Si të krijoni një sistem të menaxhimit të dokumenteve për bizneset e vogla
Për shumë biznese, fokusi i menaxhimit të dokumenteve është organizimi dhe ruajtja e dokumenteve. Ata duan të jenë në gjendje të ruajnë dokumentet në një mënyrë të organizuar dhe të sigurtë që ende lejon që dokumentet të gjenden lehtësisht.
Ky artikull do t'ju tregojë se si të krijoni një sistem të menaxhimit të dokumenteve që bën pikërisht këtë.
Nëse shtypni "menaxhimin e dokumenteve" në ndonjë motor kërkimi, do të merrni lista të gjata të "zgjidhjeve" të menaxhimit të dokumenteve, shumë softuerë ose aplikacione që reklamojnë përparësitë e të pasurit të një zyreje pa letra .
Softueri për menaxhimin e dokumenteve ose aplikacionet, megjithatë, janë të dizajnuara për të përmirësuar trajtimin e biznesit tuaj të dosjeve elektronike . Problemi është se shumë biznese të vogla duhet të merren me përzierje të të dhënave të modës së vjetër në letër dhe dosje elektronike - dhe në disa raste, përqindja e të dhënave të letrës është shumë më e madhe.
Një zgjidhje për problemin e një mjedisi të përzier të të dhënave do të ishte përdorimi i një sistemi të imazhit të dokumentit për të kthyer të gjitha dokumentet e biznesit tuaj në formë elektronike. Por kjo është shumë e shtrenjtë dhe kohë për shumë biznese të vogla.
Lajm i mirë është se mund të vendosni bazat e një sistemi të menaxhimit të dokumenteve pa blerë ndonjë softuer të veçantë ose duke kaluar nëpër imazhe me dokumente me shumicë.
Sistemi nuk duhet të jetë kompleks; ju vetëm duhet të investoni pak kohë në planifikimin dhe zbatimin e saj.
Si të krijoni një sistem të menaxhimit të dokumenteve
Vendosja e një sistemi të menaxhimit të dokumenteve përfshin tre hapa;
- krijimin e një plani të menaxhimit të dokumenteve,
- zbatimin e planit të menaxhimit të dokumenteve,
- dhe duke ndjekur.
Hapi i parë, duke krijuar planin, përfshin marrjen në përgjigje të këtyre katër pyetjeve:
Cilat janë rregullat për krijimin e dokumenteve?
Faturat , letrat përkujtuese të pagesave, broshurat e shitjes, email- et , bilancet , fletët e punës, raportet - Të gjitha bizneset krijojnë një sërë dokumentesh gjatë kryerjes dhe mbikqyrjes së biznesit. Dhe për të mbajtur gjërat e organizuara, të gjitha bizneset duhet të vendosin rregulla për krijimin e dokumenteve.
Për shembull, a ekzistojnë shabllone brenda në shtëpi për disa nga dokumentet tuaja standarde të biznesit, siç janë letrat dhe faturat, dhe ku ndodhen?
A ka një udhëzues të stilit në shtëpi që duhet ndjekur?
A duhet të jenë dokumentet e reja të datës dhe / ose vulosjes së kohës?
Cilat procedura duhet të ndiqen për ndarjen ose rishikimin e dokumenteve?
Për disa biznese të vogla, e vetmja pikë për krijimin e dokumenteve që ka rëndësi do të jetë vendi ku vendosen shabllonat për dokumente të ndryshme biznesi dhe si t'i përdorin ato. Por nëse krijimi i dokumenteve në biznesin tuaj përfshin njerëz të ndryshëm që bashkëpunojnë, rishikojnë ose përditësojnë dokumentet, do t'ju duhet të kaloni pak kohë për të vendosur se si duhet të bëhen këto gjëra për të siguruar efikasitet dhe qëndrueshmëri.
Si do t'i ruajmë dokumentet?
Ka dy aspekte të kësaj pyetjeje.
