Dosjet dhe don'ts e përdorimit të email-it në biznes
Email-u është bërë kaq popullor saqë, në disa raste, njerëzit e përdorin atë më shpesh sesa telefoni. Për shkak se fjala e shkruar mund të keqkuptohet në mënyrë të lehtë, të kuptuarit e etiketës së duhur të postës elektronike është thelbësor në mjedisin e biznesit.
Për fat të keq, shumë njerëz nuk e kuptojnë se si të përdorin emailin në avantazhin e tyre dhe përfitimet që mund t'i japin një biznesi shpesh janë të humbura. Rregullat e etiketës së mëposhtme të emailit të biznesit mund t'i ndihmojnë punonjësit tuaj që të krijojnë mesazhe elektronike që janë efikase dhe efektive.
01 - Dërgo vetëm email të qarta dhe të sakta
02 - Gjithmonë Përdorni një Linjë Subjektive kuptimplotë
Asnjëherë mos lini linjen e temës së një emaili bosh. Një linjë bosh mund të marrë email-in tuaj të postuar si spam, dhe ajo kurrë nuk do të arrijë destinacionin e saj. Email-et me linja bosh të subjektit shpesh anashkalohen, veçanërisht nëse marrësi i synuar zakonisht merr shumë email në çdo ditë të caktuar. Gjithmonë përdorni një vijë lëndore që reflekton në mënyrë adekuate përmbajtjen e emailit tuaj. Kjo do të ndihmojë marrësit tuaj të renditin përmes email-it në mënyrë më efikase dhe do të inkurajojnë një përgjigje më të shpejtë në email-in tuaj.
03 - Shmangni emailet e formatuara në mënyrë ekstravagante
Dërgoni email në formate profesionale. Shmangni fontet me ngjyra dhe fotot për prejardhje. Këto pajisje mund të shkëpusin lexuesin ose ta bëjnë mesazhin të vështirë për t'u lexuar. Çdo imazh i sfondit që shtoni mund të mbizotërojë madhësinë e skedarit të emailit tuaj. Kjo mund t'i detyrojë marrësit me lidhje të ngadalta që të presin një kohë të gjatë agonizingly për mesazhin tuaj për të shkarkuar imazhet e sfondit që ju shtoni mund të mbushni madhësinë e skedarit të emailit tuaj. Kjo mund të detyrojë marrësit me lidhje të ngadalta që të presin një kohë agonizingly gjatë për mesazhin tuaj për të shkarkuar.
Nëse kompania juaj këmbëngul që ju përdorni shkrimi të posaçëm për të projektuar një pamje dhe ndjenjë të qëndrueshme, përfitoni nga kjo. Logo e kompanisë dhe linja e nënshkrimit mund të projektojnë një imazh profesional në emailin tuaj.
04 - Dërgoni përgjigje me kohë
Mos i bëni njerëzit të presin për përgjigje me kohë në emailin e tyre. Përgjigjuni menjëherë me një mesazh të qartë dhe konciz. Nëse keni nevojë për më shumë kohë për të hulumtuar një përgjigje ose për të mbledhur më shumë informacion, tregoni dërguesit tuaj të postës elektronike kur mund të presin një përgjigje.
05 - Përdorni mjetet e përgjigjeve jashtë vendit
Nëse do të largoheni nga zyra dhe nuk mund të lexoni email-in tuaj, përdorni mjetin jashtë zyrës së sistemit të postës elektronike për t'iu përgjigjur automatikisht kujtdo që përpiqet t'ju kontaktojë. Sigurohuni që përgjigjja juaj automatike i lejon dërguesit të dinë kur mund të presin që të marrin një përgjigje.
06 - Mos e thërrisni ujin me flamuj me prioritet të lartë
Shumica e sistemeve të email-it ju lejojnë të shënoni një email si "Prioritet i lartë" ose "Rush". Mos e bëni këtë flamurin tuaj të parazgjedhur të postës elektronike. Përdoreni me masë, ose marrësit tuaj do të injorojnë flamurin e prioritetit. Kur më në fund dërgoni një email vërtet të rëndësishëm, ajo nuk do të marrë vëmendjen që meriton.
