Shitësi do të prodhojë një ofertë bazuar në kuptimin e saj të kërkesave të përcaktuara në RFP dhe ofertat konkurruese do të vlerësohen për të prodhuar ose përzgjedhjen e shitësit fitues ose një listë të shkurtër të shitësve të cilët pastaj do të dorëzojnë prezantime në kompani .
Përcaktimi i Kërkesës për Dokumentin e Propozimit
Dokumenti RFP është vendimtar për marrjen e një shitësi i cili mund të përmbushë kërkesat e biznesit të një klienti. Nëse dokumenti është me të meta, ose me kërkesa të paqarta, kërkesa të mangëta ose kërkesa të paarsyeshme për shitësin , atëherë procesi i RFP do të çojë në oferta jo të plota ose në disa raste nuk do të ketë asnjë oferte. Shitësit nuk janë të detyruar të paraqesin ofertat për çdo RFP që marrin dhe madje edhe nëse ata mund të përmbushin kërkesat e RFP, ata nuk mund të kenë kapacitetin për të ofruar kërkesat në kohën e duhur. Më vonë ndodh shpesh kur një klient dërgon RFP-të tek shitësit më të vegjël të cilët mund të jenë udhëheqës në fushën e tyre, por nuk kanë mjete apo kapacitet për të përmbushur nevojat e klientit.
Çdo RFP do të jetë ndryshe në bazë të kërkesave që janë përcaktuar dhe nevojave specifike të konsumatorit. Edhe brenda së njëjtës kompani, një dokument RFP mund të ndryshojë në fokus varësisht nga kërkesat primare. Për disa RFP, fokusi mund të jetë në çmim, ndërsa të tjerët mund të fokusohen në kohën e dorëzimit ose në kërkesat e cilësisë për artikujt e nevojshëm.
Karakteristikat specifike të dokumentit të RFP
Ka disa veçori të dokumentit RFP që kërkohen. Për shembull, çdo RFP duhet të ketë një datë dhe kohë specifike në të cilën klienti kërkon që të gjithë furnizuesit e mundshëm të kenë dorëzuar një ofertë. Nëse ofertat janë dorëzuar pas kësaj date, ato duhet të hidhen poshtë. Nëse një shitës nuk mund të dorëzojë ofertën në kohë, atëherë kjo mund të tregojë një çështje të mundshme me organizatën dhe ndoshta shqetësimet e shpërndarjes.
Megjithatë, klienti duhet t'u japë shitësve kohën e duhur për të dorëzuar një ofertë. Nëse kërkesat janë veçanërisht komplekse, shitësit mund të kenë nevojë të mbledhin një ekip përgjigjesh për të prishur kërkesat në fusha që ata mund ta kuptojnë dhe pastaj të mbledhin një ofertë. Nëse afati kohor i përcaktuar në RFP është shumë i shkurtër, përgjigjet mund të nxiten dhe shitësit mund të mendojnë në kompleksitetin e projektit, në vend që ta kuptojnë atë plotësisht. Kjo do të çojë në oferta të pasakta dhe në një proces të humbur të RFP.
Dokumenti RFP duhet të tregojë procesin nëse shitësit kanë pyetje shtesë për kërkesat e përcaktuara në RFP. Shitësit nuk duhet të lejohen të thërrasin klientin pasi kjo mund të çojë në dhënien e një informacioni shtesë të furnitorit që u jep atyre një avantazh konkurrues.
Është mirë që të organizoni një telefonatë konferencë në mënyrë që përfaqësuesit e çdo shitësi të mund të kërkojnë dhe t'i dëgjojnë pyetjet e drejtuara mbrapa klientit. Kjo siguron një drejtësi në procesin e tenderimit.
Një dokument i RFP gjithashtu duhet të specifikojë qartë formatin e reagimit RFP të shitësve. Nëse kjo nuk është e përcaktuar qartë, do të dërgohen përgjigje që janë në formate të ndryshme dhe do të ishte e pamundur të krahasohen ofertat e shitësit. Formati i përgjigjes duhet të identifikojë atë që kërkohet nga shitësi në çdo seksion, siç janë referencat, rinisjet e anëtarëve të mundshëm të ekipit, një dokument me të kuptuarit e kërkesave të prodhuesve dhe një format për çmimet. Nëse çdo shitës aderon në formatin e duhur të përgjigjes, kjo do të bëjë krahasimin e ofertave më të lehtë.