10 Këshilla për Shkrimin e Donatorëve më të Mirë Faleminderit Letra

by Joanne Fritz

Nuk mund të thuash falë shumë mirë ose shumë shpesh

Duke ju falënderuar një donatori përfundon një transaksion, por ndërton një urë për mbështetjen e ardhshme dhe angazhimin më të thellë. Bëni mirë, dhe ju jeni në rrugën tuaj për suksesin e ardhshëm të mbledhjes së fondeve.

Këtu janë dhjetë këshilla për ta bërë këtë letër falënderimi vetëm të drejtë.

01 - Merrni në postë shpejt

Dyzet e tetë orë është një kthesë ideale për një letër falënderimi. Nëse kjo është e pamundur, synoni jo më shumë se një javë. Ju doni donatorin të mbani mend se ai e bëri donacionin në mënyrë që falënderimi juaj të përforcojë veprimin e tij dhe e shpërblen për dhënien e tij.

Getting letër atje shpejt do të bëjë emrin tuaj bamirësisë rrinë në mendjen e donatorëve, sigurohuni atij që keni marrë dhurimin, dhe përshtypje atë me efikasitetin tuaj dhe mendim.

Edhe donatorët online duhet të marrin letrën e falenderimit të postës, por kjo është e shtrenjtë dhe shumë nonprofits po lëvizin në internet sa më shumë që të jetë e mundur. Në këtë rast, sigurohuni që donatori juaj online nuk ka marrë vetëm një faturë me email. Merrni kohë për të personalizuar një thank you email dhe kthyer atë në diçka të paharrueshme

Theksoni praktikat më të mira për letrat me falenderim me email . Në kutitë e plotë të postës elektronike, letra juaj e falenderimit mund të shkojë pa u vënë re, prandaj i kushtoni vëmendje vijës së temës dhe sigurohuni që linja "nga" të identifikojë qartë organizatën tuaj.

Ka shumë pengesa për të falënderuar një donator me email që mund të harrosh. Duhet të qëndrojë jashtë dosjes SPAM , të kapë vëmendjen e donatorit dhe ta tërheqë atë në hapjen e mesazhit. Mos lejoni që lehtësia dhe kostoja relativisht e ulët e postës elektronike të verbërojnë për të metat e saj.

02 - Bëni atë personale

Personalizoni letrën tuaj të falënderimit me emrin e donatorit (kontrolloni dy herë drejtshkrimin dhe mos thirrni asnjëherë znj. Z.) dhe shkruani direkt tek individi. Emrat e parë janë të fuqishëm.

Çfarë punon për një letër për mbledhjen e fondeve gjithashtu punon për një letër falënderimi. Për shembull, përdorni përemra personale , të tilla si "ju", "ne" dhe "I."

Përfshini informacion në lidhje me donatorin, si për sa kohë ata kanë qenë donatorë, ose që ju pëlqeu të shihni ata në ngjarjen e fundit. Ndoshta donatori ka marrë një çmim ose ka marrë një promovim. Ndjehen të lirë për të shtuar diçka në lidhje me atë në letrën tuaj.

Një sistem i mirë i dokumenteve të donatorëve do të jetë shoku më i mirë kur bëhet fjalë për këtë nivel të personalizimit. Shumica e sistemeve, edhe ato me kosto të ulët, kanë aftësinë për të kapur informacionin aktual rreth donatorëve tuaj.

Kur ata dhanë të fundit? A kanë ata vullnetarë? Kur ishte hera e fundit që donatori kishte kontakte me organizatën tuaj dhe cila ishte natyra e asaj ndërveprimi?

Nëse ky është një dhurues për herë të parë, dërgoni një paketë të mirëpritur dhe ftoni donatorin të regjistrohet për gazetat dhe njoftimet.

Nëse falënderoni një donator të gjatë, konsideroni një shënim të shkruar me dorë dhe jo një letër zyrtare, ose një mënyrë tjetër krijuese për të thënë faleminderit .

