Çfarë është Petty Cash?
Paraja e imët përshkruan transaksione të vogla të një biznesi.
Termi "i vogël" përdoret për shkak se është i vogël (i vogël) shuma të parave ose transaksioneve të ngjashme me të holla. "Petty" nuk është më aq i vogël, prandaj mendoni për atë si sasi të vogla që ju nuk mund të mendoni për ndjekjen. Në këtë artikull, ne do të përdorim termin "paratë e imëta" për të përfshirë një shumëllojshmëri të transaksioneve të biznesit të vogël.
Për shembull:
- Blerja e kafesë për kafe-marrësin e zyrës
- Pagesa e tarifave ose matësve të parkimit
- Trajtimi i punonjësve në pizza për të festuar një arritje
- Blerja e një dhuratë të vogël në rrugën drejt një takimi biznesi.
Pse është e rëndësishme Petty Cash?
Transaksionet e parave të imëta shtohen. Mos dokumentimi dhe ndjekja e këtyre blerjeve të vogla mund të nënkuptojë shumë shpenzime të mundshme të biznesit të mbetura pa kërkuar, si hedhja e tyre larg.
Le të shohim disa shembuj:
- Nëse përdorni gota Keurig për kafen tuaj të zyrës, edhe nëse blini në mënyrë të lirë dhe në masë, do t'ju kushtojë rreth 26 cent një filxhan. Për një punonjës të pijshëm me kafe mesatare, kjo është dy gota në ditë rreth 200 ditë në vit, që është mbi 100 $ për atë një punonjës. Multiply se nga numri i punonjësve dhe keni një shumë të madhe parash.
- Pizza për 10 persona mund të kushtojë 50 dollarë. Nëse e bëni atë një herë në muaj, kjo është 600 $ në vit. Mos mbajtja e një rekord do të thotë 600 $ në shpenzimet e humbura.
Si duhet të regjistrohen transaksionet në para të gatshme?
Ju mund të regjistroni në rrëshqitje ose listë, cilado që është më e lehtë. Gjëja e rëndësishme për të kujtuar është se çdo transaksion duhet të regjistrohet dhe duhet të përfshijë:
- Data e transaksionit
- Shuma e transaksionit
- Përshkrimi i përgjithshëm i transaksionit ("donuts për një takim zyre", për shembull)
Nuk duhet të regjistroni numrin e llogarisë në kohën e transaksionit.
Kur plotësoni paratë e imëta , transaksionet në grup sipas numrit të llogarisë dhe futeni në programin tuaj të kontabilitetit.
A mund të gjurmoj transaksionet në para të gatshme në internet?
Pronarët e mençur të biznesit këto ditë po paguajnë për transaksione biznesi me karta krediti biznesi ose karta debiti dhe aplikacione. Ju mund të gjurmoni parkimin me një aplikacion dhe mund të përdorni një sistem automatik të pagesave të taksave për të eleminuar kohën e kaluar në korsi "vetëm me para të gatshme" në rrugët me pagesë. Natyrisht, duke paguar me kartën tuaj të debitit ose kartën e kreditit bën ndjekjen e shpenzimeve të vogla lehtë. Vetëm të jetë i sigurt për të shënuar qëllimin e biznesit në pranimin.
Çka nëse biznesi im ka ende një kuti parash?
Shumë biznese kanë një fond të parave të gatshme në zyrë, veçanërisht bizneset me pakicë që kanë klientë që paguajnë me para në dorë. Kutia e arkës përdoret për të bërë ndryshime, dhe në disa raste për transaksionet e biznesit të vogël. Zakonisht, kuti fillon me një bilanc në para të gatshme, në prerje të përshtatshme. Pastaj, kur kutia e arkës merr të ulët, është e mbushur.
Nëse fondet e parave të gatshme përdoren për blerje të vogla, mbajeni një regjistër në kutinë në mënyrë që këto blerje të regjistrohen.
Si mund të siguroj që të regjistrohen të gjitha transaksionet në para të gatshme?
Është përgjegjësia juaj si pronar biznesi për të krijuar politika për përdorimin e parave të imëta, për të monitoruar transaksionet në para të gatshme dhe për t'u siguruar që punonjësit të përdorin me përgjegjësi paratë e imëta. Disa mundësi:
- Jepni punonjësve të besuar një kartë të debitit të biznesit dhe kërkojuni atyre të kthehen në detaje në qëllimin e biznesit për të gjitha blerjet e tyre të debitit.
- Kërkojnë punonjësit që përdorin makinat e tyre për biznesin që të kenë një tracker të taksave. Ju mund ta jepni atë dhe të merrni detajet. Ju do të duhet punonjësi për të verifikuar qëllimin e biznesit.
- Nëse punonjësit kanë telefona të mençur për përdorim të biznesit, kërkojnë nga ata që të përfshijnë aplikacione për të kapur fatura me foto ose t'i dërgojnë ato në departamentin tuaj të llogarive.
Linja e Poshtme e Petty Cash:
Ngritja dhe mbajtja e parave të imëta duhet të jetë pjesë e sistemit të përgjithshëm të mbajtjes së të dhënave për kompaninë tuaj.
Mos harroni, nëse nuk e regjistroni atë, nuk mund ta zbrisni si shpenzim biznesi. Sigurohuni që përfitoni nga të gjitha ato transaksione me para të gatshme, kështu që mund të kërkoni më shumë shpenzime të ligjshme të biznesit dhe të ulni taksat e biznesit tuaj.