Mos filloni të hani herët
Zvarritja është armiku juaj. Ky është një nga gabimet më të zakonshme të planifikimit të ngjarjeve që dëshironi të shmangni.
Dështimi për të filluar procesin e planifikimit të ngjarjes së hershme mund të shkaktojë një sërë problemesh poshtë vijës. Sapo të zgjidhet një datë dhe të keni një fushë të përgjithshme të ngjarjes suaj dhe të buxhetit, të shkoni në punë. Hotelet dhe vendet e tjera të librit mënyrë paraprakisht në mënyrë të sigurt kjo është sa më shpejt të jetë e mundur. Dështimi për ta bërë këtë do të kufizojë zgjedhjen tuaj në vendin e ngjarjes dhe për fat të keq, ju do të leni me cilindo vend në dispozicion. Folësit e ftuar dhe argëtimi i drejtpërdrejtë gjithashtu marrin rezervime përpara datës aktuale të ngjarjes. Sapo data e ngjarjes të jetë e sigurt, bëjeni hulumtimin tuaj dhe kur vendosni për interpretuesin tuaj të zgjedhur, merrni një kontratë të nënshkruar menjëherë.
Organizimi i vetes me një listë të planifikimit të ngjarjeve është një detyrë tjetër që duhet trajtuar menjëherë. Duke përcaktuar të gjitha hapat në procesin e planifikimit të ngjarjeve, duke përcaktuar se kur duhet të përfundojnë dhe duke zhvilluar një afat kohor për secilin, do të keni një udhëzues të vlefshëm për të filluar dhe për t'ju mbajtur në rrugën e duhur.
Duke filluar shumë vonë është një nga gabimet më të zakonshme të planifikimit të ngjarjes.
Nuk po kontrollon ngjarjet konkurruese
A keni programuar ngjarjen tuaj vetëm për të mësuar - sapo ka filluar procesi i planifikimit dhe data e ngjarjes - se ka një ngjarje tjetër konkurruese në të njëjtën ditë? Vetëm një ngjarje do të tërheqë turmën, kështu që mos merrni shanset tuaja dhe mos prekni gishtat që ata të ftuar do të zgjedhin ngjarjen tuaj.
Shmangni krejt situatën.
Bëni kujdesin tuaj të duhur dhe kontrolloni për çdo konflikt të ngjarjeve para se të jetë tepër vonë. Shikoni oraret për tubimet e industrisë (të mëdha dhe të vogla), afërsinë me pushimet, ngjarjet e mëdha sportive dhe tubimet lokale që mund të bëjnë kërdi për ata që ngasin në ngjarje. Pasi të keni vendosur në një datë për ngjarjen tuaj, merrni fjalën nga vizitorët tuaj. Njoftimet "Save the Date" dhe "Ngjarjet e ardhshme" u japin të interesuarve mundësinë për të shënuar ngjarjen tuaj në kalendarët e tyre.
Nuk konfirmon shitësit
Një kontratë e nënshkruar e shitësit është një marrëveshje ligjërisht e detyrueshme dhe ju jep diçka me shkrim për të mbajtur shitësin përgjegjës për shërbimet që duhet të ofrojnë. Megjithatë, nuk bën asgjë për ju në kohën e ngjarjes kur e kuptoni se shitësi është një tregim jo. Kjo kontratë e ngjarjes në dorë nuk do t'u shërbejë ushqim të ftuarve tuaj të uritur ose të dorëzojë tavolina dhe karrige në një ballroom të zbrazët. Konfirmoni me çdo shitës jo një herë, por dy herë. Po, dy herë . Konfirmoni marrjen e kontratës suaj të nënshkruar në kohën kur ju të dy pajtoheni me kushtet. Konfirmo edhe një herë para ngjarjes. Kjo nuk është biseda që ju do të keni në lidhje me detajet mbi ofrimin e ushqimit ose dekorit; kjo është një vazhdimësi në mënyrë specifike për t'u siguruar që ngjarja juaj të jetë ende në kalendarin e tyre.
