Disa planifikues të ngjarjeve ndjejnë një ndjenjë lehtësimi në këtë fazë, më në fund njihen apo promovohen në role më ekzekutive për kontributin e tyre.
Por në shumë raste, nuk mjafton thjesht të planifikosh dhe të ekzekutosh një ngjarje të madhe biznesi. Ngjarjet e biznesit më së shpeshti konsiderohen si një investim për një qëllim të caktuar dhe planifikuesit e ngjarjeve duhet të kuptojnë se si të maten vlera e programeve të tyre.
Matja e ngjarjeve për kthimin e investimeve (ROI) ose kthimi i objektivave (ROO) mund të jetë një territor i ri për disa planifikues, por është lloji i përpjekjeve që do të ndihmojnë në zgjerimin e përfshirjes së tyre dhe kontributin e përgjithshëm në një organizatë, shpjegon Tony Lorenz, ish CMM, president i ProActive, Inc., një ndërmarrje Freeman. ProActive është një agjenci strategjike dhe ngjarjesh që fokusohet në shërbimet e marketingut experiential. Lorenz tani është CEO në AlliedPRA.
Bazat e matjes së ngjarjeve
Shumica e profesionistëve të ngjarjeve njohin se matja e programeve të tyre do të ndryshojë nga organizata në organizatë. Një arsye për këtë është se modelet e biznesit janë gjerësisht të ndryshme midis korporatave, shoqatave, organizatave jofitimprurëse dhe të tjerëve.
Pra, cilat janë disa mënyra që planifikuesit e ngjarjeve priten të matin ngjarjet e tyre?
Nëse një ngjarje profesionale punon në anën financiare të një organizate, ai ose ajo mund të pritet që ta matë ngjarjen bazuar në kursimet financiare. Për shembull, cili është kursimi i përgjithshëm i negociatave për dhoma hoteliere, hapësirë për takim, ushqim, etj?
Nëse një ngjarje profesionale punon në anën e biznesit të një organizate, ai ose ajo mund të pritet që të masë veprimtarinë bazuar në kontributin e programit në planin e përgjithshëm të biznesit. Për shembull, organizimi i një seminari si pjesë e një nisje të përgjithshme të produktit që përfshin njësi biznesi të shumëfishta.
Dhe pothuajse të gjithë planifikuesit e ngjarjeve do të marrin një vështrim kritik në atë që shkoi mirë dhe çfarë mund të përmirësohet në të ardhmen. A ndodhi ngjarja brenda buxhetit ? Ishte klienti i kënaqur me rezultatin?
Dhe përderisa secila qasje është sigurisht një formë e vlefshme e matjes, ata tentojnë të përqëndrohen vetëm në matjet në nivelet më taktike. Profesionistët e ngjarjeve sot duhet të kërkojnë të krijojnë mënyra për të bërë kontributet e tyre të ngjarjeve shumë më strategjike.
Matja e ngjarjeve strategjike
Lorenz shpjegon se takimi i ROI mund të shikohet në dy dimensione të ndryshme: në nivelet e organizimit dhe të pjesëmarrësve:
- Organizata mund të shohë ROI duke grumbulluar të gjitha shpenzimet dhe duke e krahasuar këtë me një vlerë që vlerësohet nga organizata. Dhe pastaj përcakton përfitimet financiare të ngjarjes. një nivel organizativ dhe në nivel pjesëmarrës.
- Roi në nivel pjesëmarrës mund të matet në nivelin individual dhe vlerëson vlerën në bazë të një pjesëmarrësi.
ProActive u këshillon klientëve të ndjekin një proces strategjik dhe kreativ për të ndikuar ngjarjet, dhe Lorenz rekomandon që të fokusohemi në matjen e qëndrimeve. Është veçanërisht e efektshme për ngjarjet në shkallë të gjerë:
- Discovery. Zbulimi duhet të ndodhë në fillim të procesit në mënyrë që planifikuesit të mund të përfshijnë aktorët kyç për të përcaktuar përfundimisht përmbajtjen e takimeve, folësit etj. Planifikuesit duhet të përfshijnë palët kryesore të interesit të cilët mund të përcaktojnë objektivat strategjike për organizatën që pret ngjarjen dhe pjesëmarrësit e takimit. Kjo mund të arrihet duke u kërkuar atyre të plotësojnë një të shkurtër, gjashtë deri në tetë pyetje të hapura.
