Këshilla për menaxhimin e kohës për thirrjet në dalje

Si të bëni telefonatat tuaja dalëse më produktive dhe të merrni më pak kohë

Menaxhimi i kohës telefonike është i rëndësishëm sepse telefoni është ende vegla kryesore e komunikimit për shumicën e bizneseve të vogla. Por shumë nga koha që bizneset shpenzojnë duke përdorur telefonin është një humbje kohe. Në vend që të komunikojmë me njerëzit me të cilët dëshirojmë të komunikojmë me thirrjet që dalin, ne e largojmë kohën duke biseduar me njerëz ose makina të tjera, duke luajtur raunde të pafundme të etiketës telefonike.

Por, çka nëse ne mund të thërrasim dhe flasim me njerëzit me të cilët dëshironim të flisnim, të themi se çfarë donim të thonim dhe të vazhdonim?

Paramendoni sa shumë mund të jetë produktiv dhe sa kohë do të duhej të bënim gjëra të tjera.

E pra, mundemi - dhe të gjitha që duhet është pak përgatitje paraprakisht.

Menaxhimi i Kohës Telefonike Këshilla për thirrjet në dalje

• Nëse ata janë furnizues , klientë të rregullt ose kontraktorë , shumë prej nesh i quajnë të njëjtët njerëz në mënyrë të përsëritur. Mbani informacionin tuaj të kontaktit të azhurnuar me detaje të kursimit të kohës në mënyrë që të mos humbni kohë duke u përpjekur për të arritur njerëz që nuk janë në dispozicion.
  
  Për shembull, nëse e dini që një person i caktuar që dëshironi të arrini, merr një drekë prej orës 1 deri në 2 pasdite çdo ditë, pse harxhoj kohën time për ta thirrur atë gjatë kësaj kohe?
• Programoni numrat për ata që ju telefononi rregullisht në telefonin tuaj. Unë jam i habitur nga njerëz që nuk e bëjnë këtë, pasi koha që ruani kur nuk kërkoni numra dhe i mbushni ato është po aq e mahnitshme.
• Planifikoni thirrjet tuaja dalëse. Para se të telefononi, shënoni qëllimin kryesor të thirrjes dhe pikat kyçe që dëshironi të mbuloni. Kjo do t'ju ndihmojë të qëndroni në pikën kur jeni në telefon dhe sigurohuni që të mbuloni gjithçka që dëshironi të mbuloni, duke kursyer kohë gjatë telefonatës dhe duke mos ju thirrur përsëri sepse keni harruar diçka.

• Nëse thirni dikë që është futur në bazën e të dhënave të kontakteve, keni të gjithë informacionin rreth personit që po telefononi para jush kur thirni. Nëse jeni duke përdorur një kompjuter desktop, një pajisje celulare ose një Rolodex, kjo është një ndihmë e madhe kujtese gjatë telefonatës. Plus, nëse nuk duhet të shikosh diçka të tillë si emri i burrit të klientit, do të keni mundësi të bëni shënime gjatë telefonatës, duke kursyer edhe më shumë kohë.

• Natyrisht, nëse doni të bëni shënime gjatë një telefonate (ose bëni ndonjë gjë tjetër gjatë kohës që jeni duke folur në telefon), një altoparlant i mirë ose kufje është thelbësor. Lirimi i duarve mund të lirojë shumë kohë.
• Nëse arrini ditarin ose postën zanore, lini një mesazh të plotë që jep numrin tuaj të telefonit dy herë dhe jep arsyet pse po telefononi . Për shembull, "Kjo është Susan Ward në (numrin e telefonit). Unë po bëj thirrje për të diskutuar vlerësimin për projektin tuaj. Ju mund të më kontaktoni në (numrin e telefonit) këtë pasdite".
  
  Duke deklaruar numrin tuaj dy herë i jep marrësit të mesazhit një shans shumë më të mirë për të marrë atë të drejtë dhe duke u shkruar poshtë pa replaying mesazhin.
• Mos i jepni detyrim telefonit . Kur jeni duke u përpjekur për të arritur dikë dhe ju nuk keni, është joshëse të thërrisni - ndoshta çdo gjysmë ore! Por nëse e keni lejuar një mesazh të duhur, nuk ka nevojë të harxhoni kohën tuaj duke lënë mesazhe të përsëritura (dhe duke plotësuar telefonin ose postën zanore të personit). Jepini personit që po telefononi një kohë të arsyeshme për të thirrur, si p.sh. deri në ditën e ardhshme të punës.
• Programoni thirrjet tuaja telefonike dhe i bëni të gjitha së bashku në një bllok të vetëm kohe, nëse është e mundur. Shumica prej nesh nuk janë aq të mira në shumëfishimin dhe humbin një produktivitet të madh kur ne po kthehemi nga një detyrë në tjetrën. Pra, nëse keni një duzinë thirrjesh për të bërë në një ditë të caktuar, është më efikase t'i bëni të gjitha në një orë se sa të bëni një ose dy, dhe pastaj të bëni një tjetër tre telefonata një orë më vonë, dhe dy të tjerë pas 45 minutash.

• Rezervoni thirrjet telefonike dalëse, nëse është e mundur. Nëse nuk do të jetë një thirrje e shpejtë, kur thirre fillimisht dikë, prezantoheni, tregoni pse jeni duke bërë thirrje dhe pastaj pyesni nëse është e përshtatshme për të folur ose nëse preferon të rezervojë një kohë për ta diskutuar . Pastaj rregulloni që ju do ta telefononi atë në atë kohë. Kjo jo vetëm që mund të ju kursejë kohë në vend, por kurseni kohë kur e telefononi personin, sepse të dy do të jeni të përgatitur për të diskutuar çështjen për të cilën jeni thirrur fillimisht.
• Nëse është e mundur, bëjeni thirrjet tuaja dalëse në "kohë kryeministër". Hulumtimet kanë treguar se më shumë njerëz janë në zyrat e tyre herët në mëngjes dhe mund të arrihen nga ora 8 deri në orën 11 të mëngjesit