Biznesi i mirësjelljes së pjesëmarrësve të automatizuar
Mënyra më e shpejtë dhe më e lehtë për të programuar dhe regjistruar funksionimin automatik të sistemit të telefonit tuaj është të shkruani një skript në një program të përpunimit të fjalës. Përzgjidhni një person për të regjistruar skenarin që ka një zë miqësor, mund të flas pa stuttering ose hezitim dhe mund të shpallë dhe shpall çdo fjalë dhe emër qartë.
Përshëndetje e mjekut të automatizuar
Pjesa e parë e skenarit do të jetë përshëndetja. Është mundësia juaj për të prezantuar kompaninë tuaj tek telefonuesit tuaj dhe t'i mirëpresim ato në kompaninë tuaj.
Ndihmësi i automatizuar Përshëndes
- Filloni me një vlerësim për thirrjen ose biznesin e tyre
- Mbajeni përshëndetjen e shkurtër kështu që telefonuesit që kthehen nuk vonohen çdo herë që telefonojnë
- Përdorni tagline tuaj, sloganin e kompanisë dhe emrin e internetit ose të dyja nëse i keni ato.
Asistenti i automatizuar i përshëndetjes
- Mos përdorni më shumë se dy ose tre fjali për të përshëndetur telefonuesit tuaj
- Mos e promovoni faqen tuaj nëse nuk ka asgjë me vlerë për t'u ofruar klientëve tuaj
- Mos bëni një sllogan ose tagline vetëm për të mbushur përshëndetjen.
Opsione të Automated Attendant
Pjesa më e rëndësishme e mjekut të automatizuar është paraqitja e mundësive që telefonuesit tuaj duhet të zgjedhin për të marrë personin me të cilin ata duhet të flasin. Ekzistojnë dy lloje telefonuesish: (1) njerëz që nuk janë të afërt me kompaninë tuaj dhe do të kenë nevojë për udhëzime dhe (2) telefonues që e dinë saktësisht se kujt duhet të flasin dhe të njohin zgjatjen e tyre.
Opsionet e Automated Attendant Bëni
- Përdorni opsionet që zakonisht pranohen. Për shembull, "Shtypni zero për pritësin", "Shtypni tastin e kile për t'u kthyer në menunë e mëparshme."
- A thua telefonuesit tuaj sa më shpejt të jetë e mundur kur ata mund të telefononi zgjatjen e partisë së tyre nëse ata tashmë e dinë atë.
- Bëni telefonuesit tuaj të dinë përpara nëse opsionet e menysë tuaj kanë ndryshuar kohët e fundit. Hiq këtë njoftim pas tre javësh.
- Bëni fillimisht opsionet më të shpeshta të thirrura.
- Jepni përshkrimin e opcionit para se të jepni numrin e opsionit. Për shembull, "Për Mbështetjen e Klientit, shtypni '5'."
- Kontrolloni dokumentacionin e sistemit tuaj për numrat e rezervuar të opsioneve të menysë. (p.sh., të gjitha zgjerimet fillojnë me numrin "8" dhe prandaj "8" nuk mund të përdoret si opsion i menusë).
Opsionet e Përkujdesjes Automated Don'ts
- Mos thuani "Ju lutem" para se të paraqisni secilën opsion (p.sh. "Ju lutemi shtypni 1 për ... Ju lutemi shtypni 2 për të ... Ju lutemi shtypni 3 për ..." etj.)
- Mos paraqitni më shumë se gjashtë opsione në të njëjtën kohë. Nëse keni më shumë se gjashtë opsione, krijoni një strukturë menuje me shumë nivele. Për shembull, "Për shitjet dhe opsionet e shërbimit, shtypni 5."
- Mos supozoni që të gjithë kanë një telefon touchtone. Nëse një opsion i menusë nuk zgjidhet brenda tre sekondave nga fundi i përshëndetjes, lidhni telefonuesin me pritësin.
Shembujt e skedarëve të mjekëve të automatizuar
- Faleminderit për thirrjen e kompanisë Operacionet Teknike, ku "Teknologjia dhe biznesi vijnë së bashku." Nëse e dini zgjatjen e partisë tuaj, mund ta telefononi atë në çdo kohë. Përndryshe, zgjidhni nga një nga opsionet e mëposhtme. Për Shërbimin e Klientit, shtypni '1'. Për Mbështetje Teknike shtypni '2'. Për orët tona të rregullta të biznesit, shtypni '3'. Për kontabilitet shtypni '4'. Për Blerje shtypni '5'. Për të gjetur një vend afër jush, shtypni '6'. Përndryshe, shtypni '0' për pritësin ose qëndroni në linjë dhe dikush do t'ju ndihmojë së shpejti.
