Hartimi i hollësive thelbësore
Ashtu si çdo projekt biznesi, hapi i parë është të organizoni të gjithë informacionin që keni dhe të identifikoni çështjet më urgjente.
Para se të filloni të zgjidhni një vend ose punësimin e një drejtuesi , duhet të dini parametrat bazë të ngjarjes suaj. Është pothuajse e pamundur të flisni detajet dhe shpenzimet me një palë të tretë derisa të keni më shumë detaje të hequra. Këtu janë detajet kryesore që duhet të përcaktoni para se të kontaktoni jashtë shitësit.
data
Çdo gjë sillet rreth datës së ngjarjes suaj të veçantë. Idealisht, ju doni të keni tri data të mundshme në mendje, në mënyrë që të krahasoni disponueshmërinë dhe çmimet në të gjithë tabelën. Mundohuni të përfshini ditë të ndryshme të javës për fleksibilitet maksimal.
Korniza kohore
Edhe një ndryshim i vetëm orë mund të ndikojë në planifikimin tuaj, prandaj duhet të specifikoheni për kohën tuaj të parashikuar. Për shembull, duke filluar nga ora 10:00 në vend të orës 8:00, do të thotë që nuk mund të duhet të caktosh një buxhet mëngjesi.
Numrat e Pjesëmarrjes
Është një detaj që shpesh vlerësohet gjerësisht për negociata produktive. Jini realist me parashikimet tuaja të frekuentimit . Diskutoni paraprakisht se kush do të ftoni dhe vendosni parashikimet tuaja së bashku në një spreadsheet. Pjesëmarrja dhe buxheti janë të lidhura drejtpërdrejt, prandaj mos mendoni haptazi për numrin e njerëzve që mendoni se do të marrin pjesë.
Sesionet Breakout
Ju mund të keni nevojë vetëm për një dhomë banketi nëse jeni duke pritur një darkë, por një konferencë në shkallë të gjerë ka të ngjarë të kërkojë dhoma të tjera shpërthimi dhe një hapësirë ekspozuese. Edhe një herë, ju nuk do të jeni në gjendje të matni shpenzimet derisa të përcaktoni sa hapësirë keni nevojë. Për konferenca, qasja më e mirë është të planifikoni një itinerar të tallur në mbledhjen tuaj të parë. Shpërndarja e ideve dhe bashkimi i tyre në letër do t'ju ndihmojnë t'ju drejtojë përmes vendimeve të ardhshme të planifikimit.
Buxheti kundrejt kostove
Mund të duket e papërshtatshme për të punuar në një buxhet para se të njihni koston e vendit dhe të hotelierisë, por duke punuar në këtë mënyrë ju ofron një pikë referimi për të matur të gjitha propozimet e shitësit. Filloni me burimet tuaja të të ardhurave. Sa duhet të paguani për pjesëmarrje? A do të thërrasësh sponsorët për të ndihmuar në kompensimin e kostove? Çfarë do të paguajnë ekspozuesit për të marrë pjesë? Të ardhurat në fund do të diktojnë buxhetin tuaj, prandaj vetëm ka kuptim t'i mbrosh ato së pari.
marketing
Pasi të keni identifikuar burimet tuaja të të ardhurave, hapi tjetër është të përvijoni planin tuaj të marketingut . Cila është mënyra më e mirë për të arritur dhe angazhuar gjeneratorët tuaj të të ardhurave? Ndoshta ju keni një listë të pjesëmarrësve të mundshëm si një punëdhënës ose shoqatë anëtarësimi. Kjo padyshim do të ishte e dobishme, por çka me sponsorët dhe ekspozuesit?
Nëse planifikoni të tërheqni më shumë se 20 ekspozues, atëherë duhet të jeni në gjendje t'i arrini ato. Fushatat e synuara të marketingut kushtojnë para dhe kjo ul në të ardhurat tuaja.
Transporti dhe Strehimi
Kryerja e një konference lokale zakonisht eliminon çdo shqetësim rreth transportit. Sidoqoftë, ju ende duhet të adresoni strehimin për folësit, ekspozuesit dhe mysafirët e veçantë. Disa hotele ofrojnë zbritje në hapësirën e takimeve nëse rezervoni mjaft netë . E vetmja mënyrë për të përfituar nga kjo është njohja e nevojave tuaja për banim paraprakisht. Kthehu mbrapa përmes të dhënave tuaja të frekuentimit dhe projekto sa vizitorë janë nga jashtë zonës tënde.
Tani e gjithë kjo ndoshta tingëllon si një shumë e informacionit për të mbledhur përpara, dhe është. Por mbani në mend se këto janë detajet që prekin çdo gjë tjetër në procesin e planifikimit.
Ju mund të tërhiqeni fillimisht nga detyrat më "magjepsëse", si vizitat në terren dhe planifikimi i menysë. Vetëm mos harroni se koha e tyre do të vijë. Tani për tani, përqendrohuni në faktet në mënyrë që të merrni vendimet më të mira më vonë.