Si filloi ndryshimi i iniciativës APEX për planifikimin e ngjarjeve të korporatave

Origjina Push për të standardizuar komunikimin në industrinë e ngjarjeve

Një nga kërkesat më të zakonshme në mesin e organizatave të ngjarjeve dhe planifikuesve të takimeve është për softuerin e standardizuar të planifikimit të ngjarjeve për të ndihmuar në komunikimin ndërmjet profesionistëve të industrisë dhe efikasitetit të përgjithshëm. Ndërsa një sistem ose softuer totalisht i standardizuar dhe i përshkruar ende nuk është adoptuar në të gjithë industrinë, Këshilli i Konventës së Industrisë (CIC) ka nisur një iniciativë që ka dhënë një drejtim të paparë për planifikuesit e ngjarjeve, profesionistët e industrisë dhe në fund të fundit zhvilluesit e programeve të planifikimit të ngjarjeve anembanë kombit ajo që njihet si APEX.

Shkëmbimi i Praktikave të Pranuara të CIC

APEX qëndron për "Shkëmbimin e praktikave të pranuara", një iniciativë e Këshillit të Industrisë Konventës (CIC) për të bashkuar të gjithë takimet, konventat dhe industritë e ekspozitave për të zhvilluar dhe zbatuar standardet vullnetare për softuerin e planifikimit të ngjarjeve dhe mjete të tjera. Përkundër natyrës së tij vullnetare, ajo ishte një ndërrim lojërash në industri.

Më shumë se 2,500 anëtarë të industrisë në 60 qytete në të gjithë SHBA dhe Kanada morën pjesë në diskutime praktike dhe më shumë se 350 profesionistë të industrisë u përfshinë si vullnetarë që nga viti 2001. Përmes bashkëpunimit, ata që përfshiheshin në APEX shpresonin të përcaktonin industrinë e pranuar të pranuar praktika, të cilat do të përcaktojnë standardet për softuerin e planifikimit të ngjarjeve dhe mjete të tjera. Kjo iniciativë përfundimisht u zhvillua në krijimin e mjeteve të planifikimit të ngjarjeve të APEX, të cilat përfshijnë një varg burimesh për planifikuesit e ngjarjeve dhe zhvillimin e vazhdueshëm të softuerit të ri të planifikimit të ngjarjeve.

APEX Tools and Resources

Në vitin 2001, iniciativa APEX ishte e vetmja shtytje e gjerë dhe kohezive e industrisë për të zhvilluar standardet për mjetin e planifikimit të ngjarjeve. Përfundimisht, kjo çoi në zhvillimin e mjeteve, modeleve dhe udhëzimeve të praktikave më të mira që shumë planifikues ngjarje ende përdorin në ndonjë formë sot. Të gjitha burimet janë ende në dispozicion për përdorim në internet ose janë në dispozicion për shkarkim në formatet Microsoft Word të PDF.

Mjetet janë në dispozicion falas.

1. Fjalori i Internetit i APEX Online
   Ky mjet interaktiv, online është referenca gjithëpërfshirëse për terminologjinë, zhargonin dhe akronimet e përdorura gjatë gjithë industrisë së takimeve dhe ngjarjeve. Ai bën një burim të madh për të siguruar qëndrueshmërinë e termave dhe ende provon të jetë një mjet i dobishëm trajnimi për punonjësit e rinj.
2. ESG (Udhëzuesi i Specifikimeve të Ngjarjeve) Template
   Planifikuesit e ngjarjeve përdoren për të përdorur termin "rifillojë" në specifikimet e takimeve referuese. Akronimi ESG (i cili qëndron për guidën e specifikimeve të ngjarjeve) zëvendësoi këtë term pas lançimit të APEX me një mjet të standardizuar për t'u përdorur në përgatitjen dhe ndarjen e udhëzimeve dhe detajeve të plota për ngjarjet e të gjitha madhësive.
3. APEX Strehimi dhe Regjistrimi
   Këto praktika të pranuara janë zhvilluar për mbledhjen, raportimin dhe marrjen e të dhënave të plota të strehimit dhe regjistrimit për mbledhjet, konventat dhe ngjarjet e tjera. Ai gjithashtu rezultoi të ishte një burim për trajtimin e çështjeve të strehimit siç janë ofruesit e strehimit, çështjet e internetit, strehimin ndërkombëtar dhe zbulimin.
4. Raporti PER (Post-Event Report) Template
   Zëvendësimi i raporteve të vjetra "historike", Raporti pas ngjarjes ose PER është ende ngjarja dhe takimet e formateve të pranuara të industrisë për grumbullimin, ruajtjen dhe shkëmbimin e të dhënave të sakta dhe të plota pas raportit të ngjarjes për ngjarjet e të gjitha llojeve (edhe pse ekzistojnë versione të reja programe të ndryshme).

1. Kërkesa për Propozim (RFP) Templates
   Së bashku me një botim të botuar nga CIC në bashkëpunim me delegatët e APEX dhe Shoqatën e Biznesit Global Business (GBTA), CIC ende ofron formate standarde RFP që adresojnë informacionin bazë dhe nevojat unike për një sërë nevojash të RFP të ndryshme, duke përfshirë: audiovizual, destinacion kompani të menaxhimit, kontraktori i shërbimit, struktura e vetme, transporti, orari i funksioneve dhe krijimi i funksionit. Këto shabllona e bëjnë më të lehtë të kërkojnë informacionin e duhur, të krahasojnë përgjigjet dhe të marrin vendime të informuara.

Burimet e planifikimit të ngjarjeve dhe softueri

Qëllimi i iniciativës së APEX të Këshillit të Industrisë të Konventës ishte të ndryshonte rrënjësisht mënyrën e komunikimit të profesionistëve nga industritë e takimeve dhe ngjarjeve nga planifikuesit e ngjarjeve tek shitësit, furnizuesit, kontraktorët dhe profesionistët e shërbimeve të ngjarjes.

Para APEX, udhëzimet e saj të standardizuara, praktikat më të mira dhe në fund të fundit mjetet dhe burimet e saj në internet, komunikimi ishte sfida kryesore për profesionistët në industri.

Shumë ka ndryshuar që nga fillimi i viteve 2000. Ndërsa ideja për APEX dhe këto objektiva filluan që në fillim të vitit 1997 dhe QIC u përqëndrua kryesisht në fazën konceptuale nga 2000-2004 duke pritur të fillojë deri në 2004 dhe 2005. Që nga fillimi i standardeve dhe mjeteve APEX, shumë burime të tjera dhe ngjarje software të planifikimit janë zhvilluar, por asnjë autoritet nuk e ka anuluar CIC në përcaktimin e standardeve të industrisë së praktikës.