Çfarë kërkon kompania juaj nga softueri i kontabilitetit të biznesit të vogël?
Softueri i kontabilitetit është një domosdoshmëri për çdo biznes të vogël që të mbajë gjurmët e të ardhurave, shpenzimeve, informacionit të klientit dhe të të dhënave të tjera financiare. Ai është gjithashtu një mjet i madh për vendimmarrje pasi raportet në kohë dhe mjetet e analizës së buxhetit që vijnë me shumicën e programeve të programeve të kontabilitetit u japin pronarëve të bizneseve një shans për t'u kthyer prapa dhe të kenë një kuptim të përgjithshëm të financave të kompanisë. Por, në një det të programeve dhe markave software, si zgjedh softwarein e duhur të kontabilitetit për biznesin tuaj të vogël?
Çfarë duhet të konsideroni para se të blini Software Kontabël
Meqenëse softueri i kontabilitetit është jetësor për biznesin tuaj të vogël, është e rëndësishme të siguroheni që të bëni disa kërkime para se të bleni ndonjë lloj të veçantë të menaxhimit financiar ose programit të kontabilitetit. Duke marrë një vështrim të afërt në nevojat e kompanisë suaj do t'ju lejojë të vlerësoni kërkesat e përditshme të funksionimit që ju nevojiten. Më poshtë janë vetëm disa nga gjërat që duhet të bëni dhe mbani në mend para se të angazhoheni për blerjen e softuerit të kontabilitetit.
Bëni një analizë të nevojave
Para se të vendosni për një program të veçantë të kontabilitetit, duhet të kryeni një analizë të nevojave për të vlerësuar karakteristikat, funksionet dhe raportet që ju do të duhet që programi të bëjë. Merrni kohë për të menduar se cilat transaksione të kontabilitetit janë të rëndësishme për biznesin tuaj në mënyrë që të zgjidhni një program që mund t'i trajtojë ato me efikasitet. Duhet të renditen të gjitha raportet që do t'ju nevojiten për të gjeneruar kontrolle që ju nevojiten ose integrimin që doni me aplikacionet e palëve të treta.
Kjo analizë e nevojave do të jetë bazë për të cilën ju filloni procesin e përzgjedhjes.
Lexoni Shqyrtimet e Software-it Kontabël
Leximi i shqyrtimeve të tjera të klientëve të produktit do t'ju japë një ide më të mirë për atë që po blini. Shumë faqe të tilla si Amazon, kanë komente të panumërta që diskutojnë lehtësinë e përdorimit, raportimin, mbështetjen, pajtueshmërinë e sistemit operativ dhe çmimin.
Gjeni atë që i përshtatet nevojave tuaja
Shumica e bizneseve të vogla mund të përdorin softuer të kontabilitetit të biznesit të vogël të tillë si QuickBooks drejt-out-of-the-box. Shumica e shitësve kanë konfiguruar veçoritë dhe modelet e raportimit në mënyrë që të krijoni pothuajse çdo raport që ju nevojitet. Sidoqoftë, mund të gjeni që keni nevojë për softuer të veçantë për industrinë, siç është softueri i kontabilitetit jofitimprurës , softueri i kontabilitetit të ndërtimit ose softueri kontabël i shitjes për të përmbushur nevojat unike të kontabilitetit dhe raportimit të industrisë tuaj.
Konsideroni lehtësinë e përdorimit
Ju ose stafi juaj duhet të mësoni të përdorni softuerin e kontabilitetit që bleni. Është e mundshme që ju do të keni qarkullim të stafit përgjatë viteve. Prandaj, duhet të konsideroni zgjedhjen e një pakete softueri të kontabilitetit që jo vetëm që i plotëson nevojat tuaja, por është e lehtë të mësohet duke pasur parasysh kohën dhe burimet që ju mund të angazhoni për trajnimin e punonjësve se si të përdorin softuerin. Nëse keni pak burime për të marrë punonjësit dhe drejtimin e programit tuaj kur ka qarkullim, atëherë zgjedhja e një programi të thjeshtë softueri të kontabilitetit të thjeshtë si QuickBooks ose Peachtree mund të jetë rruga për të shkuar për biznesin tuaj të vogël. Edhe pse mund të ketë programe më të mira të softuerit të kontabilitetit në treg, biznesi juaj i vogël nuk do të shohë përfitimet e këtyre programeve nëse stafi juaj nuk di se si t'i përdorë ato siç duhet.
