizuar dhe kthyer në formë pune:

    • Pastroni desktopin tuaj. Ka disa mënyra që mund të shkoni këtu, dhe të gjitha varen nga stili juaj i punës dhe mënyra se si e përdorni kompjuterin tuaj. Ju mund të heqni qafe çdo gjë nga kompjuteri juaj, përveç koshit tuaj të mbeturinave (mbani mend se ikonat e aplikacioneve në tavolinën e punës janë vetëm shkurtore - të gjitha aplikacionet tuaja aktuale zakonisht jetojnë në dosjen tuaj të aplikacioneve). Ose mund të shtosh disa shkurtore në aplikacionet dhe skedarët më të përdorura. Kam prirjen të gaboj në drejtim të opsionit të parë, duke shkuar sa më të efektshëm, por shpesh duke përdorur desktopin tim për qasje të lehtë në skedarët për të cilat jam duke punuar. Pastaj unë i çoj në shtëpinë e tyre të përhershme sapo të përfundoj.
    • Ngritur një sistem arkivimi digjital. Duke folur për dhënien e dokumenteve tuaja në një shtëpi të përhershme, kjo është ajo ku krijohet një sistem arkivimi që ka kuptim të plotë për ju, në mënyrë që të gjeni dokumentet që ju nevojiten kur keni nevojë për to. Ky udhëzues për organizimin e dosjeve dhe dosjeve siguron një sërë këshilla të shkëlqyera për t'ju ndihmuar të filloni.
    • Përditësoni softuerin. Nëse kompjuteri juaj është caktuar të instalojë automatikisht përditësimet e aplikacionit dhe sistemit operativ, të mrekullueshme. Nëse është një proces manual për ju, duhet të kontrolloni përditësimet të paktën një herë në dy muaj, pasi që shumë prej tyre përfshijnë arna të sigurisë. Pastaj, një herë në vit, shqyrtoni versionet aktuale të softuerit që po përdorni dhe vendosni nëse koha e tij për të përmirësuar.
    • Skano për viruset dhe çështjet e performancës. Pavarësisht nga lloji i kompjuterit që keni, të gjithë mund të marrin viruse ose malware (po, madje edhe Mac!). Nëse keni një kompjuter të bazuar në Windows, këto këshilla për mirëmbajtjen e PC nga PCWorld do t'ju ndihmojnë të mbani kompjuterin tuaj të shëndetshëm dhe të ecni mirë.
    • Verifikoni integritetin e kopjimit të të dhënave tuaja. Po mbështetni të dhënat tuaja, apo jo? Nëse jo, kaloni çdo gjë tjetër për momentin dhe bëni këtë së pari. Ju mund të përdorni një shërbim rezervë të të dhënave të bazuara në cloud, si Carbonite, Backblaze ose CrashPlan ose ju mund të përdorni një hard disk të jashtëm që ju lidhet në kompjuterin tuaj (bëj të dyja). Me secilin opsion, konfiguroni shërbimin ose përzgjedhjen për të kryer rezerva automatike të vazhdueshme kështu që ju nuk duhet të bëni asgjë me dorë. Pastaj, një herë ose dy herë në vit, shkoni në shërbimin tuaj rezervë ose përzënë dhe thur rreth për të siguruar se çdo gjë është atje dhe të arritshme duhet të keni nevojë për të tërhequr kopje në kompjuterin tuaj lokal.
    • Luftoni kutinë tuaj. Shumë pronarë të bizneseve të vogla kanë një marrëdhënie dashuri-urrejtje me kutinë e postës elektronike. Ata e duan atë sepse është një mjet komunikimi shumë produktiv dhe efikas; megjithatë ata e urrejnë, sepse shpejt mund të dalin jashtë kontrollit duke shkaktuar stres të panevojshëm . Ka gjëra që mund të bëni për të mbajtur linjën tuaj në linjë, të tilla si përdorimi i automatizimit, thjeshtësimi i asaj që merrni në baza ditore dhe kufizimi i numrit të kontrolleve elektronike gjatë ditës suaj. Lexoni këtë artikull për këshilla për menaxhimin e postës elektronike që do ta bëjnë inboxun tuaj një mjet të fuqishëm të produktivitetit dhe jo një kohë të madhe për thithje.

    Këshillat e mësipërme do t'ju ndihmojnë të merrni biznesin tuaj të vogël më të organizuar menjëherë, por mbani mend sa shpejt gjërat mund të dalin jashtë kontrollit. Pair këto aktivitete me një rezolutë për të kryer një rishikim të shpejtë dhe të lehtë të dokumenteve tuaja, mjeteve të produktivitetit dhe gjendjes së kompjuterit disa herë në muaj, në mënyrë që të mund të qëndroni të organizuar dhe të parandaloni gjërat nga arritja e niveleve dërrmuese të çorganizimit.