Mbyllja e Pushimeve të Zyrave: Njoftoni Punonjësit, Konsumatorët dhe Furnizuesit
Sigurohuni që të njoftoni aktorët kryesorë në kompaninë tuaj të paktën dy deri në katër javë përpara kohe. Punonjësit mund të njoftohen / kujtohen duke përdorur një futur në pagën e tyre. Konsumatorët mund të njoftohen në faqen tuaj të internetit dhe nëpërmjet mesazhit tuaj mjekësor të automatizuar në sistemin tuaj të telefonit. Shitësit (sidomos ata me orar të shpërndarjes së ofertave) mund të njoftohen me anë të postës elektronike ose me postë të rregullt postare.
Njoftoni personelin / shërbimin e sigurisë
Dërgo një njoftim për personelin tuaj të sigurimit ose shërbimin e sigurisë njoftuar ata për datat e mbylljes. Sigurohuni që lista juaj e kontakteve emergjente të jetë e përditësuar me numrat e telefonit të punonjësve kryesorë.
Ndrysho ndjekësin e automatizuar Përshëndetje
Programoni përshëndetjen e mjekut tuaj të automatizuar në sistemin tuaj të telefonit për të pasqyruar se zyra u mbyll. Sigurohuni gjithashtu që të deklaroni kur zyra do të rihapet. Nëse ofroni shërbimet e urgjencës (dmth. Ngrohja dhe ftohja, hidraulika, etj.), Sigurohuni që të thoni telefonuesit tuaj se si të arrijnë shërbimin tuaj të përgjigjur ose telefonin tuaj gjatë mbylljes.
Njoftoni Shërbimin Përgjigjës
Nëse përdorni shërbimin e përgjigjjes, sigurohuni që t'i njoftoni ato datat që zyra do të mbyllet dhe sigurohuni që lista juaj e kontakteve të jetë e përditësuar me numrat e telefonit të punonjësve që do të jenë në thirrje.
Ndryshimi Përshëndetje të postës zanore dhe krijimi i postës elektronike të përgjigjeve automatike
Nëse sistemi juaj i telefonit lejon thirrjet e jashtme të telefonojnë direkt në tavolinat e punonjësve tuaj, atëherë duhet të siguroheni që ata të përdorin një përshëndetje zanore të përkohshme ose "Jashtë zyre" që i lejon telefonuesit të dijë se nuk janë në zyrë.
Punonjësit tuaj duhet të bëjnë të ditur telefonuesi kur ata do të kthehen dhe çfarë të bëjnë nëse kanë nevojë për ndihmë të menjëhershme derisa zyra është e mbyllur për pushime. Përveç kësaj, sigurohuni që të krijoni një Autoreply email nga Out of Office .
Zvogëloni termostatin
Kurseni disa energji dhe disa para duke vendosur përsëri (ose riprogramuar) termostatin tuaj të zyrës gjatë mbylljes.
Mbështetja e serverëve
Nëse keni kompjutera dhe servera kritikë, sigurohuni që cikli i rezervimit të funksionojë si duhet para dhe pas mbylljes. Zvogëloni ekspozimin tuaj në një fatkeqësi duke caktuar rezervimin tuaj jashtë linje për një përmirësim të hershëm në vend që të prisni pas mbarimit të mbylljes së pushimeve.
Turn Off Office Equipment
- Dritat e tavolinës
- fotokopjues
- Makina llogaritëse
- Dritat e sipërme
- shredders
Turn Off Computers & Peripherals
- kompjuter
- monitor
- skaner
- printer
NUK Kthehuni
- Makinat e faksit
- Sistemi i telefonit
- Kompjuterat e serverit
- Ngrohje / Dritat për Tanke Peshkimi Tropikal