Profesioni i telefonit profesional të telefonit

by James Bucki

Mënyra se si përshëndetni një klient në telefon është i rëndësishëm për biznesin tuaj

Sistemet telefonike të sofistikuara të sotme mund t'i bëjnë gjërat më të lehta për bizneset që kanë një vëllim të lartë të thirrjeve, por ato sisteme të njëjta shpesh janë zhgënjyese për telefonuesit që thjesht duan të flasin me një person.

Kur konsumatorët në fund arrijnë një anëtar të stafit tuaj, është e rëndësishme që personi që i përgjigjet telefonit i trajton telefonuesit me mirësjellje të madhe. Ta themi thjesht: trajtoni telefonuesit tuaj në një mënyrë që ju dëshironi të trajtoni në një telefonatë biznesi.

Më poshtë janë disa nga pikat kryesore që duhet të ndiqni gjatë kryerjes së ndërveprimeve telefonike profesionale që do t'ju ndihmojnë juve dhe punonjësve tuaj të krijoni një kulturë të telefonit të biznesit në kompaninë tuaj.

01 - Transferimi i telefonatave

Transferimi i një telefonate është më shumë sesa thjesht të dish se cilat butona do të shtyjnë në sistemin tuaj telefonik. Nëse po transferoni një telefonatë, sepse ju duhet të përshkallëzoni situatën tek një mbikëqyrës, jini të qartë me telefonuesin për atë që po ndodh dhe përse. Nëse lejon sistemin tuaj të telefonit , qëndroni në linjë dhe futeni telefonuesin tek personi tjetër, duke siguruar që thirrja të lidhet dhe thirrësi të ndihet i respektuar. Para se të shpërndaheni, pyetni nëse telefonuesi ka ndonjë pyetje shtesë ose ka nevojë për ndonjë gjë tjetër nga ju.

02 - Vendosja e një telefonuesi në pritje

Kur një telefonues është vendosur në pritje, një minutë duket si përgjithmonë, pavarësisht sa e këndshme mund të jetë muzika e kompanisë suaj. Mundohuni të prisni për një pauzë në bisedë para se t'u thoni telefonuesve se po i mbani në pritje - domethënë, mos e ndërprisni telefonuesit nëse është e mundur. Sigurohuni që ata të kuptojnë pse ju jeni duke i mbajtur ato në pritje, dhe të jeni të sinqertë për sa kohë mund të marrë. Kërkoni ndjesë për shqetësimin dhe nëse nuk jeni në gjendje ta mbani, është më mirë që ju t'i telefononi përsëri, në vend që t'ju kërkojnë të thërrasin përsëri. Dhe përpiquni të jeni të ndjeshëm ndaj telefonuesit tuaj; askush nuk i pëlqen të vihet në pritje, kështu që të jetë aq i sjellshëm sa lejon situata.

03 - Përfundimi i një thirrjeje

Ka disa arsye që mund t'ju nevojiten për t'i dhënë fund një telefonate para se personi i thirrur të jetë gati. Nëse një telefonues është abuziv ose përdor gjuhë të ashpër ose kërcënuese, nuk duhet të tolerosh një sjellje të tillë. U thoni atyre që po mbaroni thirrjen për shkak të gjuhës së tyre fyese, por mos u angazhoni në ofendime ose prapa dhe mbrapa. Sigurohuni t'i raportoni këto thirrje mbikëqyrësit tuaj.

Nëse keni nevojë për t'i dhënë fund një thirrjeje, sepse një telefonues është thjesht i lodhur gjatë (që është më shpesh), prisni për një pauzë dhe përpiquni t'i mbyllni gjërat me edukatë. Ju mund të thoni diçka të tillë, "Ka qenë bukur të flasë me ju, por tani duhet të bëj një telefonatë tjetër". Pyete nëse thirrësi ka ndonjë pyetje tjetër para se ta lësh personin të shkojë, por ji i qartë se po e mbyll telefonin.

04 - Krijimi i Përshëndetjeve të Telefonatave Individuale

Një përshëndetje zanore është një deklaratë se kush je dhe çfarë vlerat e kompanisë suaj. Një përshëndetje e shkurtër dhe e papritur e postës zanore nuk krijon një përshtypje të mirë të parë, dhe një përshëndetje e gjatë e tërhequr e bën të papërmbajtur telefonuesit. Mundohuni të arrini në pikën në mënyrë efikase: deklaroni se kush jeni, emri i kompanisë dhe pse nuk jeni në gjendje t'i përgjigjeni thirrjes (jashtë zyrës, në një telefonatë tjetër, larg për një periudhë kohore). Ju nuk keni nevojë të jepni shumë detaje - mjafton vetëm që telefonuesi të dijë se ai ose ajo është dëgjuar dhe se do ta ktheni thirrjen.

05 - Shkrimi i një skripti për një mjek të automatizuar

Gjëja e parë që klientët tuaj dhe bashkëpunëtorët e biznesit dëgjojnë kur ata e quajnë kompaninë tuaj do të jenë mjek i automatizuar i sistemit tuaj të telefonit. Paraqitni opsionet e numëruara duke supozuar që thirrësi juaj nuk është i njohur me kompaninë dhe ka nevojë për udhëzime. Sigurohuni që telefonuesit të dinë se nëse ata kanë një shtrirje direkte për një person të caktuar, ata mund ta arrijnë atë person drejtpërdrejt në çdo kohë.

Për të gjithë telefonuesit e tjerë, përpiquni të përdorni numrat më të njohur për çdo zgjatje ("Për shembull, shtypni zero për pritësin"). Përshkruani departamentin para se të jepni numrin-për shembull, "Për mbështetjen e klientit, shtypni 5."

06 - Shkrimi i një Skanari të Përkujdesur Automatik për Mbas Orëve ose Për Mbylljen e Bizneseve

Nëse biznesi juaj mbyllet pas një kohe të caktuar ose në fundjavë dhe askush nuk është i disponueshëm për t'u përgjigjur ose për të ndihmuar telefonuesit tuaj, krijoni një përshëndetje të automatizuar pas orarit. Tregojini telefonuesit tuaj para se biznesi është i mbyllur dhe në fund, kërkoni t'i thërrasin. Mos harroni të përfshini orët normale të punës tuaj.

07 - Lënë një Mesazh Telefon Profesional

Posta zanore është bërë një pjesë standarde e çdo sistemi telefonik të klasit të biznesit dhe duke ditur se si të lërë një mesazh profesional të telefonit zanor - përveç asaj se si t'i përgjigjeni një-reflekton pozitivisht kompanisë suaj. Të gjithë punonjësit që përdorin telefonin si pjesë të punës së tyre duhet të dinë se si të lënë një mesazh profesional të telefonit .