Si të shkruani një Propozim efektiv Grant Propozimi Letër Cover

by Joanne Fritz

Bërja e saj të shkurtër, por duke ftuar

Edhe pse guximi i propozimit tuaj të grantit do të marrë pjesën më të madhe të kohës dhe energjisë, mos ndryshoni shkurtimisht letrën tuaj të mbulimit. Vëmendja për pikat më të bukura të vendosjes së paketës së propozimeve së bashku mund të bëjë ose të thyejë një kërkesë për financim. Mos e fikni financuesin tuaj me një letër të mbuluar me lëmoshë.

Mim Carlson dhe Tori O'Neal-McElrath, autorët e granteve fitues, hap pas hapi , theksojnë se letra e mbulimit duhet të:

futni organizatën tuaj tek personi i duhur;
siguroj financuesin që ky projekt ka mbështetjen e bordit tuaj të drejtorëve ;
dhe deklaroni se çfarë po kërkoni ... sa dhe për çfarë.

Kur A Përfshini një Letër Cover?

Përdorni një letër të mbuluar për propozime për korporatat dhe fondacionet, por jo për aplikimet e granteve federale ose shtetërore. Ata financues duan vetëm atë që kërkojnë. Ata rrallë kërkojnë një letër të mbuluar.

Atributet e një letre të mirë të mbulimit

Letra juaj e mbulimit duhet të jetë:

i shkurtër
të shkoj në pikën shpejt
nuk duhet të përsërisë vetëm informacionin që është në propozim
duhet t'i tregoni lexuesit sa mirë e kuptoni financuesin dhe se si granti juaj i plotëson kërkesat e financuesit

Beverly A. Browning, autori i Grant Writing for Dummies , sugjeron që ju të shkruani letrën e mbulimit pasi të keni përfunduar të gjithë propozimin dhe kur jeni në një gjendje reflektuese. Browning thotë:

"Ndërsa e konsideroni arritjen tuaj të madhe (kërkesa e financimit të përfunduar), le të krijohet krijuesi, ana e djathtë e trurit tuaj dhe të lidhni ndjenjat tuaja të arritjes me personin që do të ndihmojë që planet tuaja të bëhen të vërteta".

Formati i letrës suaj të mbulimit

Ndiqni këto bazat dhe nuk mund të gaboni:

Përdorni letërnjoftimin e organizatës suaj. Vendosni të njëjtën datë në letrën e mbulimit që është në aplikimin e kompletuar të granteve. Kjo është data kur do të dërgoni propozimin e grantit tek dhënësi. Duke përdorur të njëjtën datë, të gjitha dokumentet në paketën tuaj të propozimit janë të qëndrueshme.

Për adresën e brendshme (shkon në krye të letrës) përdorni emrin dhe titullin e themeluesit ose të personit të kontaktit të korporatës, pasuar nga emri i burimit të financimit, adresa, qyteti, shteti dhe kodi postar. Kontrolloni këtë informacion të dyfishtë me një telefon ose një email. Informacioni i tillë ndryshon shpesh, prandaj sigurohuni që të keni emrin dhe adresën aktuale. Gjithashtu, kur paraqitni një aplikacion për grante elektronike , nuk mund të njihni një emër të caktuar.
Në përshëndetjen tuaj, përdorni "Të dashur" plus titullin personal (Z., Znj., Znj., Dr., Zotëri, etj.), E ndjekur nga emri i fundit. Është e rëndësishme që t'i drejtoheni letrës një personi të caktuar. Thirrni fondacionin ose zyrën e korporatës për të siguruar që ju të keni personin e duhur dhe titullin e duhur personal. Këto detaje mund të duken të parëndësishme, por ato kanë rëndësi.
Paragrafi juaj i parë duhet të jetë i shkurtër dhe i fokusuar. Prezantoni organizatën tuaj (emri i tij ligjor) dhe tregoni financuesit se sa para po kërkoni dhe pse. Përfshini një fjali ose dy për atë që organizata juaj bën dhe pastaj përfshini një pikë të bazuar në hulumtime që tregon se ka nevojë për atë që organizata juaj bën.
Shkruani një ose dy paragraf të shkurtër. Tregoni qëllimin e projektit tuaj dhe si përputhet me misionin e financuesit ose prioritetet e financimit. Përfshini faktin që bordi juaj i drejtorëve e mbështet plotësisht projektin.

