Si të rritet pjesëmarrja në seminare dhe ngjarje të biznesit

by Rob e vështirë

Këshilla për Rritjen e Pjesëmarrjes së Ngjarjes së Korporatës

Hapi më i rëndësishëm për të kapërcyer frikën për mungesën e pjesëmarrjes në një ngjarje ose për të rritur listën e RSVP është të njohësh se njerëzit me të vërtetë gëzojnë të ndjekin seminare dhe ngjarje të tjera të ekzekutuara mirë. Duke marrë pjesë në takimet e biznesit, pjesëmarrësi merr një shans për të mësuar informacione të reja dhe për të bashkëvepruar me kolegët dhe udhëheqësit në fushën e tyre. Por takimet më të suksesshme shkojnë përtej shënimeve të yllit dhe prezantimeve frymëzuese; ata krijojnë një ambient të ngrohtë dhe miqësor për të gjithë - gjë që i bën ata më të kënaqshëm. Ja se si ju mund të planifikoni një ngjarje të kënaqshme biznesi që do të tërheqë një pjesëmarrje të madhe.

01 - Krijo një axhendë të madhe

Pasi pret të kuptojnë se njerëzit gëzojnë ndjekjen e ngjarjeve, është e rëndësishme të krijohet një program që vlen të ndiqet. Axhenda duhet të përqendrohet në një temë të vetme, për të mos tronditur pjesëmarrësit, por duhet të ketë shumëllojshmëri të mjaftueshme për të mbajtur interesin e të pranishmëve. Për shembull, orari i mëposhtëm i seminarit gjysmë ditor e konsideron nevojat e pjesëmarrësve të takimit nga ushqimi në thyerje në prezantime:

8:00 Arrivals and Breakfast
8:45 am Mesazhi i Mirëseardhjes
9:00 Kryetare kryesore
10:00 Pushim
10:15 am Panel Diskutim
11:30 Mbyllja e vërejtjeve

02 - Jini të ndjeshëm ndaj kalendarit dhe orës

Megjithë axhendën më të mirë, pjesëmarrësit e ngjarjeve kanë preferenca se kur dëshirojnë të marrin pjesë në programe të tilla dhe kur nuk arrijnë. Në disa industri sezonale, ndonjëherë është çështje e as nuk mundet. Konsideroni sa vijon kur caktoni datat dhe oraret për ngjarjen tuaj:

Pjesëmarrësit preferojnë oraret e mëngjesit për seminare
Pjesëmarrësit preferojnë ngjarjet e vlerësimit menjëherë pas punës
Të martën dhe të enjten janë ditë takimi popullore
Shmangni mbajtjen e takimeve të premten, nëse është e mundur
Shmangni caktimin e takimeve gjatë festave dhe në prag të festave
Jini të ndjeshëm ndaj kërkesave të udhëtimit të pjesëmarrësve për ngjarjen

Po aq e rëndësishme është krijimi i një reputacioni për fillimin në kohë dhe përfundimin në kohë - veçanërisht për ngjarjet vjetore ose të përsëritura.

03 - Identifikoni një vend të vetëm dhe të përshtatshëm

Shumica e takimeve të biznesit mbahen në hotele dhe se lloji i vendit në vetvete nuk është aq unik. Ju mund të zgjidhni të thyejnë mykun dhe të gjeni një vend të mirë jo hotelor ose mund të pranoni që të gjitha hotelet nuk janë krijuar të barabartë dhe të gjejnë një hotel të mrekullueshëm. Pika kryesore këtu është të zgjidhni një vend ku mysafirët tuaj do të duan të shkojnë. Në fund të fundit, ata do të bëjnë një rrugë të tërthortë nga rutina e tyre dhe duan të gëzojnë këtë ngjarje. Konsideroni faktorët e mëposhtëm:

Zgjidh një vend që është afër shumicës së pjesëmarrësve
Zgjidh një vend ku pjesëmarrësit do të gëzonin veten
Zgjidh një vend që ka përvojë në mbajtjen e ngjarjeve të ngjashme

Për më shumë këshilla për zgjedhjen e një vendi, sigurohu që të kontrolloni Udhëzuesin e Planifikuesve të Ngjarjes për Planifikimin e Vendndodhjes .

04 - Hartimi i një liste të përshtatshme të mysafirëve

Takimet e suksesshme kanë një temë ose mesazh specifik dhe audiencë të synuar për këtë mesazh. Është e vlefshme përpilimi i një liste mysafirësh që përfshin pjesëmarrësit e duhur, edhe nëse renditen në rend të rendit. Shumë shpesh, pret do të përpilojnë një listë kryesore të mysafirëve të ardhshëm vetëm për të hapur takimin pas masave. Kjo do të funksionojë vetëm nëse jeni duke u përpjekur të mbushni ulëset në bazë të lojës së numrave.

