Pronarët e bizneseve shpesh merren me kontabilitetin e tyre për shumë arsye që përfshijnë frikën e delegimit të informatave të ndjeshme financiare, që kërkojnë kontroll të plotë dhe mbajtjen e shpenzimeve të stafit. Këto arsye, megjithëse sigurisht të vlefshme për startups dhe operacione të vogla, rriten gjithnjë e më jopraktike sa rritet biznesi juaj. Disa pronarë i delegojnë detyrat e kontabilitetit anëtarëve të familjes ose stafit të besuar, por sipërmarrësit më të suksesshëm dhe më të suksesshëm mësojnë shpejt se kontabiliteti dhe financat janë lidhja e biznesit dhe meritojnë menaxhim profesional nga specialistë financiarë të kualifikuar.
Tre pozicionet kryesore të menaxherit financiar në shumicën e bizneseve janë kontabilist ose kontabilist, kontrollues dhe Zyrtar Kryesor Financiar ose ZKF.
Si pronar biznesi, ju mund t'i mbani vetë detyrat e këtyre pozicioneve ose t'i delegoni ato te një anëtar i stafit ose bashkëpunëtor i besuar, por ndërsa biznesi maturohet, shumica e pronarëve zbulojnë se punësimi i profesionistëve gjeneron përfitime të forta kosto-vlerë duke i liruar pronarët që të përqëndrohen në thelbin çështjet e biznesit. Rezultatet e punësimit të profesionistëve të kontabilitetit përfshijnë - por nuk kufizohen në - avantazhet e mëposhtme të biznesit:
- Gjetjen e kursimeve të kostos në procesin e prodhimit, marrëdhëniet e shitësit, operacionet e zyrës dhe menaxhimin e punonjësve
- Ruajtja e parave në taksa
- Menaxhimi i një vëllimi gjithnjë në rritje të dokumenteve të brendshme dhe raporteve të jashtme
- Projektimi i rrjetit të sigurisë financiare duke lehtësuar rreziqet me mbulimin e sigurimeve, menaxhimin e inventarit, diversifikimin dhe vlerësimin e kërcënimeve fiskale
- Zgjerimet e planifikimit
- Trajtimi i listës së pagave
- Përmirësimi i operacioneve dhe maksimizimi i fitimeve
- Shmangia e gjobave, ndëshkimet, vlerësimet më të ulëta të kreditit dhe pagesat e interesit që rezultojnë nga afatet e munguara, llogaritja e listës së pagave në mënyrë të pasaktë, duke harruar pagesat e faturave dhe mungesën e mundësive të afta kohore të biznesit
Në fakt, shumica e bizneseve kursen para duke angazhuar stafin profesional financiar për të menaxhuar operacionet e përditshme të biznesit.
Megjithatë, varësisht nga madhësia e biznesit tuaj, industrisë tuaj dhe faktorëve të tjerë, mund të keni nevojë vetëm për një kontraktues me kohë të pjesshme ose të kërkoni një staf të plotë financiar që përfshin një kontrollues dhe CFO. Të vendosësh se çfarë stafi financiar duhet të ketë vërtet biznesi juaj është një vendim kompleks që varet nga shumë faktorë. Nevojat tuaja pothuajse me siguri do të ndryshojnë me kalimin e kohës dhe nëse biznesi juaj rritet me sukses, ju mund të kaloni nëpër të gjitha këto pozicione. Seksionet e mëposhtme detajojnë atë që çdo profesionist bën dhe shpjegon kur biznesi juaj mund të ketë nevojë për një ose më shumë prej këtyre specialistëve financiarë:
Funksionet themelore të llogaritarit
Shumica e libërpunuesve punojnë në mënyrë reaktive duke regjistruar atë që tashmë është bërë financiarisht në kompani me pak ose aspak ndikim në strategjinë e biznesit. Llogaritësit punojnë në baza transakcioni dhe rrallë marrin vendime për transaksionet e ardhshme të biznesit. Një llogaritar i talentuar mund të shpjegojë mundësitë tuaja, të mbajë shënime dhe raporte aktuale, të identifikojë mospërputhjet në libra dhe të rekomandojë ide të kursyera, por punët e tyre primare duhet të kronikojnë biznesin dhe transaksionet e tij financiare dhe të përpilojnë raporte nga ky informacion. Disa nga detyrat tipike ditore të një buxheti të kompanisë përfshijnë:
- Regjistrimi i shitjeve, shpenzimeve, llogarive të pagueshme dhe llogarive të arkëtueshme
- Monitorimi i kostove të furnizimeve, shpenzimeve të zyrës, qirasë, shërbimeve dhe shpenzimeve të tjera fikse dhe variabile
- Menaxhimi i listës së pagave , mbajtja e tatimit në burim, llogaritë tatimore të shitjes, garniturat e pagave dhe zbritjet e sigurimeve
- Sigurimi që format thelbësore dhe dokumentet të përfundojnë dhe ruhen në mënyrë të sigurt
- Përgatitja e raporteve ditore, javore, mujore, tremujore dhe vjetore për menaxhmentin, agjencitë qeveritare, aksionerët, punonjësit dhe palët e interesuara
- Pagimi i faturave në kohë
- Hulumtimi i furnizuesve alternativë dhe krahasimi i kostove
- Identifikimi i zonave të problemeve si mbetjet, keqmenaxhimi, mashtrimi dhe vjedhja
- Ndjekja e materialeve, furnizimeve, inventarit dhe burimeve njerëzore
- Përgatitja e taksave dhe depozita tatimore ditore, mujore ose tremujore për qytetin, shtetin, IRS, agjencitë e papunësisë dhe kompanitë e sigurimeve
- Menaxhimi i sigurimeve të biznesit dhe punonjësve dhe planeve shëndetësore
- Mbrojtja e të dhënave të kompanisë
- Marrja e vlerësimeve dhe gjetja dhe pagesa e shërbimit dhe riparimi i njerëzve
- Kontrolli i çështjeve të pajtueshmërisë
- Trajtimi i çështjeve të kreditit të klientit brenda dhe kreditit të biznesit me jashtë shitësit dhe huadhënësit jashtë
Njohja Kur duhet të marrësh me qira një mbajtës librash
Shumica e pronarëve të bizneseve - veçanërisht ato me një frymë sipërmarrëse - lulëzojnë në drejtimin e çdo aspekti të bizneseve të tyre dhe kontabiliteti është bërë më i lehtë me të gjithë softuerët intuitive që janë në dispozicion. Është plotësisht e mundur që pronarët e bizneseve të mbajnë librat, por kjo nuk është domosdoshmërisht një ide e mirë kur biznesi rritet. Kur shkresa fillon të kompromentojë menaxhimin e kohës tuaj, kënaqësinë e punës ose efikasitetin, është koha të konsideroni punësimin e një llogaritari. Ju nuk mund të keni nevojë të punësoni një punonjës me kohë të plotë dhe mund të transferoni gjithashtu të gjithë ose një pjesë të punës së kontabilitetit siç është lista e pagave. Punësimi i një kontabilisti ka kuptim nëse ndonjë nga të mëposhtmet vlejnë për ju dhe biznesin tuaj:
- Ju nuk e kuptoni me të vërtetë kontabilitetin, por i besoni softuerit t'ju tregojë gjithçka që ju duhet të dini.
- Ju nuk jeni njohur me kodin e taksave dhe strategjitë për shmangien e taksave.
- Biznesi juaj përjeton rritje të shpejtë në një kohë të shkurtër.
- Investitorët, huadhënësit ose aksionarët duan raporte të përgatitura profesionalisht.
- Ju po shpenzoni më shumë kohë duke bërë librat sesa duke gjeneruar shitje ose biznese të reja.
- Ju planifikoni të zgjeroni në një rajon, industri ose linjë produktesh të ndryshëm.
- Ju doni të bleni, shisni ose tregtoni asetet.
- Ju jeni informuar se librat tuaj do të auditohen.
Marrja e llogarisë nuk duhet të jetë një proces i dhimbshëm, sepse mund të fillosh duke e kontraktuar punën në një firmë profesionale të kontabilitetit. Kjo është një strategji veçanërisht e efektshme nëse nuk jeni njohur me kontabilitetin, marrjen me qira të një kontabilisti ose kontabilistëve të verifikimit ose aplikantëve për punë financiare.