E para përfshin aspektet fizike të ruajtjes. Edhe nëse biznesi juaj i vogël është ruajtja e dokumenteve në kabinete arkivimi, ka kosto që lidhen me ruajtjen; jo vetëm kostoja e kabineteve të dosjeve, por kostoja e kohës kur ju dhe / ose punonjësit tuaj paraqisni dokumente ose shkoni për t'i tërhequr ato. Në fakt, kostoja më e madhe që lidhet me ruajtjen, për shumicën e bizneseve të vogla, është ndoshta kostoja e kohës e humbur kur njerëzit kërkojnë dokumente.
Aspekti i dytë i ruajtjes së dokumenteve është organizativ; si do të paraqiten dokumentet? Çelësi për paraqitjen e dokumenteve është ndjekja e praktikave të mira të menaxhimit të skedarëve.
Gjithashtu duhet të dini se si do të arkivoni dokumentet. Si do të trajtoni skedarët që janë të vjetëruara ose vetëm të gatshëm për t'u zhvendosur në ndezësen e pasme në sistemin tuaj të menaxhimit të dokumenteve?
Pranë fillimit të çdo viti, për shembull, kaloj nëpër dosjet e ndryshme të punës në kompjuterin tim, duke zhdukur ato që nuk janë më aktuale dhe krijojnë dosje të reja të etiketuara sipas vitit dhe / ose subjektit, duke lëvizur skedarët sipas nevojës.
E njëjta mund të bëhet me skedarë letrash; nuk është e vështirë të hiqni dokumentet e vjetra nga një dosje skedari dhe emërtimi dhe të krijoni një të re me "Vjetër" në titull. Disa programe ofrojnë mundësi automatike të arkivimit. Për shembull, Microsoft Outlook ju lejon të arkivoni email të vjetër.
Si mund të thjeshtësohet nxjerrja e dokumenteve?
Kjo pyetje është zemra e sistemit tuaj të menaxhimit të dokumenteve. Në një sondazh të kryer nga Leger Marketing për Xerox Canada, pronarët dhe menaxherët kanadezë të SMB mesatarisht thanë se kushton 2.152 dollarë në vit për të menaxhuar dhe ruajtur dokumentet dhe rreth një orë në ditë për të kërkuar këto dokumente (globeandmail.com).
Edhe një herë, praktikat e mira të depozitimit mund të bëjnë një rrugë të gjatë drejt zgjidhjes së problemit. Shfletimi i Artikujve të Menaxhimit të të Dhënave në këtë faqe do t'ju fillojë. Nëse bëni gjëra të tilla si ndjekja e vazhdueshme e konventave strikte të emërtimit, për shembull, dokumentet do të jenë shumë më të lehta për t'u gjetur.
Dhe nëse jeni një pronar i vetëm që punon vetëm ose një pronar biznesi me punonjësit , ju rekomandoj të krijoni një listë të lokacioneve të dosjeve , të cilat do t'i kujtojnë përdoruesit se ku shkojnë lloje të veçanta të dosjeve - dhe ku të gjejnë dokumente të veçanta. Nëse biznesi juaj është si më i shumti, mos harroni të përfshini nëse skedari do të jetë në sistemin tuaj kompjuterik, në një server në shtëpi, në re ose në formë letre të depozituar në një vendndodhje fizike siç është kabineti i dosjeve. Për shembull, supozoni që ju përdorni imazhe, video apo edhe foto letre në biznesin tim. Një shënim në Listën e Lokacioneve të Dosjeve mund të jetë:
Imazhe / video dixhitale: kompjuter (ose server) - drive E: / photos - fotografi në dosjen përkatëse të subjektit
Fotot e letrës: arkivimi i kabinetit 3 - Foto - alfa sipas temës
Rrjetet e përbashkëta ose disqet e reve duhet të etiketohen sipas përmbajtjes ashtu siç duhet të mbajnë sirtarët e kabinetit.
