Sistemi CCRRA - Capture, Check, Review, Record, Act
Këtu janë pesë hapa të thjeshtë për të krijuar një sistem të thjeshtë të ruajtjes së të dhënave financiare: Capture, Check, Record, Review, Act.
Së pari, kapni informacionin.
Nëse nuk është atje, ajo nuk ekziston. Ndërsa nisni biznesin tuaj, merrni në zakonin e kapjes së gjithçkaje, kështu që bëhet automatik. "Capture" është pjesa më e vështirë dhe më e rëndësishme e procesit; është një çështje e formimit të zakonit të mbledhjes së informacionit. Mbani gjurmët e çdo sasie që shpenzoni për biznesin tuaj dhe çdo shumë që merrni si shitje. Mos u shqetësoni në këtë pikë për të bërë diçka me informacionin. Vetëm sigurohuni që çdo gjë që merrni të përfshijë (a) një përshkrim të sendit, (b) shumën, dhe (c) datën.
Së dyti, KONTROLLO për të siguruar që informacioni është i plotë dhe i saktë.
Çdo dy javë kalojnë një orë duke kaluar nëpër çdo gjë dhe duke kontrolluar atë. Kontrolloni për të parë se të gjitha informatat që keni janë gati për regjistrim.
Sigurohuni që keni përfshirë datën dhe shumën, dhe detaje të mjaftueshme për atë që ishte shpenzimi për atë që ju mund të regjistroni atë me saktësi. Për shembull, një shënim për "letër, $ 3.55, 7/12" mund të mos jetë informacion i mjaftueshëm. Për cilën ishte letra? A ishte kjo një gazetë që blini për këtë zyrë? Apo bëtë një copë letre për kompjuterin?
Vendosni një kohë të caktuar për një takim me veten në fund të javëve alternative (çdo të premte tjetër, për shembull) për të kontrolluar gjithçka. Mos prisni shumë kohë; sa më gjatë që prisni ta bëni këtë, aq më e vështirë do të jetë të mbani mend dhe të grumbulloni informacion.
Së treti, regjistro informacionin për ta ruajtur atë.
Regjistrimi do të thotë të vendosni informacionin tuaj financiar në formë të përdorshme. Pas çdo gjëje të kontrolluar, ia ktheni librin tuaj për të regjistruar, ose regjistrojeni vetë. Bëni këtë mujore. Futni informacionin në një spreadsheet ose softuer të kontabilitetit. Ju gjithashtu mund të gjeni se softueri online punon për ju, kështu që ju dhe mbajtësi i llogarisë tuaj mund ta shihni informacionin dhe ta diskutoni atë. Vetëm sigurohuni që të merrni çdo gjë të regjistruar çdo muaj, kështu që ju mund ta rishikoni atë.
Së katërti, Konsolidoni dhe Rishikoni Informacionin.
Pasi informacioni juaj financiar është regjistruar çdo muaj, printoni katër raporte:
- bilancit
- pasqyra e të ardhurave (p & l)
- raporti i plakjes së llogarive të arkëtueshme , dhe
- raporte të pagueshme.
Për secilin raport, përfshini një krahasim me informacionin e njëjtë të raportit nga muaji i kaluar. I kushtoni vëmendje të veçantë informacionit specifik brenda këtyre raporteve.
Së fundi, ACT, Bazuar në atë që dini.
Në shumicën e rasteve, "ACT" mund të thotë të mos bëni asgjë, nëse gjithçka duket e mirë.
Në raste të tjera, kjo mund të nënkuptojë të bësh një ndryshim. Krijo "pika të shkaktojë" ku informacioni ju detyron të veproni. Këtu janë disa pika të sugjeruara:
- Bilanci i Bilancit . Nëse shihni detyrimet po rriten çdo muaj për tre muaj (që ndoshta do të thotë se aktivet dhe / ose shpenzimet po rriten), ulni shpenzimet.
- Deklarata e të ardhurave . Nëse shihni se një shpenzim i veçantë po rritet si përqindje e shitjeve, pyesni veten pse është duke u rritur. Nëse rritja është e nevojshme, mund të dëshironi të shkurtoni shpenzimet për shpenzimet e tjera, për të ruajtur nivelin tuaj të fitimit.
- Llogaritë e pagueshme të plakjes . Ji i sigurt për të shkuar pas paguesve të ngadaltë. Sa më gjatë që e lini borxhin të shpërblehet, aq më pak ka gjasa që ju të merrni paratë. Ngritur një sistem koleksioni, siç u diskutua më sipër, për të siguruar që ju të paguani menjëherë dhe që paguesit e ngadaltë nuk do të lirohen që të mos mendoni se nuk doni paratë tuaja.
- Llogaritë e pagueshme . Paguani atë që ju mund sa më shpejt të jetë e mundur. Mundohuni të paguani herët për të marrë zbritje. Nëse nuk mund të paguani të gjitha faturat tuaja, paguani ato që do t'ju shkaktojnë dënime, ose që do të ndikojnë në vlerësimin tuaj të kreditit. Edhe nëse dikush tjetër është përgjegjës për pagesën e faturave, ju jeni personi i cili në fund të fundit është përgjegjës për të siguruar që borxhet tuaja të biznesit paguhen.
Edhe nëse nuk jeni të njohur me sistemet financiare, duhet të jeni në gjendje ta vendosni këtë në lëvizje dhe ta mbani drejtimin. Pjesa më e vështirë është mbledhja e informacionit. Pasi të keni formuar "zakonin e grumbullimit", do të gjeni pjesën tjetër që do të vijë së bashku me të.
Mos harroni, CCRRA - Capture informacion financiar për biznesin tuaj, Kontrolloni çdo javë tjetër, Regjistro dhe Rishikoni informacionin mujor, pastaj veproni si të nevojshme për të mbajtur gjendjen tuaj financiare duke ecur mirë. Nëse e ndjekni këtë sistem të thjeshtë me pesë hapa, do të minimizoni "mbeturinat" dhe problemet që vijnë me të dhe ju do të maksimalizoni gjendjen tuaj financiare.
Një sistem financiar i mirëorganizuar do ta mbajë biznesin tuaj financiarisht të qëndrueshëm për shumë vite që do të vijnë.