- Anketa para ngjarjes. Kjo është koha kur takimi apo planifikuesi i ngjarjeve mund të përcaktojë disa masa sasiore për ROI dhe ROO. Hulumtoni një mostër të gjërë të të ftuarve për të identifikuar çështjet, shqetësimet dhe nevojat e tyre në nivele të shumëfishta. Kjo do të ndihmojë projektuesin të përcaktojë standardet e matjes për takimin e pjesëmarrësve.
- Para-Takimi Core-7 Bazë. Ky hap jep matjen e perceptimeve psikologjike dhe të sjelljes së pjesëmarrësve në mbledhje për artikujt e identifikuar gjatë zbulimit.
- Njohuri / kuptim ("Unë e di")
- Opinionet / perceptimet / bindjet ("une jam dakord")
- Ndjenjat / qëndrimet ("Unë dua të")
- Aftësitë / aftësitë ("Unë mund")
- Synimet / zotimi ("Unë do të")
- Sjelljet ("po bëj")
- Rezultatet e biznesit / ndikimet - ROI ("po jap vlerën")
- Takimi i Dizajnit. Me një kuptim të objektivave të palëve dhe perceptimeve të pjesëmarrësve, planifikuesit tani mund të përcaktojnë objektivat kryesore për takimin vetë dhe si do të paraqiten këto mesazhe. Çfarë prezantimesh? A duhet programi të përfshijë punëtori interaktive? A do të jetë një kat i ekspozitës i dobishëm në edukimin e pjesëmarrësve? Cilat mjete do të përdorni për të përçuar dhe përforcuar mesazhin tuaj? Kush duhet të shërbejë si folës?
- Mbajeni takimin ose ngjarjen.
- Sondazhi pas-ngjarjes / benchmarks. Pas ngjarjes, është e rëndësishme të matet se sa mirë u dha programi në ato standarde që u përcaktuan në bazë të rezultateve të studimit të zbulimit dhe para-ngjarjes. A ka rezultuar programi në ndryshime në qëndrimet, perceptimet, bindjet, etj? A do të veprojnë pjesëmarrësit këto ndryshime?
- Ndikimi pasues i biznesit. Matja strategjike kërkon një fokus në ndikimin afatgjatë në përmbushjen e sjelljeve të pjesëmarrësve. Kjo është gjithashtu një kohë e mirë për të përcaktuar ndikimin financiar dhe jofinanciar të programit.
Sugjerime për të optimizuar procesin e matjes së takimeve
Lorenz ofron gjashtë udhëzime për të ndihmuar planifikuesit e takimeve për të rritur kthimin e tyre në ngjarjet:
- Aplikoni procesin e para takimit / para takimit.
- Matni dimensionet psikologjike, të sjelljes dhe financiare.
- Përdorni matjen e ROI për takime të mëdha dhe të rëndësishme
- Matni dhe përcillni rezultatet e vitit në vit.
- Themelimi i standardeve profesionale dhe aftësive të stafit.
- Përmirëso me kalimin e kohës
Sugjerime për matjen e ngjarjeve më të vogla
Për të qenë të sigurt, një program formal i matjeve për një program individual do të jetë i dobishëm për ngjarje të mëdha dhe të shtrenjta. Por, ç'të themi për pjesën tjetër të ngjarjeve të biznesit që janë planifikuar gjatë gjithë vitit - a është e mundur që të aplikoni matjet e ngjarjeve në qindra ngjarje më të vogla që janë planifikuar gjatë gjithë vitit?
Sigurisht.
Lorenz sugjeron që organizatat të identifikojnë pesë ose gjashtë pyetje standarde që janë kritike për organizatën. Pastaj, matni ngjarjet e ndryshme për të përcaktuar nëse seria e ngjarjeve ka bërë një ndikim psikologjik, sjellës ose financiar.
Grumbulloni rezultatet. Për shembull, nëse një organizatë mban 30 ngjarje të ngjashme gjatë gjithë vitit në tregje të ndryshme me standarde të ngjashme, kjo sigurisht që mund të sigurojë masa cilësore dhe sasiore.
"Izoloj suksesin dhe ndërto masa nga atje," këshillon Lorenz.
Palët kryesore të interesit në organizatë do të kenë fjalën përfundimtare se sa efektive ata që përfshihen në një ngjarje ose seri ngjarjesh do të përcaktojnë sa kredi duhet t'u jepet atyre që ndihmuan në planifikimin e ngjarjeve.