Mendoni për Mbështetjen
Duhet të vendosni se çfarë lloj mbështetjeje që dëshironi të keni për t'ju ndihmuar të përdorni produktin. Shumica e shitësve ofrojnë një suitë të plotë të opsioneve të ndihmës të disponueshme për ju - email, telefon dhe mbështetje në internet. Disa shitës do të ofrojnë mbështetje falas nëse e blini programin, ndërsa shumica do të ofrojnë plane mbështetëse teknike që mund të blini përveç programit të softuerit të kontabilitetit. Ju duhet të lexoni çdo forum në lidhje me përvojën e përdoruesve të tjerë me mbështetjen e klientit nga shitësi i softuerit që ju zgjidhni, sepse ato nuk janë krijuar të barabartë. Disa prodhues të softuerëve të kontabilitetit sigurojnë mbështetje adekuate, ndërsa të tjerët nuk e bëjnë këtë.
Shqyrtoni shkallëzimin
Sa rritje e pritni që biznesi juaj të rritet gjatë periudhës afatshkurtër deri në mes? Pasi të bëni parashikimet tuaja rreth rritjes së biznesit tuaj, atëherë do të doni të shihni se sa të shkallëzuar ju nevojitet programi juaj i kontabilitetit duhet të jetë për të përmbushur këtë rritje.
A keni nevojë për softuer të kontabilitetit për të kandiduar në laptopë dhe desktopë apo pajisje të lëvizshme si? A keni nevojë për softuer të kontabilitetit që është i aftë të ekzekutohet në një rrjet? Sa e shtrenjtë është të shtoni përdoruesit shtesë në softuerin tuaj të kontabilitetit? Ju do të doni t'i merrni parasysh këto pyetje dhe nëse biznesi juaj i vogël do të funksionojë në një rrjet, është mirë që të kontaktoni një profesionist IT për të siguruar që softueri i kontabilitetit që zgjidhni zgjidhni është i përputhshëm me harduerin tuaj. Një profesionist i teknologjisë së informacionit duhet të jetë në gjendje të sigurojë që ju i plotësoni specifikimet hardware / software, ndërsa gjithashtu të bëni sugjerime të tjera të rrjetëzimit që do të përmirësojnë operacionet e biznesit tuaj.
A keni nevojë për menaxhimin e dokumenteve?
Disa biznese të vogla dëshirojnë të operojnë në një mjedis pa letra, ndërsa të tjerët janë më të kënaqur me të qenit pak më të modës së vjetër. Cilado qoftë procesi që zgjidhni, duhet të siguroheni që softueri është projektuar për të përmbushur nevojat tuaja. Për shembull, nëse dëshironi një zyrë pa letra, atëherë duhet të kontrolloni veçoritë e menaxhimit të dokumenteve të softuerit tuaj të kontabilitetit. Përndryshe, mund të blini një mjet për menaxhimin e dokumenteve të palës së tretë dhe mund të shikoni nëse ekzistojnë programe softueri të kontabilitetit që integrohen me sistemin tuaj të menaxhimit të dokumenteve për të ndihmuar në modernizimin e proceseve të punës në biznesin tuaj.
Mund të përdorni menaxhimin e fluksit të punës?
Nëse vendosni të veproni në një ambient zyre të paperless, atëherë do t'ju duhet të zgjidhni një program softueri të kontabilitetit që ose ka proceset e brendshme të punës ose ju lejon të ndërtoni ato për të përmbushur proceset tuaja të biznesit. Meqenëse nuk do të keni kopje fizike të letrës që fluturojnë rreth zyrës për shqyrtim dhe miratim, duhet të keni aftësinë për të hartuar proçeset e miratuara për detyra të thjeshta dhe komplekse si fletë kohore, shitës ose kontrolloni miratimin.
Konsideroni Nevojat e Sigurisë së të Dhënave
Sigurimi i të dhënave të kontabilitetit është gjithmonë i rëndësishëm sepse ju do të dëshironi të siguroheni që të dhënat tuaja personale, të dhënat personale të punonjësit tuaj dhe informacioni i klientit tuaj të mbrohen. Megjithatë, ju mund të veproni në industri, të tilla si kujdesi shëndetësor, ku keni kërkesa shtesë të pajtueshmërisë si HIPPA. Dënimet për këto shkelje mund të dëmtojnë biznesin tuaj, duke arritur në 500,000 dollarë në disa raste. Cilado qoftë niveli i sigurisë që ju nevojitet, ju do të dëshironi të siguroheni se dizenjot janë ndërtuar në programin tuaj të softuerit të kontabilitetit ose që ju mund të krijoni tiparet e nevojshme të sigurisë në një plan IT për t'i përmbushur këto nevoja.