Filloni me bazat
Idetë më të mira fillojnë me një themel të fortë, prandaj është e rëndësishme që të krijoni kuadrin e ngjarjes tuaj përpara se të shikoni përpara shumë larg.
Gjërat si datat, kohët dhe itineraret duhet të përfundojnë para se të kalojnë në ndonjë detaj të ndërlikuar.
Zgjidhni vendin e duhur
Ju do të keni një kohë më të lehtë për të gjetur një vend për një grup më të vogël, por kufijtë e kapaciteteve do të jenë më të forta. Nëse ngjarja juaj zgjerohet nga 50 njerëz në 100 ju mund të duhet të zhvendoseni në një dhomë më të madhe në varësi të kapaciteteve të vendit tuaj. Në përgjithësi, është më e lehtë të shkosh më e vogël në një majë, kështu dyqan për një dhomë që mund të strehojë projektimin tuaj më të madh të pjesëmarrjes.
Harta e strategjisë së marketingut
Edhe nëse po pret një "ngjarje të lirë", ju ende duhet ta paraqitni në një mënyrë që tërheq regjistrime . Njerëzit duan të dinë se si do të përfitojnë nga ndjekja e rastit, dhe mënyra se si i thoni ftesat tuaja dhe materialet e marketingut mund të kenë një ndikim të madh nëse do të shfaqen apo jo. Ndërsa ngjarja juaj ka të ngjarë të tingëllon emocionuese për ju, sfida e vërtetë po i ngacmon edhe të tjerët.
Buxheti për Person
Një e keqe për ngjarjet e vogla është se ata zakonisht kushtojnë më shumë për person, për shkak se çmimet e hoteleve dhe hotelerisë zvogëlohen me rritjen e sasive. Për t'i bërë gjërat edhe më të komplikuara, një rënie prej 20% në numra për një ngjarje të vogël ka potencialin të ndikojë në statusin tuaj të çmimeve në grup. Me këtë në mendje, ju doni të shpenzoni buxhetin për person nën numrin më të ulët të parashikuar të frekuentimit.
Nëse e bëni këtë me saktësi atëherë marzha juaj e fitimit do të rritet në të vërtetë për çdo person që ju shtoni mbi projektimin.
Luaj me përparësitë tuaja
Grupet e vogla ofrojnë më shumë mundësi për diskutime të organizuara, prandaj përdorni këtë në avantazhin tuaj kur planifikoni itinerarin. Nuk është shumë zbavitëse për të "biseduar" gjatë gjithë ditës, prandaj shumë ngjarje të vogla ofrojnë sesione grupi ose opsionet e shpërthimit. Edhe projektet e grupit mund të integrohen në rrethanat e duhura. Mendoni për mënyrat për të marrë të pranishmit tuaj të përfshirë në dialog, pasi kjo do të rrisë normën e tyre të mbajtjes së çdo prezantimi.
Përfshini Q & A Sessions dhe Formularët Feedback
Mënyra më e mirë për të marrë një kërcim në planifikimin e ngjarjes suaj të ardhshme është të dëgjoni reagimet nga momenti juaj aktual. Lëreni shumë kohë për pyetje në fund të çdo segmenti. Ju gjithashtu mund të parashtroni pyetje nga stafi juaj për të filluar bisedën. Format e reagimit janë të lehta për tu përfshirë në pako tuaj informative, por sigurohuni që t'i udhëzoni pjesëmarrësit se si doni t'i dërgoni ato.
Shto Post-Event Networking
Një funksion i mirë i rrjetit mund të shtojë vlerë të jashtëzakonshme për të gjithë pjesëmarrësit. Nëse do të ishit efektiv në nxitjen e dialogut midis të pranishmëve atëherë të gjithë duhet të dinë diçka të vogël për njëri-tjetrin deri në fund të ditës.
Gjithnjë ndihmon për ta bërë ushqimin në dispozicion në një funksion të tillë dhe mund të dëshironi edhe të angazhoni angazhimet para ditës së ngjarjes. Siç thonë ata, asgjë nuk tërheq një turmë si një turmë, kështu që të jetë proaktiv në promovimin e të gjitha funksioneve pas ngjarjes.
Ngjarjet e vogla kanë potencial të jenë një përvojë e pasur dhe e dobishme për të gjithë, por ju duhet të planifikoni çdo minutë me audiencën në mendje. Lajm i mirë është se çdo herë bëhet më i lehtë sepse do të kuptoni saktësisht se çfarë shpresojnë të ftuarit tuaj.