Fundi letrën tuaj me një paragraf përmbledhës. Shtoni çfarë do të thotë ky partneritet financimi për audiencën tuaj të projektit. Ju mund të dëshironi të përfshini edhe një ftesë për një vizitë në terren.
Përdorni një mbyllje të tillë si "Sinqerisht".
Letra duhet të nënshkruhet nga drejtori ekzekutiv ose kryetari i bordit, ose të dyja. Poshtë nënshkrimit, shkruani emrin e parë të nënshkruesit, fillestare, mbiemrin e mesëm, dhe titullin e punës. Megjithëse kryetari i bordit ose bordi duhet të nënshkruajë letrën, përfshini informacionin e kontaktit për personin më të mirë për t'iu përgjigjur pyetjeve në fund të paragrafit të fundit.
Në pjesën e poshtme të letrës, përfshini fjalën "PËRBËRJA" (në të gjitha kapujt).

Sa kohë duhet të jetë letërnjoftimi?

Shumica e ekspertëve sugjerojnë që ju të kufizoni letrën tuaj të mbulimit në një faqe me tre ose katër paragrafë. Meqë lexuesi ka një propozim të tërë për t'u çarë, nuk doni ta bëni atë të paduruar duke pasur nevojë të lexoni një letër të gjatë.

Toni dhe specifikat e letrës tuaj të mbulimit mund të ndryshojnë në varësi të faktit nëse jeni ftuar të paraqisni një propozim të plotë pas dërgimit të një Letër Kërkimi (LOI) ose nëse ky projekt është qasja e parë e organizatës tuaj ndaj këtij themeli të veçantë.

Shembull i Letrës Cover

Mary Smith, PhD
Zyrtar i Programit
Fondacioni i Komunitetit
4321 Common Lane
Një qytet, YZ 55555

E nderuar Dr. Smith:

Qendra e Lartë e Qytetit Disa kërkon respektimisht një grant prej 50,000 dollarë për Projektin Pilot të Lartë për Komunitetin e Lartë Latino.

Si qendra më e madhe e lartë në çdo Qark, duke shërbyer mbi 450 të moshuarit çdo ditë, ne jemi të vetëdijshëm për ndryshimin e demografisë në zonën tonë të shërbimit. Dhe ne jemi të përkushtuar për të rritur dhe përshtatur qendrën tonë për të përmbushur nevojat e reja. Projekti Pilot i Përhapjes së Komunitetit të Lartë Latino do të na lejojë të pilotojmë një përpjekje njëvjeçare për të përcaktuar nëse qendra jonë mund të veprojë në mënyrë efektive:

ofrojnë akses gjithëpërfshirës në shërbimet shëndetësore dhe sociale për të moshuarit në komunitetet latine të shërbyera nga qendra jonë, dhe
të rrisë dhe të integrojë plotësisht kompetencën kulturore të bordit, stafit dhe vullnetarëve të Qendrës së Lartë të Qytetit.

Bordi ynë i drejtorëve është entuziast për këtë program dhe është i etshëm për ta nisur atë në mënyrë që ne të mund të bëhemi qendra më gjithëpërfshirëse dhe kulturore për të moshuarit në të gjitha komunitetet tona që kanë nevojë për këto shërbime. Duhet të gjejmë në fund të vitit tonë pilot se ky program, në të vërtetë, është i suksesshëm, bordi ynë është angazhuar që të përfshijë një pjesë të shpenzimeve vjetore të projektit në buxhetin tonë vjetor operativ në mënyrë që programi të bëhet pjesë integrale e shërbimeve tona bazë .