Kur duhet të konsideroni punësimin e një Kontrolluesi
Kontrollorët, që nganjëherë quhen llogaritës, mbikëqyrin llogaritarët, menaxherët e taksave, menaxherët e kreditit dhe stafin tjetër të kontabilitetit gjatë raportimit drejtpërdrejt te ZKF, CEO ose pronari i biznesit. Në kompanitë më të vogla, një kontrollues mund të jetë i vetmi Kontabilist Publik i Certifikuar në kompani ose mbikëqyrë një ekip të kontabilistëve. Shumë nga këta profesionistë i menaxhojnë detyrat e tyre me ndihmën e një nëpunësi, llogaritari ose asistenti administrativ.
Një kontrollues është zyrtari kryesor i kontabilitetit i kompanisë dhe mban përgjegjësi për përgatitjen e pasqyrave financiare, planeve të biznesit, buxheteve, taksave, çertifikatave të pajtueshmërisë dhe projekteve të veçanta siç janë planifikimi i strategjive afatshkurtra dhe afatgjata të biznesit, blerjet e biznesit, shitja e aseteve, bashkimet e kompanive sigurimin e financimit ose të investitorëve. Konsideruar një menaxher financiar të nivelit të mesëm, kontrolluesit zakonisht kryejnë detyrat e mëposhtme:
- Menaxhimi i stafit financiar.
- Të nënshkruajnë kontrolle dhe të mbajnë përgjegjësi fiduciare për operacionet e kompanisë.
- Hyni në raporte dhe dokumente lidhur me financiarisht.
- Vendosja e politikave dhe procedurave financiare të kompanisë.
- Krijo raporte për rishikim të brendshëm.
- Trajtoni politikat e sigurimit dhe administrimit të rrezikut.
- Mbroni pasuritë e kompanisë.
- Përgatitja, monitorimi dhe përditësimi i buxheteve.
- Përgatitjet kryetare për ofertat publike.
- Këshilloni pronarët dhe drejtuesit për tregjet financiare, tendencat dhe praktikat më të mira.
- Zhvillimi i strategjive proaktive tatimore.
- Zgjidh dhe administron programin e kontabilitetit.
- Ndiqni koleksionet.
- Merren me çështje të burimeve njerëzore, siç janë mbajtja e shënimeve të punonjësve.
- Edukimi i stafit rreth përfitimeve të punonjësve dhe përgjegjësive të biznesit.
Shenjat që tregojnë se biznesi juaj ka nevojë për një kontrollues
Sa më i madh biznesi juaj të rritet, aq më shumë ka gjasa që do t'ju duhet më shumë sesa vetëm një llogaritar. Nëse keni aksionarë ose një bord drejtorësh që përbëhen nga njerëz që nuk janë miq, bashkëpunëtorë të ngushtë dhe familje që keni caktuar, punësimi i një kontrollori është një praktikë e shëndoshë e biznesit që mbron kompaninë tuaj dhe pasurinë tuaj. Në përgjithësi, një kontrollues përqëndrohet në kontabilitetin ndërkohë që një CFO fokusohet në financimin strategjik.
Ndërsa palët e interesit të kompanisë zgjerohen, një kontrollues siguron raportim të menaxhimit taktik dhe mbikëqyrje të stafit për çështjet e kontabilitetit, ndërsa CFO merret me planifikimin financiar dhe mban përgjegjësi për ekipin e kontrollorëve dhe të kontabilitetit. Shumica e kompanive të vogla nuk mund të përballojnë një kontrollues me orar të plotë, por ndërsa biznesi rritet, nuk mund të përballosh të veprosh pa një kontrollues edhe nëse ai ose ajo funksionon në baza me kohë të pjesshme ose në konsultime.
