Një vështrim në të mirat dhe të këqijat e një zyre pa letra
Këtu është një vështrim në të mirat dhe të këqijat e një zyre të paperless për t'ju ndihmuar të vendosni nëse do paperless është një vendim i zgjuar për biznesin tuaj të vogël.
Profilet e një zyre pa letra
1. Ekologjikisht miqësore Sipas Daily Green , letra përbën 25% të mbeturinave të deponive dhe nëse Shtetet e Bashkuara kanë shkurtuar zyrën e letrës me vetëm 10%, kjo do të parandalonte lëshimin e 1.6 milion ton gazrave serë. Dhe kjo është vetëm për letër, duke mos marrë parasysh prodhimin dhe asgjësimin e fishekëve të bojës dhe energjinë e përdorur nga printerët. Going paperless është një vendim i ndërgjegjshëm për mjedisin.
2. Kosto efektive - Ashtu si ka përfitime nga një zyrë pa letër për mjedisin, ka gjithashtu përfitime për buxhetin e biznesit të vogël. Mendoni se sa keni shpenzuar çdo muaj në letër, bojë, postare dhe pajisje të tjera që mbështesin një zyrë të rëndë. Pastaj, shqyrtoni hapësirën që duhet për të ruajtur të gjitha furnizimet tuaja fizike dhe dokumentet aktuale. Mund të jetë mjaft i kushtueshëm. Me kalimin e kohës, duke shkuar pa letër mund të rezultojë në kursime të mëdha për biznesin tuaj të vogël.
3. Qasja e lehtë - Duke qenë i papërgjegjshëm do të thotë që të gjitha dokumentet tuaja të rëndësishme digjitalizohen. Ju mund t'i mbështetni ato në Cloud ose t'i qaseni përmes një aplikacioni të largët desktop, duke ju dhënë mundësinë për të punuar nga një zyrë celulare , ose kudo për atë çështje dhe të mbeteni produktivë.
4. Organizimi i dokumenteve - Nëse keni humbur kohë duke shkrumbuar një kohë përmes një kabineti të skedarëve të çorganizuar ose grumbuj letrash për të gjetur atë që kërkoni, ju e dini se si mund të menaxhohen dokumentet e papërshtatshme të letrës.
Kur krijoni një zyrë pa letra, krijoni një sistem skedari dixhital më të lehtë për të organizuar, kërkuar dhe shkulur me kalimin e kohës. Kjo e bën atë që dikur ishte një proces i dhimbshëm për të gjetur një dokument aq të lehtë sa të kryente një kërkim.
Mosmarrëveshjet e një zyre pa letra
1. Dështimi i sistemit - Digital mund të jetë një qasje e shpejtë, por gjithashtu do të thotë humbje e shpejtë. Konsideroni se çfarë do të ndodhte me të gjitha dokumentet e biznesit që janë ruajtur në vend në kompjuterin tuaj nëse rrëzon sistemi yt. Ju mund të humbni gjithçka. Është e rëndësishme për çdo biznes të vogël, dhe veçanërisht ato që janë pa letra, që të ketë një sistem për mbështetjen dhe mbrojtjen e të dhënave jashtë vendit.
2. Siguria - Dosjet digjitale nuk mund të mbrohen nga një bllokadë në një kabinet skedari ose në derën e zyrës, kështu që siguria e dokumenteve dhe informacioni i ndjeshëm është një shqetësim serioz për zyrat pa letra. Zgjidhjet përfshijnë encryption, serverat lokale dhe qasje të kufizuar, të gjitha të cilat kanë shpenzimet dhe përfitimet e tyre. Plus, është e rëndësishme të merret në konsideratë natyra e disa bizneseve dhe ndjeshmëria e materialeve të trajtuara në baza ditore (mendoni për kontabilistin tuaj) thjesht mos u huazoni për të shkuar pa letra.
3. Proceset e Revamp - Një pjesë e tranzicionit në një zyrë pa letra përfshin shqyrtimin e të gjitha proceseve tuaja aktuale të operacioneve dhe gjetjen e alternativave adekuate.
Për shembull, mund të filloni të përdorni shërbimin e nënshkrimit elektronik, faturimin online dhe shërbimet e pagesave dhe aplikacionet tjera që zëvendësojnë nevojën për dokumente fizike. Gjithë stafi juaj gjithashtu do të duhet të trajnohet në sistemin e ri sapo të jetë në vend.
4. Koha Intensive - Going paperless nuk është një proces gjatë natës; ka shumë faktorë për t'u marrë në konsideratë. Duhet kohë për të shqyrtuar të gjitha implikimet e lënies së botës së letrës dhe vetëm për sa kohë të zbatojnë të gjitha ndryshimet në operacionet tuaja që mbështesin të qënit pa letër.
Vendimi për të shkuar pa letër është ai që ndryshon nga biznesi në biznes dhe sigurisht që nuk është një vendim universal që është i drejtë për çdo kompani. Pjesa më e rëndësishme e marrjes së vendimit për të shkuar pa letra po bën hulumtimin tuaj në mënyrë që të vendosni nëse përfitimet i tejkalojnë sfidat.
Pastaj, krijo një proces sistematik që jo vetëm që do të të lejojë përfitimet nga të qenit pa letër, por gjithashtu do të ndihmojë në përmirësimin e produktivitetit tuaj në të njëjtën kohë.