03 - Koordinoni atë me temat e fushatës

Bashkërendoni falënderimet me apelin ose fushatën që solli donacionin.

Hartoni një template për një letër falënderimi kur shkruani materialet tuaja për mbledhjen e fondeve. Mendoni për këtë si pjesë e paketës suaj të fushatës. Nëse dhurimi është në përgjigje të një stimuli tjetër ... ndoshta një ngjarje që keni bërë ... e lidhni letrën me atë ngjarje.

Rruga e plotë e kthimit në apel përmirëson ngjitjen e emrit të organizatës suaj në mendjen e donatorit. Gjithashtu është e sigurt për donatorin.

Nëse dhurimi është në përgjigje të një apelimi të posaçëm të postës elektronike, zhvilloni një faqe uljeje pas dërgesës në faqen tuaj në mënyrë specifike për ata donatorë.

Generic është jashtë. Specifikiteti për atë që donatori e pa që e detyroi atë të jepte është një domosdoshmëri. Për shembull, nëse një dhurues i dhuruar për të ndihmuar viktimat e një tërmeti, sigurohuni që falënderimi juaj i referohet asaj situate.

04 - Përdorni tregime për lidhjen e donatorëve me rezultatet

Ndihmoni donatorët që të përfytyrojnë se si janë shpenzuar paratë e tyre Mënyra më e mirë për ta bërë këtë është të tregosh një histori rreth një personi të caktuar, i cili u ndihmua nga donacioni. Historia nuk duhet të jetë e gjatë. Vetëm disa fjali dhe përdorimi i emrit të një personi mund të jenë të mjaftueshme për të ngjallur ndjeshmëri në donatorin.

Bëni donatorin tuaj heroin e këtyre tregimeve. Ai ose ajo bëri atë histori të mundshme. Mbani një inventar të tregimeve për gjërat e mira që bamirësia juaj realizon. pastaj vendosni blloqe të kopjimit duke përdorur ato tregime dhe i lëshoni ato në letrat tuaja falënderuese sipas nevojës.

Ndryshimi i tregimeve shpesh do t'i mbajë letrat tuaja të freskëta dhe do të lehtësojë dërgimin e shumë letrave pa pasur nevojë të bëjë secila prej tyre plotësisht të reja.

Edhe nëse ju shërbeni njerëzve që janë në situata të ndjeshme dhe ju duhet të mbrojnë identitetin e tyre, ka mënyra për të treguar historitë e tyre pa kompromentuar privatësinë e tyre.

05 - Keni një person të vërtetë të nënshkruani letrat tuaja

Shmangni nënshkrimet digjitale nëse nuk jeni duke dërguar mijëra shkronja në një kohë. Madje edhe atëherë, rezervoni letra që u shkojnë donatorëve që japin donacione të rëndësishme për drejtorin tuaj ekzekutiv, presidentin e bordit ose një kryetar vullnetar për mbledhjen e fondeve për të nënshkruar. Përdorni pulla reale të klasës së parë për këto letra.

06 - Shto një shënim personal, të shkruar me dorë

Nëse është e përshtatshme, kërkoni nga Drejtori Ekzekutiv ose Kryetari i Bordit të shtoni një shënim personal në letrën. Donatorë të gjatë që mund të njohin ED-in ose anëtarët e bordit e gjejnë këtë veçanërisht të kënaqshme.

Përmendja e një ngjarjeje të kohëve të fundit që donatorët morën pjesë do të kujtojnë donatorin për një eksperiencë të këndshme dhe t'i shtojnë origjinalitetit shënimit. Konsideroni që të keni një parti të shkruar me shënime me vullnetarë të cilët mund të shkruajnë shënime në letra ose të bashkëngjitni shënime post-it me mesazhe të shkruara me dorë.

