Merrni Këshilla për Përmirësimin e Proceseve të Llogarive të Marra

Vendosja e një strategjie efektive të menaxhimit të llogarive të arkëtueshme është një pjesë e rëndësishme e drejtimit të një biznesi të suksesshëm. Përkundër kësaj, ne rregullisht merremi me SMB-të që nuk marrin një qasje metodike ndaj situatës, dhe ato janë më të këqija për të. Përmirësimi dhe optimizimi i proceseve të llogarive të arkëtueshme sjell shumë përfitime në tryezë dhe ato nuk aplikohen vetëm në vetë AR. Një proces i racionalizuar dhe efikas i AR gjithashtu ndikon pozitivisht në marketing, shitje, shërbim të klientit dhe operacione të përgjithshme.

Pra, ia vlen të kushtojë kohë dhe përpjekje për ta përmirësuar atë.

Pse Optimizimi i Çështjeve të Llogarive të Arketueshme

Ashtu si shumë pronarë biznesi, nuk mund të shihni menjëherë përfitimet e optimizimit proaktiv të llogarive tuaja të arkëtueshme. Siç u përmend më lart, megjithatë, duke bërë kështu mund të përmirësojë në mënyrë drastike shumë aspekte të biznesit tuaj. Parandalon kapërcimin e kapitalit ekzistues, gjë që rrit likuiditetin. Nga ana tjetër, një biznes është më i aftë për të reduktuar borxhin, për të zvogëluar shpenzimet, për rritjen e fondeve dhe, në shumë raste, të mbizotërojë konkurrencën.

Një pjesë e rëndësishme e optimizimit të proceseve të arkëtimeve është të jetë këmbëngulës për fillimin e procesit në fillim. Shumë shpesh, bizneset janë kaq të qëllimshme për të bërë shitjet që ata i trajtojnë llogaritë e arkëtueshme si një pasqyrim. Fillimi i procesit në fillim nënkupton diskutimin e gjërave si kushtet e pagesës në fazat e hershme të marrëdhënies me klientët. Marrja e një klienti të ri në bord me pagesat elektronike në fillim të procesit është një shembull tjetër për të marrë një qasje proaktive ndaj situatës.

Përpara se të bëni ndonjë gjë tjetër, atëherë angazhoni kompaninë tuaj që të bëjë llogaritë e arkëtueshme një prioritet sa më shpejt që procesi të jetë e mundur.

Dëmet tipike të llogarive të arkëtueshme

Pronarët e bizneseve shpesh shtyjnë llogaritë e arkëtueshme mbi ndezësen e pasme, duke supozuar se duke lënë mirë vetëm mirë është plotësisht e mirë. Megjithatë, praktikat e dobëta të AR-së shkaktojnë një sërë çështjesh për bizneset.

Nga dhënia e kredisë për klientët e pakualifikuar në dështimin e ndjekjes së llogarive të kaluara në kohën e duhur, praktikat e dobëta të AR-së thithin kohën, paranë dhe produktivitetin nga një biznes. Ata shpesh prodhojnë një efekt të valëzuar që prek pothuajse çdo aspekt të drejtimit të një kompanie. Pjesa më e keqe e të gjithave është se shumë nga problemet janë lehtësisht të shmangshme.

Çështje të tjera të përbashkëta të AR-së përfshijnë aplikimin dhe shpërndarjen e pagesave në para në mënyrë të pahijshme, duke mos i kushtuar vëmendje saktësisë së faturave dhe faturave dhe dështimit për të gjeneruar dhe përdorur siç duhet raportet për zero në çështjet potenciale. Secila nga këto dhe hapat e tjerë të gabimeve mund të shkaktojë probleme të gjera për biznese madje edhe shumë të suksesshme dhe fitimprurëse, prandaj është më se e vlefshme që të ndërmerren hapa për t'i korrigjuar ato në kohën më të hershme të mundshme.

Përmirësimi i këtyre pesë aktiviteteve për përmirësimin e llogarive të arkëtueshme

Optimizimi i proceseve të llogarive të arkëtueshme duket mjaft e frikshme që nga fillimi. Megjithatë, duke marrë një qasje metodike për situatën, ju mund të zbatoni ndryshimet që do të rezultojnë në përmirësime mjaft të shpejta dhe dramatike. Për lehtësinë tuaj, ne kemi identifikuar pesë aktivitete që, kur optimizohen si duhet, do të përmirësojnë në mënyrë drastike funksionimin e përgjithshëm të proceseve të arkëtueshme të llogarive tuaja dhe, nga ana tjetër, prodhojnë shumë përfitime emocionuese për biznesin tuaj në tërësi:

  1. Ruajtja e të dhënave të sakta të konsumatorëve - Centralizimi i procesit të të dhënave master për të siguruar saktësinë e llogarive të klientëve dhe informacioni është një pjesë e rëndësishme e krijimit dhe mbajtjes së një procesi të pranueshëm të llogarive të arkëtueshme. Për shembull, adresat e pasakta mund të shkaktojnë që fatura të postohet me postë në vendin e gabuar, gjë që rezulton me pagesa të vonuara. Llogaritë e klientëve duhet të auditohen në mënyrë të qëndrueshme për të kontrolluar anomalitë si kushte të pazakonta ose të papërshtatshme të pagesës, limitet e kreditit, zbritjet dhe të ngjashme. Ndryshimet në të dhënat e klientit duhet të dokumentohen si duhet dhe duhet të vihen në vend kontrollet për të parandaluar që personat e paautorizuar të kenë mundësi të hyjnë ose të editojnë të dhëna.
  2. Krijimi i një procesi të qartë dhe të aprovuar të miratimit të kredisë - Shumë shpesh bizneset kalojnë në zakone të dëmshme të kreditit për të rritur shitjet. Natyrisht, kjo çon në një cikël vicioz që në fund të fundit mund të jetë katastrofike për një kompani. Zgjerimi i kredisë mund të jetë një gjë shumë e mirë, por duhet të krijohet një proces i qartë për ta bërë këtë. Duhet të përfshijë udhëzime të qarta lidhur me kur dhe si të vlerësohen dhe të anashkalohen kufijtë e kreditit, kur të vendosen llogaritë në pritje dhe se si funksionon procesi i aplikimit. Rishikimi i rregullt i procesit të miratimit të kredisë duhet të kryhet për shkak se rrethanat ndryshojnë.
  1. Vendosja e një procesi efektiv të faturimit - Faturimi dhe faturimi i klientëve duhet të jenë të sakta dhe të efektshme për të qenë efektive. Gabimet në çmimet, njësitë e masës dhe të ngjashme mund të bëjnë kërdi të rëndë. Më tej, faturat duhet të krijohen dhe të dërgohen në kohën e duhur, dhe mënyra në të cilën ato prodhohen duhet të jenë të qëndrueshme dhe të përcaktuara. Një mënyrë për të përmirësuar faturimin dhe faturimin është automatizimi sa më shumë që është e mundur, prandaj mos kini frikë të mbështeteni në teknologjinë këtu. Përdorni raportet e përjashtimit për të identifikuar llogaritë problematike. Nëse është e mundur, krijoni një portë të konsumatorëve për të zhvendosur disa nga punët tek konsumatorët duke u dhënë atyre një ndjenjë autonomie.
  2. Hone procesi i aplikimit të parasë së gatshme - Pas mbërritjes, pagesat duhet të zbatohen në mënyrë korrekte. Ato duhet të aplikohen tek klienti i duhur dhe në faturat e duhura. Përndryshe, nëse do të dalin më vonë mosmarrëveshje apo çështje, duke u përpjekur të zhdukin problemin fillestar do të jenë shumë të vështira. Pagesat gjithashtu duhet të zbatohen shpejt për të siguruar që në çdo moment të caktuar, ju e dini se cilat llogari janë aktuale dhe të cilat janë të kaluara. Një mënyrë e mundshme për të optimizuar procesin është duke ofruar një numër të kufizuar të opsioneve të pagesës për thjeshtësi. Shënimet e ditarit postar menjëherë dhe shumë kohë përpara datave të ndërprerjes. Kurdoherë që është e mundur, duke shmangur derdhjen e parave në llogari të pezulluara derisa të keni kohë të kuptoni se ku duhet të shkojë.
  3. Optimizoni procesin e grumbullimit - Optimizimi i duhur i llogarive të arkëtueshme e bën shumë më të lehtë mbledhjen e pagesave në kohë dhe në mënyrë efektive. Për shembull, kur pagesat zbatohen siç duhet, është e lehtë të përcaktohet se cilat llogari janë në rrezik të shkojnë në paracaktim. Përpjekjet e mbledhjes duhet të jenë të qëndrueshme dhe metodike. Duhet të krijohet një proces i përcaktuar qartë për negocimin e planeve të pagesave për të siguruar përputhjen me objektivat e përgjithshme të kompanisë. Proceset duhet të automatizohen sa më shumë që të jetë e mundur për të zvogëluar rrezikun e gabimeve nga futja manuale.

