Si të Lini një Mesazh Zëri Profesional

by James Bucki

Sigurohuni që të përcillni respekt për klientët dhe telefonuesit e tjerë

Posta zanore është bërë pjesë standarde e çdo sistemi telefonik të klasës së biznesit . Jo vetëm do të dini se si të lini një mesazh profesional të postës zanore të pasqyruar pozitivisht në kompaninë tuaj, është e rëndësishme edhe për imazhin tuaj profesional .

Çdo punonjës i cili e përdor telefonin si pjesë të punës së tij duhet ta dijë si ta lë një mesazh profesional të telefonit. Këtu janë disa këshilla për punonjësit e rinj ose të papërvojë për të lënë llojet e mesazheve telefonike profesionale dhe të sjellshme që do të kthehen.

01 - Mendoni së pari

Para se të marrni telefonin, ndaloni për një të dytë dhe bëni një mini-provë (në kokën tuaj nëse është më e përshtatshme). Shtrije qëllimin e thirrjes në një ose dy fjali. Më shumë se 50 për qind e thirrjeve shkojnë në zëri, prandaj bëhuni gati për atë që do të thoni nëse personi që po thërret nuk merr. Duhet të jeni të përgatitur për të lënë një mesazh konciz të postës zanore që tregon qëllimin tuaj dhe nuk e humb kohën e askujt.

02 - Prezantoni veten

Filloni çdo mesazh zanor duke prezantuar veten, kështu që marrësi e di se kush thërret menjëherë. Duhet të përfshijë emrin tuaj të plotë dhe emrin e kompanisë. Shembull: "Kjo është Jane Doe duke bërë thirrje nga Kompania X për Suzy Jones për llogarinë tuaj." Sigurohuni që e dini se si ta shqiptojë emrin e personit që po thërret, nuk doni t'i fyeni para se të flisni me ta.

03 - Flisni ngadalë

Flisni ngadalë në mënyrë që personi që merr mesazhin mund të dëgjojë çdo fjalë. Është shumë zhgënjyese kur shkoni për të marrë një mesazh vetëm për të gjetur se personi tjetër po flet shumë shpejt për t'u kuptuar. Sigurohuni nëse jeni duke lënë një numër të rikthimit ju përsërisni atë dy herë kështu që personi mund ta shënoj atë.

04 - Flisni qartë

Flisni drejtpërsëdrejti në zëdhënësin e telefonit tuaj në një ton të qartë dhe mjaft të moduluar të zërit. Mos e mbani telefonin në mes faqe dhe krahut tuaj në mënyrë që zanpi të vendoset nga qafa jote; kjo është mirë ndërsa jeni duke bërë thirrje ose ndërsa telefoni po telefonon në anën tjetër, por jo pasi të jeni lidhur.

05 - Keep It shkurtër

Ju nuk duhet të lini çdo detaj në mesazhin tuaj zanor . Shumica e sistemeve të telefonit të biznesit kanë një afat kohor prej dy minutash për mesazhet para përfundimit të thirrjes. Lini një përmbledhje të shkurtër të arsyes për thirrjen tuaj dhe mbyllni me një kërkesë për një telefonatë.

06 - End It Profesionalisht

Ashtu si një letër profesionale biznesi, përfundon duke i dhënë informacionet tuaja të kontaktit. Nëse personi nuk është i panjohur me ju ose mund të ketë probleme me vendosjen, përsërite emrin dhe kompaninë së bashku me mënyrën më të mirë për të arritur tek ju. Nëse tashmë keni një marrëdhënie të fortë pune, mund të jeni në gjendje të kaloni përsëritjen e emrit tuaj, por gjithsesi sigurohuni që t'u jepni atyre numrin më të mirë për t'ju thirrur dhe kohën kur do të jeni në dispozicion.

07 - Thirrje e hedhur?

Nëse besoni që mesazhi juaj i postës zanore u hoq nga sistemi i postës zanore para se të mbaroni, provoni përsëri thirrjen dhe çojeni duke i thënë personit që besoni se mesazhi juaj i mëparshëm mund të ketë rënë. Mundohuni ta mbani të shkurtër; ju nuk dëshironi të vini re si një dëmtues. Thjesht jepni emrin tuaj përsëri dhe lini numrin tuaj, me një përshëndetje të tillë si "Unë thjesht doja të isha i sigurt që e ke mesazhin tim, dukej sikur ishim të shkëputur. Faleminderit!"

08 - Praktika dhe testoni veten

Nëse nuk jeni të sigurt ose ndjeheni nervoz në largimin e mesazheve të biznesit, e, praktikoni me një shok ose koleg. Lërini atyre një mesazh mesazhesh zanore dhe kërkojuni atyre kritikë: A jeni duke folur shumë shpejt ose a jeni ndryshe të vështirë për t'u kuptuar? Mund të vlejë edhe të lëni vetes një postë zanore për të dëgjuar se si po zë.