Shitësit e ngjarjeve të librit ngjarjet e shumëfishta dhe është shumë e lehtë që dokumentet tuaja të humbasin në riorganizim ose të dërgohen nga dikush tjetër në kompani. Pra, sigurohuni që kjo të mos ndodhë duke u rrotulluar atyre për të kontrolluar dhe konfirmuar që ngjarja juaj dhe specifikat në lidhje me datën, kohën dhe shërbimet që do të ofrohen janë në fakt në orarin e tyre. Dhe mbajeni atë kontratë të shitësit në dispozicion.
Nuk ka një "Plan B"
Të kesh një plan emergjence është një domosdoshmëri për çdo ngjarje, por veçanërisht për ato ngjarje që planifikohen të mbahen jashtë. Kushtet e motit janë të paparashikueshme dhe nëse një stuhi, një këshillë e fortë e erës ose një stuhi breshëri breshëri kërcënojnë të anulojnë ngjarjen tuaj, keni një plan rezervë. Datat e shiut, ngjarjet alternative të ngjarjeve dhe oraret e modifikuara të aktivitetit janë të gjitha opsionet nëse ngjarja juaj në natyrë - ose një pjesë e saj - duhet të zhvendoset brenda.
Përveç përgatitjes për pasiguritë e motit, rrethanat e tjera të pazakonshme mund të adresohen gjithashtu përpara kohe. Ndërprerjet e energjisë mund të pakësohen duke pasur një gjenerator në vend. Parkimi i mbingarkesës mund të zhvendoset në një vend tjetër të paracaktuar. Çështjet me disponueshmërinë e dhomës së hotelit mund të zgjidhet duke mbajtur disa dhoma ekstra në rezervë brenda bllokut tuaj të hotelit . Merrni parasysh specifikat e ngjarjes suaj dhe jepni mendime për ato zona që janë më të ndjeshme ndaj çështjeve që dalin. Duke planifikuar përpara dhe duke zhvilluar skenare alternative, mund të shmangni një nga gabimet më të kushtueshme të planifikimit të ngjarjes.
Nuk punëson ndihmë të mjaftueshme
Kur është fjala për punësimin e personelit të ngjarjes, më shumë është më mirë. Kjo do t'ju kushtojë më shumë para, por mund të shpëtojë ngjarjen tuaj. Fotoja: një kopje rezervë e makinave që presin të hyjnë në një parking, ndërsa pjesëtarët e parkimit përpiqen me trimëri të mbajnë lart. Një linjë e mysafirëve të frustruar duke pritur që të urdhërojë një pije si një server përpiqet të vazhdojë me kërkesën. Punëtorët e regjistrimit të ngjarjeve të përshkuar nga numri i madh i mysafirëve që sapo mbërritën, duke lënë udhëtarët e lodhur duke pritur shumë kohë për të kontrolluar. Ju merrni idenë. Duke pasur staf shtesë në dispozicion për të ndihmuar gjatë kohëve të zëna, të ofrojnë shërbime shtesë për zonat në nevojë, zgjidhjen e problemeve që lindin ose të jetë një pritje mikpritëse për të ftuarit që vijnë me pyetje mund të ngrejë ngjarjen tuaj nga një ngjarje e mirë në një ngjarje madhështore.
Kur punësoni stafin e ngjarjeve , shikoni ata punonjës me përvojë që punojnë në llojin e ngjarjes që po planifikoni. Të marrësh me qira vetëm stafi profesional, shumë të rekomanduar. Edukimi i tyre në lidhje me ngjarjen tuaj, të ftuarit që do të marrin pjesë, pritjet tuaja dhe kush është pika e kontaktit të tyre duhet të kenë një pyetje apo problem. Stafi i ngjarjes - edhe pse ato ofrohen nga një shitës jashtë - përfaqësojnë ju dhe biznesin tuaj të planifikimit të ngjarjeve. Një takim negativ me personelin e ngjarjes do të jetojë në kujtesën e klientit dhe të klientit dhe mund të thithë edhe ngjarjet më të planifikuara.