07 - Përfshini një zarf të përgjigjes

Unë nuk rekomandoj që të kërkoni një tjetër donacion në një letër falënderimi. Sinqerisht, që i kthen njerëzit më shumë se sa mendoni. Megjithatë, vetëm duke përfshirë një zarf të përgjigjes mund të kujtojmë donatorin se donacionet e ardhshme janë të mirëseardhura.

Shumë donatorë i mbajnë këto zarfa dhe i përdorin ato për një dhuratë më vonë ... ose edhe menjëherë. Andrew Olsen i Fundraising Fundamentals është entuziast për përfshirjen e zarfeve të përgjigjes në falënderimet e letrave. Ai ka gjetur se bamirësitë që përdorin këtë taktikë për donatorët e rinj kanë "normat e konvertimit të dy dhuratave që janë diku nga 8% -12% më i lartë se ato organizata që nuk i përfshijnë ato".

08 - Përdorni letrën si faturë tatimore

Dhuruesi juaj faleminderit gjithashtu mund të jetë një faturë. Ju duhet të jepni një faturë çdo vit për qëllime tatimore nëse një donator i jep 250 $ ose më shumë dhe mund ta përfshini atë zbulim me këtë letër.

Faleminderit që sot letrat zakonisht përfshijnë shpalosjet e duhura çdo herë që jep një donator, qoftë online, me çek ose përmes dhënies mujore .

Është gjithashtu një praktikë e mirë që të japësh një përmbledhje të dhënash për vitin në fillim të vitit të ardhshëm, vetëm në kohën kur donatorët zakonisht përgatisin deklaratat e tyre tatimore . Vetëm mos harroni se një faturë nuk është një thank you . Marrja duhet të jetë një pjesë e vogël e letrës.

09 - Fto më shumë përfshirje

Është gjithmonë mirë të përfshihet një ftesë për të vizituar agjencinë tuaj dhe për të parë punën tuaj të dorës së parë.

Në botën e sotme ku mund të kërkoni donacione nga njerëz në mbarë botën, angazhimi mund të arrihet përmes mediave sociale . Inkurajoni donatorin tuaj të ndjekë organizatën tuaj në Facebook dhe Twitter ose në ndonjë rrjet tjetër social në të cilin merrni pjesë.

Meqë nuk ka hyperlink në një letër të postuar, jepni adresën tuaj të internetit dhe më pas sigurohuni që butonat e medias suaj sociale janë të lehta për tu gjetur.

Përfshini një ftesë të qartë për të vizituar faqen e internetit dhe klikoni mbi ato butona dhe të regjistroheni për buletinin tuaj të postës elektronike ose komunikime të tjera. Ikonat e mediave sociale janë disa nga elementët më të rëndësishëm në faqen e internetit të bamirësisë tuaj.

10 - Shto një postscript dhe jepni informacionin e kontaktit

Ne jemi të gjithë skimmers. Kjo është arsyeja pse shumica prej nesh lexojnë pjesën më të lartë të një letre dhe pastaj kalojnë poshtë në PS Pastaj ne mund të kthehemi dhe të lexojmë pjesën tjetër të letrës. Tregtarët e postës së drejtpërdrejtë i dinë të gjitha rreth PS-së dhe gjithmonë e përfshijnë atë. Ndonjëherë ata kanë më shumë se një.

Për PS-në e një letre falënderimi, mund të dëshironi të referoheni përsëri në historinë që keni dhënë ("Mikaeli dhe Jane janë të sigurt dhe të lumtur për ju") ose të vendosni atje informacione të rëndësishme për kontakt.

Donatorët duhet të kenë emrin, numrin e telefonit dhe adresën e emailit të dikujt në organizatë që ata mund të kontaktojnë me pyetjet. Shërbimi ndaj klientit është po aq i rëndësishëm për jofitimprurjet si për bizneset, prandaj e lehtësoni një donator për të gjetur një person të vërtetë nëse ata kanë një çështje.