Kur duhet të punësosh një Zyrtar Kryesor Financiar
ZKF-të punojnë përtej kufijve të rreptë duke marrë pjesë në të gjitha vendimet e biznesit dhe avokimi për interesat më të mira financiare të organizatës. Si çdo sipërmarrës ose sipërmarrës i kualifikuar, dihet se vlerësimet strikte financiare janë vetëm një nga qëllimet e biznesit të një kompanie të suksesshme. Iniciativat që japin fitime të forta, mund të dobësojnë kompaninë me klientët që nuk duan të paguajnë çmime të larta për produkte inferiore ose klientë besnikë, të cilët vendosin vlerë më të madhe në qëllimet, parimet, angazhimet mjedisore ose teknikat operative të një kompanie.
CFO-të më të mira vlerësojnë jo vetëm kostot e bërjes së biznesit, por edhe rreziqet dhe kërcënimet që mund të gjenerojnë ndonjë ndërmarrje. Si zyrtarë të lartë të korporatave, ZKF-të punojnë me pronarët, bordet e drejtorëve, menaxhmentin e lartë dhe aktorët e tjerë kryesorë dhe luajnë role kritike në kërkimin dhe zhvillimin, mbikëqyrjen e kompanisë, përputhshmërinë rregullative dhe operacionet e përditshme. Detyrat e tjera të CFO përfshijnë:
- Drejtimi i një kompanie nëpërmjet bashkimeve, blerjeve, ofertave publike dhe ndryshimeve në strukturën dhe operacionet e biznesit
- Menaxhimi i zgjerimeve të mëdha të biznesit në tregje të reja
- Përkrahja e praktikave të shëndosha financiare në vendimmarrje komplekse
- Menaxhimi i pasurive dhe marrëdhënieve financiare me palë të interesuara të shumta
- Operacionet lehtësuese
- Vlerësimi dhe menaxhimi i rreziqeve financiare
- Planifikimi i qëllimeve financiare afatshkurtra dhe afatgjata
- Interpretimi i të dhënave të tregut nga tregues të shumëfishtë financiarë dhe trendet e biznesit
- Kuptimi i arsyeve pse tregjet e biznesit kryejnë mënyrën se si ata bëjnë
- Përcaktimi se si të investojnë asetet e korporatës
- Parashikimi i tendencave të tregut dhe mënyra se si kompania mund të përfitojë nga to
Secila pjesë e kompanisë mbështetet kryesisht në detyrat e kombinuara të ZKF-së: mbikëqyrjen e kontrollit, menaxhimin e thesarit dhe planifikimin dhe parashikimin për çështjet kritike financiare.
Nevojat e menaxhimit financiar në mënyrë progresive më të nevojshme
Bizneset e vogla dhe të mesme kanë nevoja në zhvillim për kontabilitet dhe kontabilitet ndërsa operacionet e tyre rriten. Pronarët ose anëtarët e caktuar të ekipit shpesh merren me kontabilitetin për bizneset e vogla dhe të fillimit me ndihmën e softuerit të kontabilitetit. Përfundimisht, megjithatë, shumica e bizneseve përcaktojnë se punësimi i kontabilistëve profesionistë - qoftë me orar të plotë ose me kohë të pjesshme dhe në shtëpi ose me burime të jashtme - lirojnë stafin për detyrat kryesore të biznesit dhe nxit saktësinë më të madhe, pajtueshmërinë më të mirë dhe mbikëqyrjen e shtuar. Bartësi i duhur siguron që raportet të dorëzohen në kohë dhe u ndihmon kompanive të identifikojnë strategjitë e kursimit, mashtrimet, vjedhjet dhe mbeturinat.
Ndërsa biznesi juaj rritet dhe kërkesat në kohën tuaj shumëfishohen, ju mund të gjeni se keni nevojë për një staf financiar që mbikëqyret nga një kontrollues ose një CFO për të menaxhuar financat gjithnjë e më të sofistikuara të kompanisë. Mundësitë tuaja përfshijnë punësimin e stafit të brendshëm në kohë të plotë ose dhënien e kontabilitetit dhe detyrimeve financiare në një shërbim të kontabilitetit profesional. Të dy opsionet janë po aq të vlefshme për të forcuar fuqinë financiare të biznesit tuaj, por shumë biznese të vogla dhe të mesme gëzojnë përfitimet e punësimit të këshilltarëve sipas nevojës për të shmangur kostot e larta të punësimit të profesionistëve me kohë të plotë.