Më e rëndësishmja, është e domosdoshme të ofrosh informata se si të kontaktosh dikë në biznes gjatë largimit.
Do të ishte shumë zhgënjyese që një klient të largohej dhe të mos dinte të të kontaktojë. Nuk ka rëndësi nëse pozicioni juaj është në shitje, në shërbim ose në zhvillimin e produktit. Të gjitha thirrjet e konsumatorëve janë të rëndësishme dhe duhet të ndiqen në mënyrë profesionale.
Përmbajtja e email-it, duke njoftuar klientët dhe kolegët që përpiqen të komunikojnë me ju nëpërmjet postës elektronike, duhet të jenë në përputhje me përmbajtjen e mesazhit zanor që do t'i përshëndesë telefonuesit. Nëse po përdorni Outlook 2010 dhe jeni lidhur me anë të një serveri Microsoft Exchange, së pari klikoni në skedën File, pastaj klikoni ikonën Përgjigjet automatike.
Kjo pastaj do të fillojë procesin e krijimit të një email të përkohshëm që u dërgohet të gjithëve që kanë dërguar një email kur jeni jashtë zyrës. Përgjigja automatike dërgohet sepse ju keni mundësuar këtë mesazh të përkohshëm. Një listë hap pas hapi e udhëzimeve për krijimin e kësaj email-i mund të shihet këtu: Jashtë postës elektronike për Outlook Exchange
Nëse nuk jeni i lidhur me një server Microsoft Exchange, procesi është paksa i ndryshëm, sepse nuk ekziston asnjë ikonë "Përgjigje automatike" për këto lloje të llogarive të postës elektronike. Një udhëzues hap pas hapi për krijimin e këtij lloji të njëjtë të postës elektronike për përdoruesit jo-Exchange mund të shihet këtu: Jashtë Zyrës për të gjithë të tjerët
Hapi i ardhshëm është krijimi i përmbajtjes së email-it që do t'u dërgohet të gjithë atyre që ju dërgojnë email, derisa jeni larg nga zyra. Kjo email duhet të përcjellë sa kohë do të jeni jashtë zyrës, si mund të arriheni gjatë mungesës suaj (nëse është e përshtatshme) dhe kush në biznes të kontaktohet në vend të ju nëse nuk dëshironi të arrini gjatë kohës tuaj larg nga zyrë.
shembull:
Përshëndetje,
Faleminderit per e-mailin tuaj. Unë jam aktualisht jashtë zyrës dhe do të kthehem të hënën më 1 dhjetor. Do të kem akses të kufizuar në email gjatë kësaj kohe, prandaj përgjigja ime mund të vonohet paksa. Nëse keni nevojë për ndihmë të menjëhershme, ju lutem dërgoni një email tek ndihmësi im, Barbara Colson. Adresa e saj e postës elektronike është bcolson@xyz.com.
Gëzuar Festat!
Shahira
Microsoft ofron shabllone dhe shembuj të tjerë që mund të gjenden këtu: Shabllona dhe shembuj nga Out of Office. Mos harroni ta fikni këtë mesazh të përkohshëm kur ktheheni në zyrë, përndryshe kushdo që ju dërgon email pasi të jeni kthyer në zyrë do të vazhdojë të marrë të njëjtin mesazh.
Tani që ju keni krijuar emailin që po largohet, krijimi i një mesazhi zanor të ngjashëm, të qëndrueshëm, që përshëndet të gjithë telefonuesit tuaj, është i lehtë. Përdorni të njëjtat fjalë nga e-mail, referohuni se kush duhet të kontaktohet në mungesë tuaj dhe të shtetit kur do të ktheheni.
Për mesazhin zanor, është e nevojshme të jepni numrin e telefonit të personit, në vend të adresës së tyre të postës elektronike.
shembull:
Përshëndetje,
Ju keni arritur tavolinën e Shahira Rainerit. Ju lutemi të dëgjoni të gjithë këtë mesazh. Unë do të jem jashtë zyrës deri të hënën, 5 janar. Nëse keni nevojë për ndihmë të menjëhershme, ju lutem telefononi ndihmësin tim, Barb Colson. Numri i saj i telefonit është 212-555-xxxx.
Unë pres që të flas me ju kur të kthehem. Faleminderit.