Kërkesa për Propozim (RFP) dhe për Kuotim (RFQ)

Tani që ju keni analizuar kërkesat e biznesit tuaj dhe keni përfunduar kërkimin tuaj të shitësit , jeni gati për të filluar mishin dhe patatet e procesit të përzgjedhjes së shitësit. Një kërkesë e shkruar mirë me shkrim për Propozim (RFP) ose Kërkesë për Kuotim (RFQ) është çelësi për zgjedhjen e shitësit më të mirë me vlerën më të mirë për kompaninë tuaj. Shkrimi i një RFP ose RFQ nuk është i vështirë nëse i kuptoni objektivat dhe funksionin e dokumentit.

Vendosni: Kërkesë për Propozim ose Kërkesë për Kuotim

Kërkesa për Propozim (RFP)
Një RFP përdoret për shërbime ose produkte komplekse ku cilësia, shërbimi ose produkti final i projektuar do të jetë i ndryshëm nga çdo shitës që po përgjigjet.

Kërkesa për kuotim (RFQ)
Një RFQ përdoret për mallra, shërbime të thjeshta ose pjesë të drejtpërdrejta / të pakomplikuara me pak ose aspak vend për diferencimin e produktit apo shërbimit ndërmjet shitësve që reagojnë. Pikat e negociatave mund të përfshijnë oraret e shpërndarjes, opsionet e paketimit etj.

Objektivat e një RFP ose RFQ

• Merrni propozime të hollësishme në mënyrë që të vlerësoni përgjigjen e çdo shitësi në mënyrë që interesat më të mirë të kompanisë suaj të përmbushen në të gjitha frontet
• Shpërndani natyrën konkurruese të procesit të përzgjedhjes së shitësit për të negociuar marrëveshjen më të mirë të mundshme
• Sigurohuni që të përmbushen interesat e të gjithë aktorëve brenda kompanisë tuaj dhe të arrihet një konsensus
• Vendos kompaninë tuaj në kontrollin e procesit të përzgjedhur të shitësit dhe vendos rregullat e përzgjedhjes përpara

• Fillon ndërtimin e partneritetit midis jush dhe shitësit të drejtë që nga fillimi

Seksionet e Kërkesës për Propozim ose Kërkesë për Kuotim

RFP ose RFQ duhet të përmbajnë seksionet e mëposhtme. Mbani në mend, që secili dokument do të jetë i ndryshëm në varësi të llojit të kompanisë dhe produktit që kërkoni.

Përshtat çdo seksion për nevojat tuaja individuale.

1. Detajet e Dorëzimit
   Afatet, adresa postare e kompanisë suaj, personi i kontaktit për pyetje dhe sqarime
   
2. Hyrje dhe Përmbledhje Ekzekutive
   Shkruani këtë seksion pas përfundimit të tërë dokumentit. Kjo është përdorur për të siguruar shitësit e ardhshëm me një pasqyrë të shkurtër të kompanisë suaj dhe kërkesat për produktin ose shërbimin tuaj.
   
3. Vështrim i biznesit dhe sfond
   Jepni një pasqyrë të shkurtër të biznesit tuaj, produkteve dhe sektorit të tregut që ju ofroni. Kjo do të ndihmojë shitësit tuaj të ardhshëm të kuptojnë se çfarë ka nevojë biznesi që po përpiqeni të plotësoni me procesin e përzgjedhjes së shitësit. Gjithashtu, ofroni informata të rëndësishme për sfondin që do të përfitojnë shitësi kur përgjigjen.
   
4. Specifikimet e hollësishme
   Kjo duhet të jetë pjesa më e gjatë e dokumentit. Për një RFP, ajo do të përmbajë masat dhe kërkesat cilësore që do të përzënë vendimin e përzgjedhjes së shitësit. Për një RFQ ky seksion duhet të ofrojë masat sasiore që do të kërkoni në përgjigjen e shitësit. Kriteri i shembullit përfshin:
   • Vizatimet e produktit
   • Tolerancat inxhinierike
   • Nivelet e shërbimit
   • Historiku
   • Rezultatet dhe afatet kohore
   • Kërkesat teknike ose të biznesit
   • Funksionaliteti i programeve
   • Kërkesat e pajisjeve

1. Supozimet dhe pengesat
   Çdo supozim dhe / ose pengesë që shitësit e ardhshëm duhet të bëhen të vetëdijshëm duhet të renditen këtu. Dështimi për të qenë i hapur dhe i hapur me shitësin do të hapë derën për rinegociimin e marrëveshjes në një datë të mëvonshme dhe do të mundësojë të tensionojë marrëdhënien që keni me shitësin tuaj. Temat e mundshme përfshijnë shpenzimet e udhëtimit, kostot e përmirësimit / modifikimit, të drejtat e liçencimit, etj.
   
2. Termat dhe Kushtet
   Çdo kusht dhe kushtet e kontratës duhet të renditet në mënyrë që shitësi të bëjë një përgjigje të drejtë dhe të ndershme. Këto mund të përfshijnë mundësitë e financimit, gjatësinë e kontratës, opsionet e rinovimit, garancitë, gjobat e dorëzimit, nivelet e shërbimeve etj.
   
3. Kriteret e përzgjedhjes
   Seksioni i fundit duhet të jetë një pasqyrë e kritereve të përzgjedhjes që do të përdorni për të marrë vendimin tuaj. Disa kompani preferojnë ta mbajnë këtë informacion plotësisht konfidencial; ndërsa kompanitë e tjera besojnë se kjo do të ndihmojë shitësit e ardhshëm të përqëndrohen në atë që është e rëndësishme për kompaninë tuaj.

Shpërndani RFP / RFQ tek Furnizuesit e Përzgjedhur

Së fundi, shkruani një letër të mbulimit dhe dërgoni dy kopje të RFP ose RFQ tuaj për secilin nga shitësit që keni zgjedhur nga procesi i kërkimit tuaj. Sigurohuni që informacionet e duhura të kontaktit të përfshihen në mënyrë që të ofroni asistencë për çdo shitës që i nevojitet.

Hapi i ardhshëm: Vlerësimi i Propozimit dhe Përzgjedhja e Furnizuesit