Mësoni rreth informacionit kryesor që gjendet në dokumentin burimor
Pse dokumentet burimore janë të rëndësishme
Dokumenti burimor është thelbësor për procesin e kontabilitetit dhe kontabilitetit pasi është dëshmi se ka ndodhur një transaksion financiar.
Nëse një kompani auditohet, dokumentet burimore mbështesin gazetat e kontabilitetit dhe librin e përgjithshëm si një gjurmë auditimi të padiskutueshëm.
Mbajtja e një dokumenti burimor për një biznes është pikërisht sikur mbajtja e faturave për artikujt e zbritshëm nga taksat për taksat tuaja personale. Nëse tatimet tuaja auditohen, ato sigurojnë provën që i keni bërë ato blerje. E njëjta gjë vlen edhe për biznesin tuaj, por në biznes, ju nuk mbani faturat vetëm për shpenzimet e zbritshme nga taksat. Ju mbani dokumentet origjinale për çdo transaksion financiar.
Çfarë Dokumentet Burimore Ofrojnë
Një dokument burimor përshkruan të gjitha faktet bazë të transaksionit, të tilla si shuma e transaksionit, të cilit i është bërë transaksioni, qëllimi i transaksionit dhe data e transaksionit.
Këtu janë disa shembuj të dokumenteve të zakonshme burimore:
- një kontroll i anuluar
- faturë
- fatura e arkës
- faturën e gjeneruar nga kompjuteri
- memorandum për kredi për rimbursim të klientit
- kartën e kohës së punonjësit
- mandat depozitimi
- urdhër blerjeje
Si të trajtoni dokumentet burimore
Dokumenti burimor duhet të regjistrohet në ditarin e duhur kontabël sa më shpejt të jetë e mundur pas transaksionit. Pas regjistrimit, të gjitha dokumentet burimore duhet të depozitohen në një lloj sistemi ku mund të gjenden nëse dhe kur ato janë të nevojshme.
Në raste të caktuara, madje mund të jetë e rëndësishme që zinxhiri i kujdestarisë të jetë në gjendje të përcaktojë se dokumenti burimor në fjalë mbetet në kontrollin tuaj.
Dokumentet Burimore vs. Fotokopjet
Në shumicën e rrethanave, fotokopjet e dokumenteve burimore janë të ligjshme. Shërbimi i Ardhurave të Brendshme, për shembull, ka pranuar fotokopje të faturave që nga viti 1997, për sa kohë që ato janë të lexueshme, përmbajnë të gjithë informacionin e paraqitur në origjinal dhe, brenda kufijve të procesit të skanimit, paraqesin atë informacion në një format identik me origjinale.
Një faturë materiali që specifikonte objektet e blera dhe çmimi i paguar, por që u skanua pa emrin e furnizuesit nuk do të kualifikohej. Një dokument që paraqiti të gjithë informacionin në faturën origjinale, por që u rihap në formatin Word ose Excel, gjithashtu nuk do të kualifikohej.
Standardi i IRS-it - riprodhimi i plotë, i lexueshëm dhe i saktë i origjinalit - është i njëjti standard i përdorur në shumë biznese dhe agjenci qeveritare. Institucionet e tjera, megjithatë, i shtojnë këto kërkesa të përgjithshme.
Universiteti i Uashingtonit, për shembull, pranon vetëm si zëvendësues për fotokopjet origjinale të dokumenteve të skanuara me një dendësi minimale prej 300 pikësh për inç (dpi) dhe të paraqitura në formatet PDF ose TIFF; nuk pranon fotokopje JPEG.
Nëse planifikoni të skanoni dokumentet kontabël ose ligjore për të lehtësuar ruajtjen, kontrolloni me institucionin përkatës për t'u siguruar që do të pranojnë dokumentet në formatin që planifikoni të përdorni.