Përmes këtij projekti, Qendra do të bëhet referimi kryesor i dhënë nga Health Access Latinos, Familjet e çdo Qarku dhe tre klinika të komunitetit brenda një rrezeje pesëmbëdhjetë milje të qendrës sonë. Ne gjithashtu do të pranojmë referime të të moshuarve spanjishtfolës nga çdo agjenci tjetër komunitare në zonën tonë të shërbimit të menjëhershëm.

Faleminderit për shqyrtimin e kërkesës sonë. Do të vazhdoj me ju në javën e ardhshme për t'ju përgjigjur çdo pyetjeje që mund të keni, si dhe për të mësuar nëse mund të takohemi me ju për të diskutuar meritat e propozimit tonë. Ndërkohë, nëse keni ndonjë pyetje, ju lutem mos ngurroni të kontaktoni Connie Jones, Drejtorin tonë të Zhvillimit, në (555) 555-5555, x555, ose cjones@scsc.org.

sinqerisht,

Jane bukur

Drejtor Ekzekutiv

Shtojcë

* Letra e ribotuar (me modifikime) me leje nga Grantet fituese, hap pas hapi , botimi i dytë, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.

3 Mënyra për të Mess Up Your Cover Letter

Shkruar shumë. Letra e mbulimit nuk është një disertacion, as nuk është një propozim i plotë. Mbani atë të shkurtër dhe në pikën Këshillë: Bëni dikush tjetër ta lexojë atë. A e kuptojnë?
Duke përdorur fjalë të mëdha . Nëse keni qenë në shkollën e diplomuar, keni mësuar të shkruani në një mënyrë të komplikuar. Mos e bëni këtë këtu. Ju nuk jeni duke u përpjekur për të bërë përshtypje dikush me erudicionin tuaj. Ju vetëm doni të tregoni rastin tuaj si natyrshëm të jetë e mundur. Nëse nuk e dini kur jeni duke e tejkaluar shkrimin tuaj, përdorni një aplikacion të tillë si Hemingway. Kjo do t'ju tregojë kur fjalitë tuaja janë të vështira për t'u lexuar dhe kur jeni shumë i folur.
Bërja e Gabimeve Gramatike . Nëse nuk jeni i sigurt për gramatikën tuaj, mos merrni shanset. Përdorni kontrollin e gramatikës në FJALË, dhe gjithashtu drejtohuni me një aplikacion të tillë si Grammarly. Ka një version falas, por versioni i paguar shkon përtej kontrollit tipik të gramatikës.

Si mund ta bëni letrën tuaj të mbulimit të dalë jashtë?

Për fat të keq, por propozimi i grantit mund të jetë midis qindra apo mijëra që një themel i zakonshëm do të shohë gjatë një viti mesatar. Letra juaj e mbulimit mund të bëjë dallimin në marrjen e shkurtimit të hapit tjetër drejt financimit. Por si mund ta bëni atë të dalë jashtë?

Epo, mos provo asgjë "bukur". Zyrtarët e Fondacionit nuk do të jenë të impresionuar. Por mund të përfshini një paragraf se pse organizata juaj është ajo që mund ta realizojë më së miri këtë mision. Vëzhgoni organizatat tuaja të konkurrencës dhe vlerësoni se si dhe ku shkëlqeni. Kjo mund të jetë në forcën e stafit tuaj dhe vullnetarëve, përvojën tuaj me këtë problem të veçantë, ose mbështetjen e komunitetit që ju pëlqen.

Ju nuk keni nevojë të përmendni emrat e konkurrentëve ose t'i kritikoni ato. Thjesht theksoj fuqitë tuaja. Kjo do të ishte një kohë e mirë për t'u konsultuar me të tjerët rreth zyrës. Tërhiqe pak njerëz së bashku dhe brainstormoni se si joprofitabile jote shquhet.

burimet:

Tregimi për Grantseekers , botimi i dytë, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Blej nga Amazon.

Grantet fitues Hap pas hapi: Libri i plotë i punës për planifikimin, zhvillimin dhe shkrimin e propozimeve të suksesshme, Edicioni i 4-të, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Blej nga Amazon

Grant Writing for Dummies , Edicioni i 5-të, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Blej nga Amazon

Kthehu tek Si të shkruani një propozim për grante.