Një takim biznesi, konferencë ose seminar nuk duhet të shihet si një përpjekje e drejtpërdrejtë e postës me normat 1-3% të RSVP. Unë preferoj stërvitje klientët për të gjeneruar lista specifike të pjesëmarrësve në shënjestër - njerëzit të cilët ata me të vërtetë duan të marrin pjesë me shpresë me normat RSVP prej 50% ose më mirë.

Një mendim i fundit rreth pjesëmarrësve: Mundohuni të ftoni individë me gradë dhe përvojë të ngjashme në takim.

05 - Fto, Ftoni, Fto!

Një nga çelësat për arritjen e pjesëmarrjes së madhe në ngjarjen tuaj është duke ftuar njerëzit në fillim dhe duke ndjekur. Kjo do të thotë dërgimin e kujtimeve për ata që nuk kanë RSVP dhe konfirmime për ata që kanë. Dërgimi i një kujtese të ngjarjes vetëm para ngjarjes për mysafirët e konfirmuar nuk është përgjithësisht një ide e keqe.

Është e rëndësishme për të krijuar emocione rreth ngjarjes. Ftesat tradicionale të shtypura janë të përshtatshme, por duke u bërë kështu normë për të shikuar edhe emailin dhe madje edhe mediat sociale në varësi të auditorit tuaj. Provoni këtë qasje:

Kujtoni ngjarjen tek mysafirët që ju ose ekipi juaj e njohin personalisht përpara se të dërgoni ftesa.
Dërgo një kursim të datës së hershme në procesin e planifikimit (letër ose elektronike).
Dërgo një ftesë të detajuar, duke përfshirë pikat kryesore të rendit të ditës (letër ose elektronike) me një kërkesë të RSVP.
Dërgoni përsëri ftesën e detajuar me një shënim të personalizuar te miqtë apo të njohurit tuaj personal (elektronike). *
Ndiqni me mysafirët e konfirmuar një deri në dy ditë përpara ngjarjes së planifikuar (elektronike ose me telefon).

* Ju gjithashtu mund të zgjidhni të thirrni zyrtarisht mysafirët dhe të zgjeroni një ftesë personale në ngjarje.

06 - Mos e nënvlerësoni fuqinë e ftesave personale

Ftesa fizike - qoftë e shtypur apo elektronike - është e këndshme, por nuk duhet parë si një zëvendësim për një ftesë të zgjeruar personalisht për miqtë, kolegët ose të njohurit (përveç nëse, natyrisht, po planifikoni një simpozium apo konventë të madhe me 500 ose më shumë të pranishëm). Ky është hapi që i bën shumë pritës të kërcitjes ... ata nuk duan të marrin telefonin, por kjo mund të nënkuptojë dallimin në mes të normave të larta të RSVPs (me norma të ulëta pa shfaqje) dhe një kthim më pak se ideal.

Për disa ngjarje, mund të jetë e dobishme për të ndarë këtë përgjegjësi. Lista e mysafirëve të një ngjarjeje shpesh përpilohet nga listat e kontakteve që mbahen nga një shumëllojshmëri individësh, dhe ata individë me marrëdhëniet më të afërta me të ftuarit duhet të japin një ftesë të drejtpërdrejtë për të ftuarit e tyre.

07 - Krijimi i një reputacioni për ofrimin e programeve të shkëlqyera

Gjithkush ka marrë pjesë në konferenca të mira dhe konferenca të këqija. E njëjta gjë vlen edhe për seminaret dhe për ngjarje të tjera vlerësimi. Me fat për planifikuesit e ngjarjeve, njerëzit më shpesh gëzojnë takimet që ndjekin.

Çështja kryesore këtu është të ndihmoni klientin tuaj të krijojë reputacion për ofrimin e programeve të shkëlqyera të biznesit. Thjeshtë, siç mund të duket, nëse dikush ka gëzuar pjesëmarrjen në ngjarjen tuaj të fundit, ai / ajo ka më shumë gjasa të ndjekë programet e ardhshme - dhe ndoshta edhe të sjellë një mik apo koleg.

08 - Dërgoni Komunikimet Pasuese dhe Falënderoni Pjesëmarrësit

Për shkak se njerëzit ndjekin mbledhjet për të mbledhur informacione të reja, shumë pjesëmarrës vlerësojnë marrjen e materialeve shtesë dhe materialeve që mund të jenë referuar nga prezantuesit dhe njerëzit e tjerë brenda organizatës suaj. Ndjekja e mëtejshme është një mundësi e shkëlqyer për të ndarë informacionin dhe për të falënderuar mesazhet për ata që morën pjesë në eveniment.

Falënderimi i shënimeve dhe përcjellja e komunikimit është diçka që shumë organizata shpesh harrojnë, por ata që nuk i korrin përfitimet.