Çfarë duhet të bëni para se të lëshoni pushimet
Përgatitja e zyrës suaj para se të mbyllni për pushimet kërkon përgatitje të kujdesshme. Mesazhet e duhura do të sigurojnë që klientët, shitësit dhe punonjësit tuaj mund të planifikojnë rreth mbylljes dhe kjo do të thotë që nuk do të duhet të merren me shumë ankesa të zemëruara para dhe pas pushimit. Kjo duhet të bëjë për një pushim të lumtur dhe një pushim të merituar.
Këtu është një listë e thjeshtë e hapave, nga vendosja e mesazheve të shkuar për pushime në rivendosjen e termostatit, gjë që do të bëjë që festat tuaja të mbyllen të qetë dhe fitimprurës.
01 - Njoftoni Punonjësit, Konsumatorët dhe Furnizuesit
Ju mund të njoftoni klientët përmes faqes tuaj të internetit dhe mesazhin e mjekut të automatizuar në sistemin tuaj të telefonit.
Shitësit (sidomos ata me orar të shpërndarjes së ofertave) duhet të njoftohen me anë të postës elektronike, telefonit ose postës së rregullt postare.
02 - Njoftoni Personelin ose Shërbimet e Sigurisë
Njoftojeni personelin tuaj të sigurisë ose shërbimin e sigurisë për datat e ardhshme të mbylljes. Sigurohuni që ofruesit tuaj të sigurisë të kenë një listë të përditësuar të kontakteve emergjente që përmban informacionin e kontaktit, përfshirë numrat e telefonit, për ju dhe punonjësit tuaj kryesor. Ata duhet të dinë se kush të kontaktojë në rast të një çështjeje sigurie edhe kur zyra është e mbyllur për biznes dhe kush është i autorizuar të jetë në ndërtesë gjatë mbylljes.
03 - Ndrysho përkujdesjen e mjekut të automatizuar
Një javë ose dy para mbylljes, regjistroni një përshëndetje të automatizuar në sistemin tuaj të telefonit që shpjegon se zyra do të mbyllet për një periudhë të zgjatur. Përfshini datën kur do të mbyllni dhe kur prisni të rihapni. Pak para se të largoheni, regjistroni një përshëndetje të dytë të automatizuar që thekson kur do të ktheheni dhe, kur është e përshtatshme, kujt do t'i drejtoheni çdo pyetjeje në mungesë tuaj.
Nëse ofroni shërbime emergjente, siç janë ngrohja, ftohja, instalimet hidraulike ose shërbime të tjera thelbësore të konsumatorëve, sigurohuni që të thoni telefonuesit tuaj se si të arrijnë shërbimin tuaj të përgjigjes ose telefonin tuaj në rast emergjence.
04 - Njoftoni Shërbimin tuaj të Përgjigjes
Njoftojeni shërbimin tuaj të përgjigjes për datat që zyra do të mbyllet dhe përditësimin e listës suaj të kontakteve me numrat e telefonit të punonjësve që do të jenë në thirrje. Sigurohuni që ata të dinë se kush të kontaktojë në situata specifike; ju nuk dëshironi që drejtuesit e nivelit të lartë të alarmohen në rast të një çështjeje të shpërndarjes, për shembull.
05 - Ndrysho Përshëndetjet e postës zanore
Nëse sistemi juaj i telefonit i lejon punonjësit të marrin telefonata të jashtme në tavolinat e tyre, i udhëzon ata të regjistrojnë një mesazh të "mbyllur për pushime" ose "jashtë zyrës" përshëndetje zanore që u jep telefonuesve detajet thelbësore për mbylljen. Punonjësit duhet t'u bëjnë të ditur telefonuesit kur do të kthehen në zyrë dhe çfarë të bëjnë nëse kanë nevojë për ndihmë të menjëhershme derisa zyra është e mbyllur. Në shumicën e rasteve, nuk dëshironi që punonjësit të japin informacione personale për kontakt.
06 - Zvogëloni termostatët, hiqni pajisjet e zyrës
Kurseni energji dhe para duke vendosur ose riprogramuar termostatet e zyrës gjatë mbylljes. Ju do të habiteni nga kursimet e kostos që mund të rriteni dhe mund të jetë një mundësi e mirë për PR; tregojnë se kompania juaj është e angazhuar për ruajtjen e burimeve.
Ju gjithashtu mund të kurseni energji dhe para duke i fikur të gjitha pajisjet jo të domosdoshme të zyrës, duke përfshirë dritat e tavolinës, fotokopjuesit, printerët dhe kompjuterët.
07 - Serverat e Ruajtjes
Nëse keni kompjutera dhe servera, sigurohuni që cikli i rezervimit të funksionojë si duhet para dhe pas mbylljes. Zvogëloni ekspozimin tuaj ndaj një fatkeqësie, duke caktuar rezervimin tuaj jashtë linje për një përmirësim të hershëm, në vend që të prisni që biznesi të rihapet. Kjo është një fushë ku dëshironi të keni udhëzime të qarta për kë të kontaktoni në rast të një problemi, prandaj sigurohuni që shërbimi juaj i përgjigjjes të jetë i informuar saktë.
08 - NUK Kthehuni
Ka disa pajisje zyre që nuk duhet t'i mbyllni, duke përfshirë:
- Makinat e faksit
- Sistemi i telefonit
- Serverat dhe sistemet rezervë
- Njësitë e ftohjes
- Sistemet e sigurimit