Kostot e zbatimit të një sistemi ERP
Ka shumë arsye që kompanitë të fillojnë kërkimin për softuerin e ri të Enterprise Resource Planning (ERP). Shumë kompani rritin programet e tyre të kontabilitetit të nivelit të parë, siç janë QuickBooks ose Peachtree. Të tjerë gjejnë që softueri i tyre ekzistues nuk integrohet me sistemet e tjera të softuerit të palëve të treta dhe krijon nevojën për të bërë më shumë punë. Cilado qoftë arsyeja, pyetja e parë që do të pyesni kur blini një sistem të ri ERP është "Sa do të kushtojë?"
Kostoja totale e pronësisë: Mos harroni harxhimet e fshehura
Kostoja totale e pronësisë përfshin një shumëllojshmëri të shpenzimeve, jo vetëm pagesat e licensimit të softuerit. Një paneli i Panelit ERP tregon se ka katër shpenzime për zbatimin e ERP:
- Pagesat e licencës së softuerit
- Pagesat e mirëmbajtjes
- Hardware
- Shërbimet e zbatimit
Sidoqoftë, specialistë të tjerë të zbatimit sugjerojnë që këto shpenzime të jenë shumë më të mëdha se ato të cituara në dokumentin e përgjithshëm të ERP. IQMS, i cili ka ofruar sisteme ERP Software që nga viti 1989, përmendi shumë kostot e tjera të fshehura në përvojën e tyre të zbatimit të ERP që pronarët e bizneseve duhet ta konsiderojnë. Sipas IQMS, kostot totale të pronësisë ERP përfshijnë:
- Kostoja e fshehur nr. 1: Zbatimi
- Kostoja e fshehur Nr. 2: Trajnimi
- Kostoja e fshehur Nr. 3: Zhvillimi për Përshtatjen
- Kostoja e fshehur Nr. 4: Rivendosja e procesit
- Kostoja e fshehur nr. 5: Mirëmbajtja
- Kostoja e fshehur nr. 6: Përmirësimet
- Kostoja e fshehur nr. 7: Mbështetje
IQMS rekomandon që ju duhet të siguroheni që shitësi juaj i softuerit të përfshijë të gjitha këto shpenzime në propozimin e tyre për ju dhe se do të keni një vlerësim të mirë të kostove totale nëse ata janë me dëshirë "duke i vënë ata në tavolinë" për të parë.
Vlerësimi i kostove: Rregullat e Thumb
Kostoja totale e implementimit nuk do të njihet kurrë deri sa të përfundoni projektin tuaj, sepse retrospektivi është 20/20. Megjithatë, analiza të tilla retrospektive do t'ju bëjnë pak të mira në vlerësimin e buxhetit tuaj që është përgatitur para përfundimit të implementimit të sistemit tuaj të ri ERP.
Ndërsa ju nuk mund të dini me saktësi se çfarë do të përfundojnë shpenzimet tuaja përfundimtare, ju mund të siguroni që buxheti juaj të jetë së paku i arsyeshëm. Nuk ka ndjenjë më të keqe në botën e biznesit sesa të kesh mbi buxhet, dhe shumë projekte janë mbi buxhetin vetëm për shkak se ato janë nën buxhet. Pra, sigurohuni që të bëni disa kontrolle të thjeshta për të parë se përfshihen të gjitha kostot dhe pastaj që shpenzimet e buxhetuara të duken të arsyeshme.
Kjo shtron pyetjen "Cilat janë shpenzimet e arsyeshme?" Këshilla më e mirë vjen nga J. Carlton Collins, CPA, e cila shkroi se "Realiteti është se kostoja e zbatimit të një sistemi të mesëm në sistemin e softuerit të kontabilitetit në fund të lartë zakonisht varion nga 1: 1 në 2: 1 krahasuar me koston e software ".
Ky rregull i thjeshtë mund t'ju udhëheqë në shpenzimet tuaja totale. Përvoja ime ka qenë që tejkalimet totale të kostos janë zakonisht shumë më të mëdha se ato të planifikimit adekuat, përgatitjes dhe testimit. Ju duhet të prisni që të shpenzoni 20-25% të shpenzimeve tuaja në këtë fazë të planifikimit dhe përgatitjes, dhe Collins tregon se vetëm 10% e kostove shpenzohen në zbatimin e softuerit, ndërsa pjesa më e madhe e kostove të implementimit të ERP është kostot e trajnimit.
Merrni Away
Zbritja këtu është që ju duhet të merrni në konsideratë se kostot tuaja totale të zbatimit të ERP përfshijnë të gjitha shpenzimet dhe se këto vlerësime kosto janë të arsyeshme nëse doni të merrni një pasqyrë të saktë të asaj që do të shpenzoni në sistemin tuaj të ri.
Ju gjithashtu duhet t'i kushtoni burime të mjaftueshme planifikimit, përgatitjes, testimit dhe trajnimit, sepse nëse nuk shpenzoni para në këto fusha, atëherë ka gjasa që të përfundoni shpenzimet më të parashikuara për implementimin e sistemit ERP.
Referencat
Kostot e zbatimit të ERP. "Përtej softuerit: Si të buxhetoni koston e shërbimeve të implementimit të ERP". Sherwood.com. Marrë 26 gusht 2013.
Shpenzimet e fshehura ERP. " Pse Çmimi nuk duhet të jetë Faktori Përfundimtar Kur Investoni në Prodhim Software ERP: Shpenzimet e fshehura shpesh gjenden në Sistemet ERP me kosto të ulët ". Iqms.com. Marrë 26 gusht 2013.
Carlton, JC "Kostot e Zbatimit: Një diskutim rreth kostos së lidhur me zbatimin e një sistemi të kontabilitetit ose zgjidhjes ERP". ASA Research. Marrë 26 gusht 2013.