Mirëmbajtja e biznesit të Përshëndetjeve të postës zanore
Kur shoqëruesi i automatizuar transferon një thirrje në atë zgjatje, zgjatja e ardhshme e disponueshme do të marrë thirrjen. Nëse të gjitha zgjerimet e Departamentit të Kontabilitetit janë të zëna ose nuk janë të disponueshme, atëherë thirrja do të transferohet në kutinë e postës zanore të departamentit.
Opsione përshëndetje në postë zanore
Në varësi të sistemit telefonik që keni në kompaninë tuaj, mund të ketë opsione të ndryshme për llojin e përshëndetjeve me zë që ju lejohet të shkruani. Kjo perfshin:
- Përshëndetje të përgjithshme të postës zanore
Përshëndetja e përgjithshme e postës zanore përdoret si përshëndetja e postës zanore të parazgjedhur nëse nuk është caktuar asnjë lloj tjetër përshëndetjeje. - Përshëndetje të brendshme të postës zanore
Është përdorur për të përshëndetur njerëzit që e quajnë departamentin tuaj nga brenda kompanisë tuaj (dmth. Nga një zgjatje tjetër). Në përgjithësi, kjo është e zbatueshme vetëm për kompanitë shumë të mëdha. - Përshëndetje të jashtme të postës zanore
Ky përshëndetje do të luhet për njerëzit që bëjnë thirrje nga jashtë kompanisë suaj. Pajisja e automatizuar e sistemit tuaj të telefonit mund të luajë një kompani të përgjithshme duke përshëndetur që të gjithë telefonuesit e jashtëm do të dëgjojnë. Nëse emri i kompanisë suaj përmendet në këtë përshëndetje, nuk duhet ta thoni përsëri në përshëndetjen tuaj të departamenteve.
- Përshëndetje me postë të përkohshme ose "jashtë zyrës"
Përshëndetja e përkohshme ose jashtë postës zanore vendoset kur i gjithë departamenti do të jetë i padisponueshëm për një periudhë të caktuar kohore. Për shembull, departamenti ka vetëm staf prej orës 08:00 deri në orën 17:00 ose ka një takim të detyrueshëm të departamentit që i largon të gjithë njerëzit nga përgjigjja në telefon. Shumica e sistemeve të postës zanore do t'ju lejojnë të caktoni një datë dhe kohë skadimi, kështu që nuk duhet të mbani mend që ta fikni kur departamenti juaj të kthehet në operacione normale.
- Në telefon (të zënë) Përshëndetje me postë zanore
Ky përshëndetje përdoret për të informuar telefonuesit se departamenti është i disponueshëm por askush nuk mund ta marrë menjëherë thirrjen e tyre sepse të gjitha zgjerimet në pishinë të departamentit janë të zëna me telefonuesit e tjerë.
Elemente të Përshëndetjes me Zëra të Departamentit të Mirë
- Emri i Departamentit
- Deklaratë që nuk mund të marrësh thirrjen e tyre tani
- Ftesë për të lënë një mesazh
- Kur ata mund të presin një telefonatë kthimi
- Opsionet shtesë që janë në dispozicion (p.sh. "Shtypni tonin e kile për tu kthyer në ...")
- Adresa e internetit nëse mund të japë informacion kuptimplotë
- Jo më shumë se 20 - 25 sekonda (rregulli i gishtit)
- Mos filloni me "Thirrja juaj është shumë e rëndësishme për ne ..." përshëndetje. Kjo frazë është e tepërt dhe zakonisht është një "fikur" për telefonuesit.
- Shmangni dhënien e shumë informatave dhe bërjen e një përshëndetje tepër të gjatë.
Sample Good Departamenti Përshëndetje zëri
- Ju keni arritur në Departamentin e Kontabilitetit. Të gjithë përfaqësuesit tanë janë të zënë me shërbimin e telefonuesve të tjerë. Në vend që të humbni kohën tuaj të vlefshme në pritje, ne do të dëshironim të kthejmë thirrjen tuaj brenda dy orëve të punës. Nëse dëshironi të ktheheni te menyja e mëparshme, shtypni yllin tani. Përndryshe, na lini një mesazh të detajuar me emrin dhe numrin tuaj. Pasi të keni regjistruar mesazhin tuaj, mund të shtypni çelësin e kile për më shumë opsione. Faleminderit per telefonaten.
- Ju keni arritur në Departamentin e Shitjes në Operacionet Teknike, Inc Të gjithë përfaqësuesit tanë të shitjeve janë të zënë që u shërbejnë klientëve të tjerë por ne do të dëshironim të kthejmë thirrjen tuaj sa më shpejt që të jetë e mundur. Për informacionin aktual të çmimeve ose për të kontrolluar statusin e porosisë tuaj, ju lutemi na vizitoni në internet. Përndryshe, ju lutemi të na lënë një mesazh me emrin dhe numrin tuaj pas tonin. Nëse dëshironi të ktheheni në menunë e mëparshme, shtypni tani butonin yll.
- Ju keni arritur në Departamentin e Kontabilitetit në Operacionet Tech, Inc. Departamenti aktualisht është i mbyllur. Oraret tona normale të operacioneve janë nga ora 8:00 deri në orën 17:00 nga e hëna deri të premten. Ne jemi të mbyllur të shtunave dhe të dielave. Ju mund të shtypni butonin yll në çdo kohë për t'u kthyer në menunë e mëparshme. Përndryshe, ju lutemi të na lënë një mesazh me emrin dhe numrin tuaj dhe ne do të kthejmë thirrjen tuaj kur zyra të rihapet. Ju mund të rrokni lart pasi të keni lënë mesazhin tuaj ose shtypni çelësin e paund për opsione shtesë. Faleminderit per telefonaten.
Përshëndetje të gabuara të postës zanore
- Ju keni arritur në Departamentin e Shitjes. Na lini një mesazh.
- Përshëndetje. Ju keni arritur në Departamentin e Kontabilitetit në XYZ.com. Të gjithë kontabilistët aktualisht janë duke marrë pjesë në një takim të detyrueshëm të departamentit dhe askush nuk është në dispozicion për të marrë thirrjen tuaj. Thirrja juaj është shumë e rëndësishme për ne dhe ne dëshirojmë të kthejmë thirrjen tuaj sapo të kthehemi. Sidoqoftë, është fundi i vitit dhe zanati ynë i thirrjeve është shumë i gjatë. Nëse po telefononi për të bërë një pagesë në një llogari të prapambetur, ju lutemi sigurohuni që të na thoni në mesazhin tuaj në mënyrë që të mund t'ju telefonojmë menjëherë. Përndryshe, ju lutem prisni për tonin dhe na lini një mesazh të hollësishëm konfidencial.
- Departamenti është i mbyllur. Ju lutemi të lini një mesazh pas tonin.