Si mund t'i bëjmë dokumentet tona të sigurta?
Linja e parë e mbrojtjes për sigurimin e dokumenteve është fizikisht sigurimi i lokaleve afariste . Të gjitha bizneset duhet të kenë sisteme sigurie, siç janë sistemet e alarmit, të instaluara - madje edhe bizneset me bazë në shtëpi .
Bizneset gjithashtu mund të kenë nevojë ose duan të investojnë në pajisje të tjera sigurie, siç janë bare / grila dritare, kamera sigurie dhe / ose shërbime patrullimi. Ju mund të kaloni gjatë gjithë kohës që dëshironi të krijoni fjalëkalime dhe encrypting fotografi në një përpjekje për të mbrojtur dosjet tuaja elektronike, por nuk ka rëndësi nëse dikush mund të endet dhe të vjedhë kompjuterin tuaj dhe të shoqërojë hard drive.
Të gjitha kabinetet arkivore duhet të jenë të kyçura dhe të mbahen të mbyllura pas orarit të punës (dhe të kyçur në mesditë nëse askush nuk do të jetë i besueshëm në afërsi).
Procedurat e përgjithshme të sigurisë për dokumentet elektronike përfshijnë kopjimin e dokumenteve rregullisht dhe mbajtjen e kopjeve të dokumenteve diku tjetër përveç hard driveit ku janë vendosur dokumentet origjinale. Off-site është më e mira për t'u mbrojtur që të mos fshihen të dhënat tuaja të biznesit nga fatkeqësitë natyrore - një tjetër arsye pse reja është ideale për biznesin .
Bizneset e vogla me kolegë ose punonjës që ndajnë të njëjtin rrjet kompjuteri mund të duan gjithashtu të kufizojnë qasjen e disa përdoruesve në mënyrë që të përdorin ose të shohin disa nga burimet e rrjetit. Për shembull, mund të keni një direktori të rrjetit ose të shpërndarjes së re që quhet "Kontabilitet" që ka qasje të kufizuar vetëm në menaxhim. Edhe nëse një përdorues i lejohet të ketë qasje në një burim, si një aplikacion, dokumente të veçanta mund të mbrohen me fjalëkalim. Përmbajtja e dokumenteve gjithashtu mund të kodohet, duke i bërë ato të qasshme vetëm për ata që kanë çelësin e kërkuar të enkriptimit.
Vjedhja e punonjësve është një tjetër kërcënim për sigurinë e të dhënave. Bizneset e vogla me punonjësit duhet të bëjnë kontrollimin e gjendjes faktike dhe marrjen e kontrolleve në sfond mbi punonjësit një çështje të politikës.
Zbatimi i Sistemit të Menaxhimit të Dokumenteve
Pasi të keni krijuar planin e menaxhimit të dokumenteve duke u përgjigjur pyetjeve të mësipërme, jeni gati ta zbatoni atë duke u siguruar që të gjithë stafin tuaj të njohin detajet e sistemit të menaxhimit të dokumenteve të biznesit tuaj dhe po ndjekin procedurat e duhura gjatë krijimit, ruajtjes dhe arkëtimit të dokumenteve.
Gjithashtu duhet të jeni i sigurt se të gjithë ata që hyjnë dhe përdorin dokumente brenda organizatës suaj ndjekin, duke bërë gjëra të tilla si emërtimi dhe ruajtja e dokumenteve në mënyrë të përshtatshme. Kontrolloni rregullisht në vend për të provuar nëse skedarët e veçantë mund të gjenden lehtësisht dhe të ruhen nga gabimet.
Ju mund të krijoni një sistem të menaxhimit të dokumenteve në një ditë, por ta zbatoni në mënyrë konsekuente me kalimin e kohës do të jetë çelësi i suksesit të tij. Shpërblimet janë të mëdha - të jesh në gjendje të gjesh atë që dëshiron të gjesh kur të duash dhe paqe e mendjes.