- Mirë se erdhët tek Kompania Teknike e Operacioneve. Për të kontrolluar statusin e llogarisë tënde, na vizitoni në internet. Nëse e dini zgjerimin e personit, mund ta telefononi atë në çdo kohë. Për direktorinë e kompanisë, shtypni '1'. Nëse e dini zgjerimin e personit, mund ta telefononi atë në çdo kohë. Për direktorinë e kompanisë, shtypni '1'. Për Mbështetje Teknike shtypni '2'. Për Shërbimin e Klientit, shtypni '3'. Për shitje dhe marketing, shtypni '4'. Nëse dëshironi të bisedoni me pritësin, shtypni '0' ose qëndroni në linjë dhe një nga anëtarët tanë të stafit miqësor do t'ju ndihmojë. Faleminderit për thirrjen e kompanisë Operacionet Teknike, ku "Teknologjia dhe biznesi vijnë së bashku."
Mbas orëve, fundjavës dhe festave Shutdown Automated Attendant Greeting
Nëse biznesi juaj mbyllet pas një kohe të caktuar ose në fundjavë dhe nuk ka askush për t'iu përgjigjur ose asistuar telefonuesve tuaj, krijoni një përshëndetje të automatizuar pas orarit. Tregoni telefonuesit tuaj përpara se biznesi është i mbyllur dhe kërkoni nga ata të thërrasin në fund. Gjithashtu, përfshini orarin tuaj normal të punës.
Shembull i mjekut të automatizuar pas orarit / skemës së fundjavës
- Faleminderit për thirrjen e kompanisë Operacionet Teknike. Aktualisht jemi të mbyllur. Jemi të hapur prej orës 9 deri në orën 22 të së hënës deri të premten dhe ora 10 deri në mesditë të së shtunës, Koha qendrore standarde. Nëse e dini zgjatjen e partisë tuaj, mund ta telefononi atë në çdo kohë. Përndryshe, ju lutemi telefononi gjatë orarit tonë të zakonshëm të biznesit në mënyrë që t'ju ndihmojmë. Faleminderit për thirrjen e kompanisë Operacionet Teknike, ku "Teknologjia dhe biznesi vijnë së bashku." Mirupafshim.
- Faleminderit për thirrjen e kompanisë Operacionet Teknike. Aktualisht jemi të mbyllur. Nëse kjo është një situatë emergjente, telefononi shërbimin tonë të përgjigjjes në numrin 585-555-1234. Nëse e dini zgjatjen e partisë tuaj, mund ta telefononi atë në çdo kohë. Nëse keni një llogari me ne, mund ta kontrolloni statusin tuaj 24 orë në ditë 7 ditë në javë në www.operationstech.about.com. Oraret tona normale të biznesit janë nga ora 9 deri në orën 17 të së hënës deri të premten, dhe nga ora 10 deri në mesditë, të Shtunën, Koha Qendrore e Standardeve. Përndryshe, ju lutemi telefononi gjatë orarit tonë të zakonshëm të biznesit në mënyrë që t'ju ndihmojmë. Faleminderit për thirrjen e kompanisë Operacionet Teknike, ku "Teknologjia dhe biznesi vijnë së bashku." Për të përsëritur këtë mesazh, shtypni tastin e paundit. {3 pauzë e dytë} Mirupafshim.
Përshëndetje të përkujdesur sezonal të automatizuar
Për të promovuar specialitetet sezonale të kompanisë suaj ose thjesht për të përshëndetur një përshëndetje të veçantë sezonale për të gjithë telefonuesit tuaj, mund të dëshironi të parathëni përshëndetjen e mjekut tuaj të automatizuar për një kohë të kufizuar. Përdoreni këtë me masë dhe vetëm nëse reflekton shpirtin e kompanisë suaj. Për shembull, një përshëndetje sezonale për festën duke i uruar thirrësit tuaj gëzim dhe prosperitet në Vitin e Ri vështirë se do të ishte e përshtatshme për një agjenci kolektive.
- Keni arritur tek Kompania Teknike e Operacioneve. Nga "familja jonë" në "familjen tënde", dëshirojmë t'ju urojmë një sezon të gëzuar pushimi dhe një Vitin e Ri të suksesshëm. Nëse e dini zgjatjen e partisë tuaj, ju mund të ...
- Faleminderit për thirrjen e kompanisë Operacionet Teknike. Pyesni përfaqësuesin e shërbimit të klientit për zbritjet e 4 korrikut për të gjitha shërbimet zëvendësuese. Nëse e dini zgjatjen e partisë tuaj, ju mund të ...
Testimi dhe Testimi
Para se të regjistrosh skriptën e mjekut të automatizuar, personi që zgjodhe ta lexosh lexoj atë disa herë para jush. Përdoreni këtë për të rregulluar mirë shqiptimin dhe njoftimin. Pasi të regjistrohet përshëndetja e re, telefononi menjëherë sistemin tuaj të telefonit për të kontrolluar regjistrimin për gabime dhe sigurohuni që të gjitha opsionet e njoftuara të punojnë sipas qëllimit.