Tetë praktikat më të mira për të miratuar për të përmirësuar proçeset e arkëtueshme të llogarive

Qendra e Produktivitetit dhe Cilësisë Amerikane, ose APQC, krijoi një sërë standardesh të quajtur Standardet e Hapura. Ato përshkruajnë praktikat më të mira për përpunimin e llogarive të arkëtueshme, dhe ato duhet të jenë të paçmueshme, ndërsa punoni në drejtim të pastrimit të proceseve të AR. Ne kemi përmbledhur tetë pikat më të rëndësishme nga Standardet e Hapura APQC për lehtësinë tuaj:

  1. Eliminimi i pengesave në marrjen e pagesave - Për shembull, hulumtoni klientët tuaj për të gjetur se cilat metoda të pagesave funksionojnë më mirë për ta. Prej atje, merrni në konsideratë ofrimin e një përzgjedhjeje të ndryshme të opsioneve të pagesave për ta bërë më të lehtë për klientët të paguajnë faturat në kohë.
  2. Prioritizimi i Menaxhimit të Kredive - Mos e zgjasni kredinë pa dëshirë vetëm për të mbajtur shitjet duke mbyllur së bashku. Kjo strategji mbizotëron gjatë ngarkesës së gjatë dhe është vetëm një shembull i shumë problemeve të mundshme që mund të lindin për shkak të proceseve të dobëta të menaxhimit të kredive.
  3. Vlerësoni llogaritë e arkëtueshme rregullisht - Vendosni një skemë specifike për monitorimin dhe vlerësimin e gjendjes së llogarive tuaja të arkëtueshme. Në mënyrë ideale, duhet të bëhet së paku një herë në javë. Sa më shpejt që të gjeni gabime, aq më shpejt mund t'i korrigjoni ato - dhe më pak të ngjarë që ato të shkaktojnë probleme të mëdha për biznesin tuaj.
  4. Merrni parasysh shkurtimin e kushteve të pagesave - Nuk ka ligj që thotë se të gjithë klientët duhet të kenë terma neto të pagesës neto. Shpesh, përdorimi i kushteve më të shkurtra të pagesave bën që klientët me pagë të ngadaltë të paguajnë të paktën pak më shpejt, prandaj është një opsion i vlefshëm për t'u marrë parasysh.
  5. Krijo një proces të zgjidhjes së mosmarrëveshjeve të faturimit - Vendosni një proces specifik për trajtimin e kontesteve të faturimit. Kjo jo vetëm që do të ristrukturojë procesin, por do të përmirësojë kënaqësinë e përgjithshme të klientit sepse ekipi juaj do të dijë saktësisht se çfarë duhet të bëjë kur lind një mosmarrëveshje.
  6. Automate - Hetoni lloje të ndryshme të softuerëve dhe format e tjera të teknologjisë për automatizimin e sa më shumë proceseve të arkëtueshme të llogarive. Sa më shumë që mund të hiqni elementin njerëzor, aq më i saktë dhe më i besueshëm do të jetë tërë procesi. Shumë programe janë të shtrenjta, por Roi është i konsiderueshëm pasi ka më pak gabime dhe, në shumë raste, produktiviteti i punonjësve merr gjithashtu një shtytje.
  7. Themelimi i Proceseve të Proaktive të Koleksioneve - Bëni koleksionet një prioritet të lartë dhe zbatoni atë duke krijuar një strategji të qartë dhe të përmbledhur të koleksioneve. Në mënyrë ideale, synimi për të ndërhyrë herët. Kur një llogari rrëshqet në kolonën e kaluar, ekipi juaj duhet të jetë mbi të dhe të dijë vetëm se çfarë të bëjë.
  8. Bill në mënyrë elektronike - Nëse keni mjetet për ta bërë këtë, filloni me faturimin e konsumatorëve në mënyrë elektronike. Ndërsa do të ketë disa që nuk mund të mbështesin faturat elektronike dhe pagesat, shumica e kompanive janë në bord me këtë këto ditë. Sa më pak kontrolle letre që duhet të përpunoni dhe të dërgoni me postë ju duhet të dërgoni, aq më e lehtë dhe më e saktë do të jetë tërë procesi.

Siç mund ta shihni, nuk duhet të filloni nga e para për të përmirësuar dhe optimizuar llogaritë tuaja të arkëtueshme. Ju mund të zgjidhni për të marrë një zonë në një kohë, ose ju mund të zhytni avull të plotë përpara dhe të rindërtoni të gjitha në të njëjtën kohë. Sido që të jetë, çdo hap që ju merrni në drejtim të optimizimit të llogarive tuaja të arkëtueshme do të paguani me lehtësi në afat të gjatë.