07 - Merrni parasysh nëse është e nevojshme "Përgjigju Gjithë"
Mos kliko instinktivisht butonin "Përgjigju të gjithë" për çdo email që ka shumë dërgues ose marrës. Konsideroni temën dhe vendosni se kush duhet ta lexojë përgjigjen tuaj. Përgjigja e vazhdueshme për të gjithë, pa nevojë, shpejt do të fitojë një reputacion si një "spammer biznesi" dhe njerëzit mund të fillojnë të injorojnë e-mailin tuaj krejtësisht.
08 - Llogaritë e veçanta të biznesit dhe të postës elektronike
Nëse nuk është një emergjencë, mos përdorni kurrë emailin tuaj të biznesit për korrespondencën personale. Edhe në qoftë se ju zotëroni biznesin tuaj, është mirë që të keni dy llogari të veçanta të postës elektronike. Kjo do t'ju lejojë të jepni përparësi emaileve tuaja dhe të mbani mesazhe personale të palidhura jashtë rrjetit të biznesit.
09 - Përdorni Emrat e Llogarisë Profesionale Profesionale
Përdorni emrin tuaj si pjesë e çdo adresa e-mail të biznesit. Për shembull, james.bucki@example.com, ose jbucki@example.com. Shmangni pseudonimet, trajtimet, monikers ose referencat e panjohura. Për shembull, mos përdorni soccer.mom@example.com ose baseball.nut@example.com.
10 - A është më i miri për këtë përgjigje?
Mos përdorni email si mjetin tuaj të komunikimit. Jo të gjitha mesazhet janë të përshtatshme për email dhe do të ketë raste kur një telefonatë e shkurtër ose një vizitë e shkurtër në zyrë mund të jetë një mënyrë më efektive për të përcjellë një mesazh. Takimi ose biseda me telefon mund të prezantojë një element njerëzor në ndërveprime dhe kjo mund të bëjë dallimin kur përpiqeni të shpjegoni diçka, ose doni të bindni dikë që të marrë një veprim.
11 - Jini të ndjeshëm dhe të aksesueshëm
Mos përdorni kurrë email për të ndërprerë një marrëdhënie ose kontratë. Në korrespondencën profesionale të biznesit, gjithmonë përfshini një linjë nënshkrimesh që ofron mënyra alternative për t'ju kontakuar. Për shembull, mund të përfshini zyrën tuaj, faksin dhe numrat e telefonit celular, dhe adresën postare të zyrës.
12 - Shmangni dërgimin e mesazheve masive
Ju kurrë nuk e dini se si dhe ku marrësi juaj do të ketë qasje në emailin e tyre. Pajisjet celulare mund të fillojnë të shkarkojnë skedarin përpara se të kërkojnë përdoruesin të konfirmojë shkarkimin. Kjo mund të marrë një kohë të gjatë dhe të konsumojë bandwidth që marrësi duhet të paguajë. Mbani madhësinë e kombinuar të bashkëngjitjeve nën 50MB.
Nëse duhet të dërgoni një skedar të madh, fillimisht kontaktoni marrësit dhe pyetni se si do të dëshironin të marrin skedarin. Ju gjithashtu përdorni një shërbim të transferimit të skedarëve për të dërguar skedarin.
13 - Mendoni para se të dërgoni atë email
Së fundi, merrni një moment dhe merrni në konsideratë atë që keni shkruar para se të shtypni butonin "dërgoni". A është diçka që nuk duhet të dërgohet në një email? A është e një natyre personale dhe jo e përshtatshme për të përdorur sistemin e emailit të kompanisë? A e keni shkruar emailin ndërsa jeni të zemëruar dhe keni përfshirë pasazhe që mund të pendoheni më vonë? Nëse është kështu, shtypni butonin "fshini".